Inhalt:
- Was ist eigentlich Konferenzraumtechnik?
- Welches ist das richtige Videokonferenzsystem?
- Welche Komponenten hat ein Videokonferenzsystem?
- Sprachverständlichkeit im Konferenzraum optimieren
- Wie kann die Raumakustik ermittelt werden
- Bauliche Maßnahmen zur Sprachverständlichkeit
- Optimierung durch Innenausstattung und Mobiliar
- Sprachverständlichkeit und Konferenzraumtechnik
Zunächst aber einige Basis-Informationen (Wer sich schon gut auskennt, kann natürlich direkt weiter runter scrollen).
Was ist eigentlich Konferenzraumtechnik?
Unter den Oberbegriff der Konferenzraumtechnik fallen alle technischen Komponenten, die für die Kommunikation und Präsentation in Konferenzräumen verwendet werden. Dabei wird in verschiedene Produktgruppen unterschieden. In der Vergangenheit lag ein starker Fokus auf der Zusammenarbeit im Konferenzraum. Daher war die Konferenzraumtechnik zumeist auf Technologien für Präsentationen ausgelegt, z. B. Beamer/Projektoren oder Displays. Da in den vergangenen Jahren immer mehr Videocontent in viele Präsentationen eingebunden wurde, investierten Unternehmen in Lautsprecher und Soundanlagen in den Konferenzräumen. So konnten Videos – möglichst mit emotionalem Sound – bestmöglich gezeigt werden. Für größere Konferenzräume gehören natürlich Mikrofone zur Basis-Ausstattung der Konferenzraumtechnik. Damit sollen alle Teilnehmer im Raum den Sprecher bestmöglich verstehen. Auch Teilbereiche, z. B. interaktive Whiteboards für kreative Zusammenarbeit gehören zur Konferenzraumtechnik. Je nach Raumgröße und Komplexität sind auch Mediensteuerungen und Signalmanagement als Teil des Raums verankert, um dem Anwender ein optimales Nutzungserlebnis zu ermöglichen.
Aufgrund der Corona-Pandemie halten auch immer mehr Videokonferenzsysteme Einzug in die Konferenzräume. So werden hybride Meetings ermöglicht. Allerdings sind die meisten Konferenzräume nicht ursprünglich für den Einsatz von Videokonferenzsystemen als Teil der Konferenzraumtechnik geplant worden. Nun sollen bestehende Meetingräume bestmöglich aufgerüstet werden. Dabei ergeben sich einige Anforderungen, um ein gutes Erlebnis für die hybriden Meetings zu ermöglichen.
Welches ist das richtige Videokonferenzsystem?
Klar, die Lösung scheint einfach. Zur Ermöglichung hybrider Meetings kaufen wir einfach ein Videokonferenzsystemen und das Thema ist erledigt. Allerdings gibt es bei der Auswahl des Videokonferenzsystems viele Aspekte zu beachten. Die Auswahl muss aus einer großen Zahl an Herstellern und noch größeren Zahl an verfügbaren Videokonferenz-Lösungen getroffen werden.
Folgende Fragen sollten Sie bei der Auswahl des richtigen Videokonferenzsystems zur Erweiterung Ihrer Konferenzraumtechnik klären:
- Welche ist unsere bevorzugte Videokonferenz-Plattform? (z. B. Microsoft Teams, Zoom, Webex)
- Welche Raumgrößen müssen ausgestattet werden?
- Wie soll das Nutzungskonzept sein? (z. B. One-Button-to-Join oder Bring-your-own-Device)
- Welche vorhandene Konferenzraumtechnik muss mit dem neuen Videokonferenzsystem verbunden werden?
- Wann muss das Videokonferenzsystem eingebaut werden?
Einfach eine Webcam auf das Display im Konferenzraum stecken wird in den meisten Fällen nicht ausreichen. Wer professionelle hybride Meetings von seinen Mitarbeitern erwartet, muss auch in eine professionelle Ausstattung der Konferenzraumtechnik investieren. Nur mit gutem Werkzeug kann gute Arbeit verrichtet werden. In kleineren Meetingräumen reicht vielleicht schon eine professionelle Video-Soundbar. Gerade in mittleren und großen Meetingräumen müssen die Videokonferenzsysteme mit weiterer Konferenzraumtechnik integriert werden. Hier sollten Sie in jedem Falle eine professionelle Planung der Medientechnik vornehmen.
Welche Komponenten hat ein Videokonferenzsystem?
Ein Videokonferenzsystem besteht in der Regel aus einer professionellen Videokonferenz-Kamera für die Übertragung des Bildes, aus Lautsprechern und Mikrofonen für die Übertragung der Sprache. Zudem wird eine Möglichkeit zur einfachen Steuerung des Systems benötigt. Dies erfolgt entweder in Form einer Fernbedienung oder eines Touchpanels. Neue Videokonferenzsysteme bieten zudem die Möglichkeit für Voice-Commands. Bei kleineren Videokonferenzsystemen sind die Komponenten in einer Einheit vereint, z. B. in einer Video-Soundbar. Bei größeren wird die Gesamtlösung aus mehreren einzelnen Komponenten zusammen gefügt. Diese Komponenten werden nach den Anforderungen des Konferenzraums ausgewählt und als integriertes Konferenzsystem implementiert.
Sprachverständlichkeit im Konferenzraum optimieren
Das Kamerabild und die Übertragung der Videoinhalte steht auf den ersten Blick im Fokus bei Videokonferenzen. Der wirklich entscheidende Faktor für die Wahrnehmung der Konferenzteilnehmer im hybriden Meeting ist aber die Sprachverständlichkeit. Es ist zwar schade, aber akzeptabel, wenn mal ein Teilnehmer nicht perfekt im Bild ist. Wenn aber die gesprochenen Worte nicht verständlich sind, ist die gesamte Videokonferenz nutzlos.
Jetzt kommt die schlechte Nachricht: Die Sprachverständlichkeit im Konferenzraum wird durch eine Vielzahl an Faktoren beeinflusst. Es gibt also nicht den einen Weg, um die Audioqualität und Verständlichkeit der Sprache zu optimieren. Vor allem ist die Sprachverständlichkeit kein Thema, welches isoliert durch die Konferenzraumtechnik gelöst werden kann.
Wie kann die Raumakustik ermittelt werden
Zur Messung der Raumakustik und Ermittlung der Sprachverständlichkeit sind spezielle Messungen erforderlich. Diese können durch einen Fachmann erledigt werden. Aber auch mit einfachen Mitteln lässt sich feststellen, ob ein Raum eher gut oder schlecht im Hinblick auf die Akustik wirkt. Klatschen Sie im Raum in die Hände und hören Sie, ob ein Echo entsteht. Sprechen Sie mit mehreren Personen gleichzeitig im Raum und sehen Sie, welche Wirkung die Sprache entfaltet. Prüfen Sie, ob Sie viele harte Oberflächen im Raum haben. So bekommen Sie schon sehr einfach einen Eindruck, ob Ihr Raum ein akustisches Upgrade benötigt oder nicht. Bei einfachen und normalen Besprechungsräumen ist eine einfache Analyse der Raumakustik in der Regel ausreichend. Bei größeren und komplexen Räumen ist es sinnvoll, ein akustisches Konzept zu machen und auch ggf. einen Probeaufbau zu veranlassen.
Bauliche Maßnahmen zur Sprachverständlichkeit
Am besten wird schon während der Bauphase ein gängiger Standard für die Raumakustik und damit die Sprachverständlichkeit gelegt. Hier sind oftmals mit kostenneutralen Maßnahmen schon signifikante Ergebnisse zu erzielen. Schallharte Flächen sollten vermieden werden. Es können bereits akustisch-wirksame Materialien für den Ausbau gewählt werden. Zudem gibt es eine DIN für die raumakustische Eignung. Hier sollte die DIN 18041 mit den Nutzungsarten A3 oder besser A4 als Standard im Bau ausgewählt werden. Wenn diese Standards nicht eingehalten werden, können Probleme mit der Schallübertragung und Sprachverständlichkeit auftreten.
Optimierung durch Innenausstattung und Mobiliar
Auch wenn im Bau schon ideale Grundlagen für die Sprachverständlichkeit gelegt wurden, können die Gegebenheiten mit der Auswahl der Innenausstattung und des Mobiliars positiv beeinflusst werden. Ein Teppich verbessert nicht nur die Wohlfühlatmosphäre im Raum, sondern hat auch eine positive Auswirkung auf die Akustik. Für die Verbesserung der Privatsphäre im Konferenzraum kann ein Vorhang Abhilfe leisten und die Sprachverständlichkeit verbessern. Auch ein schönes Poltermöbel, zusätzlich zum Konferenztisch und Stühlen, oder aber ein Akustikbild oder eine spezielle Wandverkleidung sind wichtige Maßnahmen für die Optimierung der Raumakustik.
Sprachverständlichkeit und Konferenzraumtechnik
Natürlich bringen die besten baulichen Maßnahmen und akustischen Einbauten im Konferenzraum nichts ohne geeignete Konferenzraumtechnik. Bei der Auswahl der richtigen Konferenzraumtechnik sind zwei unterschiedliche Bereiche zu beachten: 1) die Lautsprecher und 2) die Mikrofone. Beide Medientechnik-Komponenten sind gleich wichtig. Ohne ordentliche Lautsprecher kann man die anderen Konferenzteilnehmer nicht verstehen. Wenn die Mikrofone nicht passen, wird man von den anderen Teilnehmern nicht verstanden.
Bei den Lautsprechern sollten Produkte ausgewählt werden, die speziell für die ideale Übertragung von Sprache geeignet sind. Hier ist eher der hohe und mittlere Bereich der Frequenzübertragung entscheidend. Die Lautsprecher sollten auch einen Richtungsbezug erlauben. In der Regel sind die Teilnehmer der Konferenz auf einem Display vor dem Konferenztisch zu sehen. Wenn dann die Sprache von oben oder hinten kommt, ist die Wahrnehmung für die Teilnehmer nicht optimal. Außerdem müssen die Lautsprecher für den Raum eingestellt oder eingemessen werden. Die Wirkung der Lautstärke darf nicht direkt vor dem Display sehr laut und weiter hinten im Raum immer leiser sein. Eine konsistente Beschallung ist nötig. Neben den Lautsprechern wird auch zentrale Medientechnik für die Ansteuerung der Lautsprecher benötigt, z. B. ein Verstärker und ein Audio DSP.
Die Auswahl der richtigen Mikrofone ist auch sehr stark vom Konferenzraum abhängig. Bei einem kleinen Raum eignen sich die in der Video-Soundbar integrierten Mikrofone. Diese kommen aber meist bei Räumen mit mehr als 4-6 Teilnehmern an ihre Grenzen. Einige Mikrofone werden auf dem Konferenztisch positioniert. Dabei ist allerdings zu beachten, dass auf dem Tisch ggf. viele Geräusche mögliche Störquellen sind. Die Kaffeetasse wird abgestellt. Das Laptop verdeckt das Mikrofon oder Papier raschelt und stört die Aufnahme der Sprache im Mikrofon. Hier ist Disziplin bei den Teilnehmern der Videokonferenz erforderlich. Daher ist die Empfehlung für Konferenzräume mit hohen Anforderungen an die Sprachverständlichkeit, mit Deckenmikrofonen zu arbeiten. Auch hier gibt es verschiedene Punkte zu beachten. Die Mikrofone dürfen nicht die Raumanmutung und das Design stören. Auch in der Decke gibt es teilweise Störquellen, die betrachtet werden müssen, z. B. eine Klimatisierung.
Besonders wichtig ist die Erkenntnis, dass die Konferenzraumtechnik nicht aus isolierten einzelnen Komponenten bestehen darf. Die Medientechnik im Konferenzraum sollte sowohl auf die Raumanforderungen, aber auch untereinander ideal abgestimmt sein. Dazu wird in der Regel ein Gesamtkonzept benötigt.
Wenn Sie gerade mit der Planung Ihrer neuen Konferenzraumtechnik beschäftigt sind, laden Sie sich einfach unseren Ratgeber zur Planung von Medientechnik herunter oder nehmen Sie direkt mit uns Kontakt auf.
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