Die Digitalisierung von Büros hin zum Smart Office bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile und Anwendungsmöglichkeiten. Dabei sollten Sie sich stets fragen, welche Ziele Sie sich durch die Implementierung des Smart Office erhoffen. Schließlich lassen sich nur so die richtigen Strategien ableiten und die benötigten Technologien ermitteln.

Smart Office: Wohlfühlen und effizient arbeiten

Grundsätzlich sorgen Smart Office-Ansätze dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter wohler fühlen und ihre Arbeit effizienter und dadurch besser erledigen können. Doch das Büro der Zukunft punktet durch viele weitere Vorteile. Um Ihnen eine Übersicht über die verschiedenen Use Cases im Smart Office zu geben und Ihnen Beispiele für die Digitalisierung in Ihrem Büro aufzuzeigen, fassen wir einige der gängigen Use Cases zusammen und erläutern Ihnen die Vorteile, welche diese Anwendungsmöglichkeiten mit sich bringen.

1. Digitale Service Requests & Feedbackbuttons

„Wie war noch gleich die Telefonnummer der IT-Abteilung?“ – mit digitalen Service Request Buttons gehört diese Frage der Vergangenheit an. Treten beispielsweise im Konferenzraum technische Probleme auf, können Ihre Mitarbeiter mit einem Knopfdruck Hilfe anfordern. Mit Feedbackbuttons lassen sich ebenfalls Bestellungen für neuen Kaffee absetzen oder das Facility Management benachrichtigen, wenn beispielsweise die Seife im WC leer ist.

Vorteile für Unternehmen: Die Kommunikation zwischen den Abteilungen wird verbessert, Support-Prozesse werden beschleunigt.

2. Gebäudefunktionen & intelligentes Gebäudemanagement

Die Steuerung von Gebäudefunktionen über eine mobile App kann die Zufriedenheit der Nutzer steigern. Mithilfe des so genannten Smart Facility Management können sich beispielsweise die Lichtverhältnisse oder die Einstellung der Klimaanlage bequem per App steuern lassen. Die zunehmende Automatisierung selbstlernender intelligenter Plattformen steigert die Zufriedenheit signifikant – so könnten sich beispielsweise Licht- und Temperatur-Verhältnisse automatisch an die Vorlieben desjenigen Mitarbeiters anpassen, der sich gerade im Raum befindet.

Vorteile für Unternehmen: Wenn Licht und Klimatisierung nur dann eingeschaltet sind, solange sich Personen im Raum befinden, können Ressourcen effizienter genutzt werden und unnötige Stromkosten vermieden werden.

3. Indoor-Navigation & Positionierung

„Den ersten Gang links, dann geradeaus bis zur dritten Tür rechts, nach dem Aufzug wieder links…“ – Neue Kollegen, die ihren Platz nicht finden oder Kunden, die den richtigen Meetingraum suchen: Vor allem in Unternehmen mit komplexen Gebäudestrukturen trägt die Indoor-Navigation und Positionierung zur Nutzerzufriedenheit bei. Zusammen mit den bereitgestellten Gebäudeinformationen werden neue Kollegen und Besucher durch das Gebäude geführt – das Umherirren hat ein Ende. Zusätzlichen können Besucher mithilfe von automatisch erstellten und personalisierten Welcome-Screens willkommen geheißen werden.

Vorteile für Unternehmen: Durch die Navigation und persönliche Ansprache fühlen sich Mitarbeiter und Kunden wohl und gut abgeholt und verbinden positive Gefühle mit Ihrem Unternehmen.

4. Information & Communication

Die Bereitstellung von relevanten Gebäudeinformationen über eine App ist eine Basis-Funktion im Smart Office. Diese Informationen sollten ebenfalls als Wiki aufbereitet werden und nach Relevanz (z.B. auch über Push-Nachrichten) an die Nutzer ausgespielt werden. Im digitalen Büro gibt es außerdem die Möglichkeit, auch externen Stellen wie der Feuerwehr Benachrichtigungen zukommen zu lassen, wenn beispielsweise die Rauch- oder Feuermelder Alarm schlagen.

Vorteile für Unternehmen: Sowohl der Wohlfühlfaktor als auch die Sicherheit der Mitarbeiter werden durch die Digitalisierung im Büro deutlich erhöht.

5. Intelligente Buchungen & Belegungsplanungen

Über Sensorik und spezielle Desk Tracker werden die Belegungen der Arbeitsplätze, also Konferenzräume oder auch Einzel-Arbeitsplätze, in Echtzeit erfasst. Ihren Mitarbeitern wird anhand von Verfügbarkeit und Präferenzen eine bedarfsorientierte Buchung vorgeschlagen.

Vorteile für Unternehmen: Die Suche nach einem freien Meetingraum entfällt. Beim Ausfall eines Meetings erkennt das System den ungenutzten Raum und kann ihn im System wieder als verfügbar auflisten. In Corona-Zeiten zeigt sich ein weiterer Vorteil des Smart Office, wenn dank der Bewegungsdetektoren sichergestellt werden kann, dass sich nicht zu viele Personen gleichzeitig im Büro oder in gewissen Bereichen des Gebäudes aufhalten.

6. Digitale Zugangskontrolle

Auch die smarte Zugangskontrolle ist ein beliebtes Beispiel für die Digitalisierung im Büro. Mitarbeiter und Kunden können jederzeit per App die Eingangstüren öffnen, ohne dass sich der Empfang darum kümmern muss. Auch lassen sich weitere Zugangskontrollen vereinfachen, wie z.B. das Öffnen der Schranke zur Tiefgarage.

Vorteile für Unternehmen: Zeitersparnis und höhere Flexibilität für Ihre Mitarbeiter.

Smart Office – GMS ist Ihr erfahrener Experte

Selbstverständlich gibt es noch zahlreiche weitere Use Cases und Beispiele, die Ihnen zeigen, wie Smart Office in Unternehmen sinnvoll eingesetzt werden kann. Sie sind interessiert und wünschen eine individuelle und unverbindliche Beratung? Kontaktieren Sie uns und fordern Sie Ihre unverbindliche Beratung an – gemeinsam entwickeln wir eine Idee, wie auch Sie die Vorteile der Digitalisierung in Ihrem Büro nutzen können.

Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.