Smart Office Anwendungen in Büros implementieren

Im Bereich gewerblicher Immobilien, insbesondere der Büroimmobilien ist die zunehmende Digitalisierung der bestimmende Trend in 2019 und den folgenden Jahren. Die Zielsetzung der Verantwortlichen ist die Einrichtung des Smart Office und ModernWorkplace, wobei vor allem das Wohlbefinden und Erlebnis der Nutzer in den Mittelpunkt der Überlegungen gestellt werden. Die Nutzung der modernen Büro- und Arbeitswelt soll für die Anwender nachhaltige Verbesserungen bringen und Probleme der klassischen Büronutzung lösen. Zu den größten Problemen in herkömmlichen Büros ist die gesundheitsschädliche Arbeitsweise mit wenig Bewegung und die hohe psychische Belastung durch zahlreiche Störungen und Unterbrechungen des Arbeitsablaufs zu nennen. Das Ergebnis sind hohe Krankenstände und unzufriedene Mitarbeiter.Neben der signifikanten Verbesserung der Arbeitsbedingungen für die Mitarbeiter sind allerdings auch positive Entwicklungen für die Umweltbilanz und Kostensenkungen wesentliche Argumente für die Umsetzung einer Smart Office und ModernWorkplace Strategie.

Digitale Technologien ermöglichen smarte Arbeitsumgebungen

Der wesentliche Faktor für die erfolgreiche Umsetzung einer ModernWorkplace Strategie ist die Nutzung digitaler Technologien. Zum einen, um den Mitarbeitern die Arbeitsabläufe zu erleichtern (z.B. durch Unified Communications und Collaboration Technik aber auch intelligente Buchungen und Service Angebote). Zum anderen aber auch, um relevante Daten zu erheben, die zur Gestaltung und zum Management des Smart Offices benötigt werden.

Im Falle der Datenerhebung stellt sich schnell die Frage nach der Sinnhaftigkeit und auch dem Schutz der Privatsphäre der Nutzer. Aus diesen Gründen ist es sehr wichtig, eine passende Planung vor der Datenerhebung zu erstellen. So können die Ziele klar definiert und die geeigneten Maßnahmen und Technologien für die Datenerhebung festgelegt werden.

Mit Hilfe spezieller Apps, Sensorik sowie smarter Beleuchtung, Kameras, Türschlösser und weiterer Technologien lassen sich Bürogebäude heute intelligent ausstatten.

Definition der Smart Office Use Cases

Der erste Teil der digitalen Vernetzung ist in der Regel die Analyse der gewünschten Use Cases. Hier ist entsprechende Kenntnis aus ähnlichen Projekten erforderlich und ein Überblick zu den verfügbaren Plattformen und Sensoren ein wesentlicher Bestandteil.

Pilotprojekte zur Datenerhebung

Diese Smart Office Use Cases werden dann durch die Sammlung relevanter Nutzungsdaten ergänzt. Dieser Schritt wird oftmals in Pilot Projekten umgesetzt. In definierten Zeiträumen werden über Sensoren Daten gesammelt, die Aussagen über die aktuelle Nutzung des Bürogebäudes zulassen. Diese Daten werden nur einem kleinen Projektteam zur Verfügung gestellt. Die Nutzer erfahren durch die Datenerhebung keinerlei Mehrwerte.

Dateninterpretation und KPI Definition

Spannend wird im nächsten Schritt die Interpretation der Daten. Das Smart Office Projekt ist kein Selbstzweck. Neben der Verbesserung der Arbeitsumgebung sollen oftmals auch budgetrelevante Ziele realisiert werden, z.B. die bessere Auslastung der verfügbaren Fläche oder aber optimierte Facilty Management Prozesse. Die erhobenen Daten müssen also an die jeweilige Kundenumgebung angepasst und mit sinnvollen KPIs versehen werden. So wird eine langfristige Erfolgsmessung ermöglicht.

Technologie Auswahl

Die Auswahl der geeigneten Technologie orientiert sich anhand der gewünschten Use Cases aber natürlich auch an den baulichen Gegebenheiten. Im Neubau können andere Technologien als im Retro-fit eingesetzt werden. Der Hardware Markt für Smart Building Technologien wächst rasant und die Auswahl der Technologien sollte sorgfältig erfolgen.

Plattform Gedanken für eine optimale Nutzererfahrung

Um den Nutzern im Smart Office ein ideales Erlebnis zu bieten, sollten sich Unternehmen auf technische Plattformen stützen, die möglichst viele Use Cases in einem einfachen User Interface vereinen. Die Smart Office Plattform sollte idealerweise als moderne Smartphone App zur Verfügung gestellt werden. So lassen sich die neuen Möglichkeiten einfach in die gängigen Routinen der Nutzer integrieren.

Übersicht gängiger Use Cases

Zum Abschluss noch ein kurzer Ausschnitt der vielfältigen Use Cases im Smart Office. Neben den beliebten intelligenten Buchungs- und Belegungsprozessen (z.B. für einzelne Arbeitsplätze aber auch Meetingräume) sind die Optimierung des Wohlbefindens (z.B. durch Raumluft, Temperatur oder Beleuchtung), die Bereitstellung von Indoor Navigation mit PoI Informationen (Personalisierter Welcome Screen) und die Digitalisierung der Facility Management Prozesse (z.B. Smart Cleaning) zu nennen.

Die genaue Auswahl der Use Cases sollte aber auf die Ziele des jeweiligen Unternehmens abgestimmt werden und in der Praxis eignet sich oftmals auch eine schrittweise Einführung, die allerdings eine modular aufgebaute Technologie Plattform erfordert.

Haben Sie schon Erfahrungen im Smart Office Umfeld gesammelt? Ich freue mich über Ihr Feedback.

Über den Autor
Tobias Enders ist Geschäftsführer der GMS Global Media Services GmbH. Verbinden Sie sich auf LinkedIn mit ihm.