Hybrides Arbeiten: Zwischen Meetingraum und Home-Office

Hybrides Arbeiten Zwischen Meetingraum und Home-Office - Cisco Webex Collaboration Space
Bild: Cisco

 

Möchten Sie den größtmöglichen Nutzen aus Ihren Hybrid-Meetings ziehen? Da sind Sie nicht allein. Viele Menschen nutzen hybride Arbeitsformen, um ihre Produktivität und Kommunikation zu verbessern. Aber es kann schwierig sein zu wissen, wie man das Beste aus diesen Meetings herausholt. In diesem Artikel geben wir Ihnen einige Tipps, wie Sie den größten Nutzen aus Ihren hybriden Meetings ziehen können.

 

Inhalt:

 

Hybride Meetings gibt es schon seit vielen Jahren. Durch die Corona-Pandemie hat die Nachfrage nach hybriden Meetings und virtueller Zusammenarbeit stark zugenommen. Hybride Meetings erfreuen sich nun einer großen Beliebtheit. Sie fördern die standortübergreifende, produktive und kostengünstige Zusammenarbeit.

In diesem Artikel haben wir die wichtigsten Themen zu hybriden Meetings sowie einige einfache Tipps und Empfehlungen für eine optimale Umsetzung beschrieben.

Was sind hybride Meetings?

Hybride Meetings sind Besprechungen, bei denen sowohl Teilnehmer aus dem Büro als auch virtuell zugeschaltete Teilnehmer anwesend sind. Anders als gänzlich virtuelle Meetings, bzw. Remote-Meetings. Bei dieser Form sind alle Personen an unterschiedlichen Orten und alle Teilnehmer sind nur virtuell zusammengeschaltet. Bei hybriden Meetings nimmt immer mindestens eine Person oder eine Gruppe von Personen von einem physischen Ort im Büro aus teil. Zumeist aus einem Besprechungsraum des Unternehmens. Wenn hybride Meetings richtig durchgeführt werden, fördern sie eine effektive Kommunikation, sind einfach zu handhaben und ermöglichen es allen Mitarbeitern, an Besprechungen teilzunehmen, egal wo sie sich befinden. Mittlerweile sind hybride Meetings so beliebt, dass wir sie als die Zukunft der Unternehmenskommunikation bezeichnen könnten.

Seit wann gibt es hybride Meetings?

Telefonkonferenzen und Videokonferenzen sind schon seit vielen Jahren ein fester Bestandteil der Business-Kommunikation. Daher sind hybride Meetings bereits seit mehr als 10 Jahren bei vielen Unternehmen etabliert. Es ist allerdings anzumerken, dass die hybriden Meetings in Form von Videokonferenzen in vielen Organisationen einem eher kleinen Teilnehmer-Kreis, zumeist den Führungskräften vorbehalten waren. Dies lag vor allem an der benötigten Videokonferenz-Infrastruktur sowie den vergleichsweise hohen Kosten für die Ausstattung der Meetingräume mit Videokonferenzsystemen.

Durch Cloud-Videokonferenz-Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams oder Webex wurden Videokonferenzen für einen breiten Teil der Mitarbeiter zugänglich. Eine massive Beschleunigung der Nutzungszahlen brachte die Corona-Pandemie. Mitarbeiter waren gezwungen, virtuell zu arbeiten und entdeckten die großen Vorzüge dieser Methode.

Hybrides Arbeiten Zwischen Meetingraum und Home-Office - Cisco Webex Meetings In The Office
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Die Arbeit im Homeoffice ist für viele Mitarbeiter vorteilhaft – von der Verringerung der Reisezeit bis hin zu einer besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Das bedeutet jedoch nicht, dass das Büro überflüssig geworden ist. Die meisten Mitarbeiter wünschen sich eine Mischung aus Homeoffice und Büro.

Denn das Büro dient als Ort des sozialen Austausches und der Zusammenarbeit. Fakt ist aber: hybride Meetings sind aus dem Arbeitsalltag nicht mehr weg zu denken.

Wie entwickeln sich hybride Meetings in der Zukunft?

Nachdem hybride Meetings nun ein fester Bestandteil der Arbeitsplatzpraxis und -kultur geworden sind, stellt sich die Frage, wie sie sich in Zukunft entwickeln werden. Mit der zunehmenden Beliebtheit von hybriden Arbeitsformen insgesamt werden hybride Meetings zu einer noch wichtigeren Form der Kommunikation am Arbeitsplatz werden. Wie wir an den Aktivitäten von Facebook zur Schaffung eines VR-Meetingraums gesehen haben, könnte sich die Form hybrider Meetings über eine einfache Kamera und einen Bildschirm hinaus zu einem vollständig digitalen Arbeitsplatz entwickeln. Eine solche integrierte Technologie ist jedoch erst in einigen Jahren zu erwarten. Vorerst geht es darum, die Bedeutung hybrider Meetings zu erkennen und sie mit den bereits verfügbaren Tools und Praktiken zu verbessern.

Welche Vorteile bieten hybride Meeting?

Hybride Meetings sind nun ein wichtiger Bestandteil einer modernen Büro- und Arbeitswelt. Dabei bieten hybride Meetings entscheidende Vorteile sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Arbeitgeber. Die Mitarbeite bekommen Freiheit und Selbstbestimmung durch ein hybrides Arbeitsmodells. Im besten Fall ermöglicht hybrides Arbeiten den Mitarbeitern, dort zu arbeiten, wo und wie sie es möchten, bietet mehr Autonomie und führt zu einer besseren Work-Life-Balance.

Kostenreduzierung mit hybriden Meetings

Durch hybride Meetings lassen sich dauerhaft Kosten einsparen. Zu den wichtigsten Bereichen zählen unnötige Reisekosten und Reisezeiten der Mitarbeiter. Aber auch Kosten für Catering und ggf. die Unterbringung entfallen bei hybriden Meetings. Ein wesentlicher Kostenvorteil ist aber auch die optimale Nutzung der Bürofläche. Sowohl die Anzahl der Arbeitsplätze als auch die Konfiguration der allgemeinen Flächen können durch ein hybrides Arbeitsmodell optimiert werden. Hier hilft die Umstellung auf Desk Sharing für die Nutzung der Arbeitsplätze.

Wie kann ich meine hybriden Meetings verbessern?

Hybride Meetings sind heute in einigen Unternehmen noch neu. Es mangelt an technischer Infrastruktur, aber auch an geeigneten Prozessen und der Etablierung eines modernen Arbeitsstils. Die Auswirkungen einer negativen Erfahrung bei der Durchführung eines hybriden Meetings sind heute deutlich gravierender als früher. Noch vor einigen Jahren waren hybride Meetings und Videokonferenzen ein „Nice to Have“. Heute sind hybride Meetings ein „Must-Have“. Die negative Beeinträchtigung des Kommunikationserlebnisses führen zu sinkender Produktivität und fördern die Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern. Mitarbeiter, die Remote teilnehmen wollen, werden abgehängt. Das Ergebnis ist Frustration und eine Rückkehr in alte Verhaltensmuster. Selbst wenn Sie schon seit einigen Jahren Videokonferenzen nutzen, nehmen Sie die Optimierung Ihrer hybriden Meetings auf die Agenda. Jetzt ist dafür die richtige Zeit!

Welche praktischen Änderungen können Sie also vornehmen, um Ihre hybriden Besprechungen zu verbessern? Es mag schwierig erscheinen, dafür zu sorgen, dass in Ihrem Büro die persönliche Zusammenarbeit im Vordergrund steht, während gleichzeitig alle physischen, kulturellen und technischen Voraussetzungen für die hybride Kommunikation gegeben sind. Doch mit ein paar praktischen Änderungen ist die Optimierung Ihrer hybriden Meetings einfach umsetzbar.

Zu den wichtigsten Anpassungen, die Sie vornehmen können, gehören die Erfassung des Status quo Ihrer hybriden Meetings, die Verbesserung der Konfrenzräume, die Investition in Konferenzraumtechnik und ein Change-Management, um Vertrauen innerhalb Ihres Teams aufzubauen.

Der Status quo Ihrer hybriden Meetings

Zunächst sollten Sie den Status quo Ihrer hybriden Meetings bewerten. Gibt es aktuell Probleme bei der Durchführung hybrider Meetings? Wird schon an der Verbesserung gearbeitet? Erheben Sie am besten Daten zur Nutzung und sammeln Sie qualitatives Feedback von den Mitarbeiter/-innen ein. Auf Basis dieser Erfassung können Sie weitere Maßnhamen planen und strukturiert an den Verbesserungen arbeiten.

Wie nutzen die Mitarbeiter hybride Meetings?

Der Schlüssel zur Optimierung Ihrer hybriden Meetings liegt darin, zu verstehen, wer hybride Meetings nutzt und wie. Ein guter erster Schritt ist die Ermittlung der Häufigkeit, mit der Mitarbeiter ins Büro kommen und zu Hause bleiben. Anhand dieser Informationen können Sie feststellen, ob Sie der Verbesserung Ihrer physischen oder digitalen Räume Priorität einräumen sollten.

Wenn Sie feststellen, dass die Mehrheit der Mitarbeiter lieber ins Büro kommt, dann könnte eine Investition in Besprechungsräume und Konferenzraumtechnik eine Priorität sein. Wenn die Mehrheit der Mitarbeiter es vorzieht, Besprechungen aus der Ferne abzuhalten, sollten Sie die von ihnen verwendeten Tools verbessern und herausfinden, welche anderen Faktoren sie davon abhalten, häufiger ins Büro zu kommen.

Es gibt viele Möglichkeiten, um diese Informationen zu erhalten. Dazu können Sensoren gehören, die die Nutzung von Besprechungsräumen erfassen, Feedback-Umfragen oder sogar eine Smart Office-Plattform.

Mit einer Smart Office Lösung können Sie die neue Arbeitsweise analysieren

Durch strukturierte Auswertungen bekommen Sie hilfreiche Einblicke, wie Ihre Besprechungen ablaufen und wie Ihre Räumlichkeiten genutzt werden – aber das ist nur der Anfang.

  • Welche Tage im Büro sind am besten frequentiert?
  • In welchen Bereichen und an welchen Schreibtischen halten sich die Mitarbeiter am liebsten auf?
  • Welche Besprechungsräume werden oft genutzt?
  • Zu welcher Tageszeit sind die Besprechungsräume am meisten gebucht?
  • Welche Teams oder Mitarbeitergruppen haben die höchsten Nutzungsquoten?
  • Wie wirkt sich die Ausstattung der Besprechungsräume auf deren Buchungsrate aus?

Achten Sie bei der Einführung einer Smart Office oder Smart Building Lösung unbedingt auf ein DSGVO-konformes System. Auch hier ist wieder die Einbindung der Mitarbeiter bei der Implementierung entscheidend. Niemand will plötzlch von einem unbekannten Sensor „überwacht“ werden.

Bessere hybride Meetings durch Verbesserung der Konferenzräume

Konferenzräume sind ein wichtiger Bestandteil für hybride Meetings. Hier besteht oftmals umfangreiches Potential für Optimierungen. Einen Konferenzraum für hybride Meetings fit zu machen, erfordert allerdings mehr als nur eine Video-Soundbar mit USB-Anschluss zu installieren. In der Vergangenheit stand bei der Gestaltung der Konferenzräume das persönliche Treffen im Fokus. Das Ergebis waren recht große Konferenzräume mit oftmals hochwertigem Mobiliar. Auf die Konferenzraumtechnik wurde weniger Wert gelegt. Wichtige akutische Maßnahmen oder optimale Gestaltung für die Videoübertragung hatten keine Priorität. Videokonferenzsysteme wurden teilweise ganz eingespart.

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Unternehmen müssen also ganz gezielt Konferenzräume für hybride Meetings gestalten und ausstatten. Dabei sollte zunächst die ideale Größe im Fokus stehen. Sehr große Konferenzräume sind im hybriden Arbeitsmodell weniger relevant. Eventuell können Sie aus einem großen Konferenzraum 2 kleinere Meetingräume für hybride Konferenzen machen? Ziel sollte es sein, die verfügbaren Besprechungsräume an die benötigte Kapazität anzupassen.

Sprachverständlichkeit hat Priorität

Der wichtigste Aspekt bei der Ausstattung der Konferenzraumtechnik ist die Sprachverständlichkeit. Nur wenn alle Teilnehmer – im Raum, aber auch virtuell – die Sprache optimal verstehen können, sind gute Ergebnisse aus den hybriden Meetings zu erwarten. Hier muss schon bei der Planung des Konferenzraumes auf ideale Werte geachtet werden. Einige Bereiche lassen sich mit Medientechnik optimieren. Wenn aber der Konferenzraum sehr schlechte akustische Eigenschaften hat, hilft auch die beste Medientechnik nichts. Sie müssen schallharte Flächen reduzieren und akustisch wirksame Materialen in den Konferenzraum einbringen.

Bei der Medientechnik sollten Sie auf hochwertige Lautsprecher sowie geeignete Mikrofone achten. Gerade bei größeren Konferenzräumen müssen Sie eine eigene Planung für die Konferenzraumtechnik des Meetingraumes erstellen. Bessere Konferenzraumtechnik kann Störgeräusche filtern oder auch Echos in der Sprache verhindern.

Neben der Audio-Ausstattung sollte natürlich auch geeignetes Kameraequipment im Konferenzraum geplant werden. Hier ist unsere Erfahrung: Oft ist weniger mehr. Bei den meisten Terminen steht die Sprache und dann der Content im Fokus. Nicht jede einzelne Mimik des jeweiligen Sprechers. In der Praxis haben sich Videokonferenzsysteme mit Speaker-Tracking als wenig hilfreich und eher störanfällig erwiesen. Allerdings erfordern die meisten Konferenzräume trotzdem eine professionelle Videokonferenz-Kamera. Auf keinen Fall einfach die Webcam des Laptops oder Tablets nutzen. Mit einer solchen Lösung kann kein positives Konferenzerlebnis erzielt werden.

Achten Sie auf ein einheitliches Bedienkonzept

Medienechnik hat den Ruf: Das funktioniert sowieso nie richtig. Leider haben viele Nutzer bei der Bedienung der Medientechnik in Konferenzräumen schon negative Erfahrungen gemacht. Hier gilt es, als Unternehmen bei den Optimierungen anzusetzen. Die Konferenzraumtechnik muss einfach bedienbar sein. Entweder über zertifizierte Raumsysteme (z. B. für Microsoft Teams oder Zoom) oder aber über einen „Bring your own device“-Ansatz.

Die zentrifizieren Raumsysteme sind oftmals etwas teurer. Dabei bieten diese aber die Möglichkeit für eine nahtlose Integration in die IT. Bei der Planung der Meetings wird der Konferenzraum als „Teilnehmer“ hinzugefügt. Das Meeting erscheint als Auswahl auf dem Touchpanel für die Bedienung und der Nutzer kann mit einem Knopfdruck (One-Button-to-Join) dem virtuellen Meeting direkt aus dem Meetingraum beitreten.

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Bei einem BYOD-Ansatz kommt der Nutzer mit seinem eigenen Endgerät, z. B. Laptop, in den Konferenzraum. Er verbindet seinen Laptop mit der Konfernzraumtechnik und startet dann die gewünschte Videokonferenz direkt aus der vertrauten Oberfläche seines eigenen Gerätes (z. B. Zoom oder Microsoft Teams).

Beide Möglichkeiten haben Vor- und Nachteile. In jedem Falle sollte aber eine einheitliche Umsetzung in allen Konferenzräumen des Unternehmen angestrebt werden. Nur so können die Anwender auf die Medientechnik geschult werden und gewinnen Vertrauen in die tägliche Nutzung der Videokonferenzsysteme.

Bieten Sie Schulungen für die Medientechnik an

Ihre Nutzer interagieren täglich mit dem Smartphone oder Laptop. Bei der Konferenzraumtechnik ist es anders. Hier ist die Nutzung vielleicht auf einige Male pro Woche beschränkt. Daher sind Schulungen ein wichtiges Thema für die nachhaltige Etablierung eines hybriden Arbeitsmodells im Unternehmen. Die meisten Probleme mit der Medientechnik sind nicht in der technsichen Funktion, sondern der mangelnden Erfahrung und Schulung der Anwender begründet. Die Nutzer sollten die wichtigsten Tipps und Tricks im Umgang mit den Videokonferenzsystemen kennen und auch kleinere Störungen eigenständig beheben können. Die Investition in Schulungen lohnt sich in kurzer Zeit und führt zu deutlich besseren Meetings.

Gehen Sie mit gutem Vorbild voran und nehmen Sie die Kollegen mit

Jede Veränderung benötigt mutige Vorreiter. Setzen Sie die virtuellen Technologien aktiv in Ihrem eigenen Alltag ein. Informieren Sie Ihre Kollegen über Verbesserungen bei der Medientechnik. Binden Sie Ihre Mitarbeiter/-innen bei der Auswahl der Konferenzraumtechnik ein. Nehmen Sie das Feedback aus dem Unternehmen ernst und reagieren Sie auf Verbesserungsvorschläge. Hybride Meetings sind gekommen, um zu bleiben. Nutzen Sie die Vorteile für den Erfolg Ihres Unternehmens und fördern Sie die Nutzung der Videokonferenzsysteme für erfolgreiche hybride Meetings im Alltag.

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