In einem Tagungsraum werden große Veranstaltungen organisiert und viele Teilnehmer kommen zusammen.

Professionelle Planung und Ausstattung für Ihren Tagungsraum

Für große Veranstaltung weichen Unternehmen häufig auf externe Tagungsräume oder Auditorien aus. Wenn Sie in Ihrem Gebäude einen eigenen Seminarraum einrichten, sind Sie darauf nicht länger angewiesen. Ein solcher Konferenzraum hat zahlreiche Vorteile – sofern er professionell ausgestattet ist und seine Zwecke erfüllt. GMS zeigt Ihnen, was Sie bei der Planung und Ausstattung Ihres Tagungsraumes beachten sollten.

Die Seminarraum-Größe sollte im ersten Schritt bedacht werden. In der Regel ist ein Auditorium für bis zu 200 Personen ausgelegt und eignet sich im Business-Kontext optimal für Großevents. Bei der Planung sollten Sie sich stets vor Augen halten, welche Art von Veranstaltung Sie für den betreffenden Raum im Sinn haben – abhängig davon sollten Sie die Ausstattung Ihres Tagungsraumes gestalten.

Wie der Name Tagung vermuten lässt, handelt es sich dabei meist um ein- oder mehrtägige Veranstaltungen. Daher sollte der Tagungsraum mit den nötigen technischen Details ausgestattet sein. Ihnen ist noch unklar, wie Ihr neuer Seminarraum eingerichtet werden soll und welche Tagungsraum-Technik dafür benötigt wird? Kein Problem! Wir bei GMS stehen Ihnen bei Fragen rund um Planung und Gestaltung sämtlicher Konferenzraumtypen zur Seite. Kontaktieren Sie uns!

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Mit modernster Technik Ihren Seminarraum einrichten

Ein Auditorium ist vergleichbar mit einem sehr großen Konferenzraum: Auch hier stehen Präsentationen im Vordergrund, welche durch die richtige Medientechnik unterstützt werden. Folgende Tagungsraum-Technik sollten Sie bei der Ausstattung einplanen:

  • Bild-Wiedergabe: Heutzutage kommen immer häufiger LED-Leinwände zum Einsatz. Sie lösen die Wiedergabe über Projektionen oder Displays ab.
  • Bild-Übertragung: Im Zeitalter hybriden Arbeitens ist ein gutes Kamera-Setup das A und O. So können Sie Ihre Veranstaltung digital streamen und auch eine virtuelle Teilnahme ermöglichen. Für besonders große oder wichtige Veranstaltungen sollten Sie zusätzliche Kameras einplanen, um Redner und das Publikum aus verschiedenen Perspektiven zu zeigen.
  • Ton-Wiedergabe: Aufgrund der Größe bedarf ein Seminarraum einer Beschallungsanlage von hoher Qualität. Die Raumakustik sollte sowohl für alle Personen vor Ort als auch für Remote-Teilnehmer ausgelegt sein. Hochwertige Lautsprecher und Mikrofone sind daher absolute Must-haves bei der Tagungsraum-Ausstattung, um eine gute Sprachverständlichkeit zu erzielen.
  • Steuerungssystem: Eine professionelle Mediensteuerung ermöglicht Ihnen die Bedienung der gesamten Technik im Tagungsraum von nur einem Gerät aus – von der Beleuchtung über die Beschallung bis hin zur Projektion der Präsentation.

Berücksichtigen Sie diese Aspekte, wenn Sie Ihren Seminarraum einrichten und planen – so ist Ihr Auditorium technisch bestens ausgestattet und Ihre Veranstaltungen werden zu einem wahren Erfolg!

Die richtige Tagungsraum-Ausstattung: Rednerpult, Leinwand und Co.

Im Vergleich zu anderen Besprechungsräumen, wie Meetingräumen oder Kreativräumen, werden Tagungsräume für Großveranstaltungen konzipiert. Im Zentrum steht kein großer Besprechungstisch, sondern eine Bühne beziehungsweise ein abgetrennter Bereich für den oder die Referenten. Außerdem verfügen manche Tagungsräume über einen Empfangsbereich, in dem die Teilnehmer begrüßt werden und beispielsweise Namensschilder ausgehändigt werden.

Für die Teilnehmer sollten Sie in Ihrem Tagungsraum in erster Linie bequeme Stühle zur Verfügung stellen. Am besten eignen sich zu diesem Zweck gepolsterte Stapelstühle – sie sind auch über einen längeren Zeitraum hinweg komfortabel und lassen sich darüber hinaus platzsparend verstauen. Je nach Seminarraum-Größe werden den Teilnehmern auch Tische zur Verfügung gestellt, die die Sitzreihen ergänzen. Achten Sie bei der Wahl der Tische darauf, dass diese nicht zu viel Raum einnehmen. Während einer Tagung sind sie vor allem dazu da, um sich bequem Notizen während der Vorträge machen zu können oder Getränke darauf abzustellen. Es handelt sich dabei nicht um einen klassischen Arbeitsplatz, wie er in anderen Konferenzraumtypen notwendig ist.

Essenziell ist dagegen die Ausstattung des Bühnenbereichs. Dort halten sich die Referenten während ihrer Vorträge auf. Zur Ausstattung jedes Tagungsraumes gehört deshalb unbedingt ein Rednerpult, welches mit einem Mikrofon ausgestattet ist. Außerdem sollte es verschiedene Anschlüsse geben, um zusätzliches Equipment anzuschließen. Mithilfe eines Touch-Panels können die Referenten die Tagungsraum-Technik schnell und einfach steuern.

Sie stehen vor der Herausforderung, einen Seminarraum einzurichten? Wir bei GMS sind Experten auf diesem Gebiet und helfen Ihnen gerne weiter. Nehmen Sie gleich Kontakt zu uns auf!

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