Die Zukunft des Arbeitens ist flexibel, bedürfnisorientiert und aufgabenbezogen: Mit Desk Sharing und Activity based Working vermeiden Sie starre Arbeitsplatzregelungen und leere Büros. Doch das funktioniert nur mit professioneller Planung und der richtigen Technologie. Machen Sie Ihr Büro mit unserer Hilfe zu einem Modern Workspace.

Desk Sharing: Definition des Konzeptes

Die Begriffe Desk Sharing, Hot Desking und Activity based Working sind Ihnen bestimmt schon einmal untergekommen. Doch was genau bedeuten sie eigentlich?  Desk Sharing oder auch Hot Desking bzw. Flex Desking genannt bedeutet, dass nicht mehr für jeden Mitarbeiter im Unternehmen ein fester Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Vielmehr wird eine gewisse Anzahl an Arbeitsplätzen bereitgestellt, die von den Mitarbeitern flexibel genutzt werden kann. Die Begriffe Hot Desking und Desk Sharing („gemeinsam einen Schreibtisch benutzen“) meinen also die zeitversetzte Mehrfachbenutzung von Büroarbeitsplätzen durch verschiedene Mitarbeiter eines Unternehmens. Die Mitarbeiter haben dabei keinen festen Schreibtisch, sondern wählen täglich selbst aus, von wo aus sie arbeiten. Diese flexible Arbeitsplatzorganisation wird sowohl unter Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern immer beliebter. Allerdings bietet Hot Desking nur dann einen echten Mehrwert, wenn Mitarbeitern keine lange und aufwendige Schreibtisch- und Raumsuche bevorsteht. In einem Smart Office stellt diese Organisationsform kein Problem dar: Die Auswahl und Buchung von Arbeitsplätzen erfolgen unkompliziert per App. Bei Bedarf können sich Mitarbeiter per Indoor-Navigation an ihren Platz leiten lassen.

Hot Desking und Desk Sharing: Wie funktioniert die freie Arbeitsplatzorganisation?

Damit Desk Sharing funktioniert, wird eine ideale Quote aus Mitarbeiter und verfügbaren Arbeitsplätzen ermittelt (Head to Desk ratio). Die Quote bestimmt die Anzahl der Arbeitsplätze, die für das Desk Sharing bereitgestellt werden müssen. Das Konzept ist in Europa zwar erst seit Kurzem populär, doch es ist keine neue Erfindung. Im Silicon Valley ist Hot Desking beispielsweise bei Start-ups schon viele Jahre verbreitet. Auch in Bürometropolen mit besonders hohen Mieten hat sich das Konzept etabliert, um die Kosten für die Büroflächen zu senken. Diese Desk Sharing-Umsetzungen erfolgten zumeist aber ohne Technologie, wie etwa ein Buchungstool oder eine Workspace-App. Heute findet Hot Desking auch in Deutschland vermehrt Einzug und ist gerade im Hinblick auf die Rückkehr ins Büro nach der Corona-Pandemie sehr beliebt.

Activity based Working als Bürokonzept der Zukunft

Hot Desking wird unter anderem bei dem sogenannten Activity based Working angewendet. In diesem Bürokonzept werden feste Arbeitsplätze durch unterschiedliche Arbeitsumgebungen – Modern Workspaces – ersetzt, welche jeweils eine bestmögliche Atmosphäre für verschiedene Aufgaben und Aktivitäten bieten sollen. Die Mitarbeiter wählen ihre Arbeitsplätze im Activity based Working-Konzept demnach aufgabenbezogen und können ihren Platz flexibel wechseln. In Fokus-Räumen und Ruhezonen werden beispielsweise konzentrationsintensive Aufgaben erledigt, während in Telefonzellen oder Kommunikationszonen (digitale) Besprechungen abgehalten und kreative Gruppenaufgaben durchgeführt werden. Doch was ist, wenn man einen Kollegen im Gebäude sucht oder spontan einen Meetingraum benötigt? Dank IoT-Technologie und der Workplace-App können Sie den Standort Ihrer Kollegen im Smart Building jederzeit abrufen, freie Räume finden und kurzerhand buchen.

Ihre Vorteile von Hot Desking und Desk Sharing

Die aktivitätsbezogene und freie Arbeitsplatzorganisation hat zahlreiche Vorzüge und wird nicht ohne Grund immer bekannter und beliebter. Für Ihre Mitarbeiter bieten Hot Desking und Activity based Working im Modern Workspace vor allem mehr Flexibilität, Autonomie und Bedürfnisorientierung. Das kann wiederum die Zufriedenheit am Arbeitsplatz steigern und gleichzeitig die Arbeit selbst effektiver machen. Darüber hinaus sorgen die Ortswechsel durch flexibles Desk Sharing für mehr Vernetzung innerhalb Ihres Unternehmens, wodurch der Austausch unter den Kollegen und der interne Informationsfluss angeregt wird. Auch die Kreativität Ihrer Mitarbeiter kann davon profitieren. Überzeugen Sie sich selbst!

Heatmap im Smart Building

Einer der wichtigsten Vorteile ist außerdem die Optimierung der Flächennutzung und damit verbundene Kostenersparnis: Durch Hot Desking werden ungenutzte und leerstehende Bereiche –etwa durch abwesende Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten oder im Urlaub sind – vermieden. So werden im Vergleich zum festen Arbeitsplatz pro Mitarbeiter Kosten gespart, da insgesamt weniger Büroarbeitsplätze und so auch kleinere Büroflächen benötigt werden. Die genauen Kosteneinsparungen sind vom jeweiligen Unternehmen abhängig, 20 % und mehr (bezogen auf die Gebäudekosten) sind aber keine Seltenheit. Des Weiteren ermöglicht die IoT-Technologie des Smart Office Ihnen die Messung und Auswertung der Arbeitsplatzauslastung. Das lässt Rückschlüsse auf die jeweilige Beliebtheit der unterschiedlichen Plätze, Räume und Bereiche zu und Sie können die Umgebungen in Ihrem Modern Workspace bei Bedarf individuell an die Nachfrage Ihrer Mitarbeiter anpassen und optimieren.

Auch führt der verbesserte Austausch zwischen den Mitarbeitern durch Wechsel des Arbeitsplatzes zu mehr Kommunikation und Interaktion. Zudem wird sich von der flexiblen Arbeitsorganisation mehr Kreativität versprochen. Mitarbeiter stellen sich auf neue Umgebungen ein und pflegen die Kommunikation nicht nur mit den bereits bekannten Kolleginnen und Kollegen, sondern einer Vielzahl anderer Mitarbeiter. Kollegen können sich deutlich flexibler zu Projektteams gruppieren und temporär an gemeinsamen Themen arbeiten.

Mitarbeiter werden von Unternehmen angezogen, die innovativ sind und zukunftsgerichtet denken. Da das Desk Sharing oftmals mit der innovativen Start-up-Kultur in Verbindung gebracht wird, können sich daraus auch positive Effekte für das Image des Unternehmens ergeben.

Ihre Vorteile von Hot Desking und Desk Sharing auf einen Blick:

  • Platz und Kosten sparen
  • Arbeitsplätze optimieren
  • Mitarbeiterzufriedenheit und Kreativität steigern
  • Internen Austausch und Informationsfluss anregen
  • Flexibilität und Kreativität fördern
  • Verbesserung des Unternehmens-Images

Nachteile von Hot Desking und Desk Sharing

Wenn Unternehmen von herkömmlichen Arbeitsorganisationen zum Flex Desking wechseln, ist in der Regel ein umfassendes Change-Management erforderlich. Dieser Aspekt darf nicht vernachlässigt werden. Die Mitarbeiter müssen verstehen, weshalb die neue Arbeitswelt von Vorteil ist. Das Hot Desking kann sich außerdem nachteilig auf die Motivation der Mitarbeiter auswirken. Das ist zumeist der Fall, wenn zu wenige Arbeitsplätze zur Verfügung stehen und keine organisatorischen Prozesse etabliert wurden, um die Verteilung zu klären. Es möchte wohl kein Mitarbeiter morgens im eigenen Unternehmen ohne Arbeitsplatz dastehen. Je nachdem, welches Konzept gewählt wurde, ist die Organisation der neuen Prozesse aufwändig. Hier sollten manuelle Zuordnungen dringend vermieden werden. Softwareplattformen und Buchungs-Apps helfen bei dieser Herausforderung. Aber auch eine Überregulierung der Prozesse kann nachteilig sein.

Zudem bedeuten Desk Sharing und Activity based Working in der Praxis auch, dass Mitarbeiter ihre Arbeitsmaterialien, Geräte und persönlichen Gegenstände nicht an einem festen Platz ablegen und dort liegen lassen können. Stattdessen stehen ihnen Smart Locker zur Verfügung – intelligente Selbstbedienungs-Schließfächer, die ebenfalls per App gebucht und gesteuert werden. Das ermöglicht Ihnen nicht nur eine sichere Aufbewahrung, sondern auch eine effiziente Nutzung Ihres Modern Workspace: Ihre Mitarbeiter können persönliche Unterlagen morgens aus dem Smart Locker entnehmen und nach Feierabend dort wieder sicher bis zum nächsten Arbeitstag verstauen. So herrscht stets Ordnung und Ihre Mitarbeiter fühlen sich an allen Arbeitsplätzen jederzeit willkommen.

Ihre Nachteile von Hot Desking und Desk Sharing auf einen Blick:

  • Umfassendes Change-Management
  • Demotivation der Mitarbeiter
  • Aufwändige Organisation
  • Entpersonalisierung der Arbeitsplätze

Technologien, die Desk Sharing ermöglichen

Der moderne Arbeitsplatz ist im Wandel begriffen. Mit dem Aufkommen neuer Technologien wie dem Internet der Dinge (IoT) sind Unternehmen in der Lage, neue Arbeitsmethoden einzuführen, die die Effizienz und Produktivität verbessern. So sind beispielsweise Hot Desking und Desk Sharing möglich, da heutzutage von überall gearbeitet werden kann. Dank dieser Flexibilität können Unternehmen ihren Büroraum effizienter nutzen und Geld für die Miete sparen.

Mittels Apps und Touchscreen-Kiosks können Mitarbeiter und Gäste Informationen abrufen, Orte finden, oder Bereiche reservieren, um Meetings abzuhalten oder einfach an einem Hot Desk-Arbeitsplatz zu arbeiten.  Das Desksharing-System kann auch zum Auffinden von Personen und Geräten verwendet werden. Sie müssen nicht mehr nach dem Büro einer bestimmten Person suchen, sondern können einfach in der App nachsehen, welchen Arbeitsplatz sie gerade benutzt.

Hot Desking: Arbeiten von überall

Mithilfe von Sensoren und Cloud-Technologie können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern jetzt Hot Desk ermöglichen. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter von jedem Computer im Büro aus arbeiten können, sofern sie sich mit ihren persönlichen Anmeldedaten angemeldet haben. Nach dem Einloggen können die Mitarbeiter auf ihre persönlichen Desktop-Einstellungen, Dokumente und E-Mails zugreifen. Dies ermöglicht eine flexiblere und kooperativere Arbeitsumgebung. Die Technologie ermöglicht es den Mitarbeitern auch, ihre Arbeit in der Cloud zu speichern, sodass sie von zu Hause oder unterwegs weiterarbeiten können.

Sensoren bestimmen die Genauigkeit der Arbeitsplatzauslastungsmessung

Mit Smart Office-Software und geeigneten Sensoren ist die Messung der Auslastung problemlos realisierbar. Hier ist entscheidend, welche Genauigkeit durch die Messung erreicht werden soll. Geht es lediglich um Kennwerte, die einen Durchschnitt angeben, können z. B. Infrarotsensoren oder auch WLAN Tracking Technologien zum Einsatz kommen.

 

ECE Campus-HH_Innenhof 6-4
Hier ein Beispiel einer unserer Referenzprojekte in Hamburg.

 

Beim Wunsch nach höherer Genauigkeit, zum Beispiel um die genaue Auslastung pro Arbeitsplatz zu ermitteln, werden andere Sensoren benötigt. Hier bieten sich beispielsweise Temperatur-Sensoren an Tischen und Stühlen an. Aber es gibt auch schon Hersteller, die sich nur auf diesen Anwendungsfall spezialisiert haben, beispielsweise Point Grab.

Bürofläche durch Messung der Arbeitsplatzauslastung optimieren

Anhand durchgeführter Messungen, wie durch Heatmaps, ist ersichtlich, dass in vielen Büros die Fläche deutlich besser genutzt werden kann. Die Einsparungsmöglichkeiten bzw. Optionen zur Nachverdichtung liegen bei durchschnittlich 20-30%. Je nach Branche und Art der Tätigkeit, sind noch deutlich höhere Einsparungen möglich, beispielsweise bei Organisationen mit hohem Vertriebs- oder Projektfokus mit vielen Kundenterminen.

Tipps für Desk Sharing

Wenn Sie auf der Suche nach einer Möglichkeit sind, Kosten für Büroflächen zu sparen und die Zusammenarbeit zu verbessern, könnte Hot Desking oder Desk Sharing das Richtige für Sie sein. Bevor Sie sich für einen Wechsel entscheiden, sollten Sie jedoch alle damit verbundenen Faktoren berücksichtigen. Wir haben wertvolle Tipps für Sie zusammengefasst:

  1. Change-Management nicht unterschätzen

Die Veränderung bei der Einführung einer Hot Desk Organisation kann für einige Mitarbeiter eine sehr große Veränderung bedeuten. Die Umstellung des Arbeitskonzeptes sollte somit unbedingt mit flankierenden Change-Management-Maßnahmen und gezielter Kommunikation erfolgen. Sofern auch eine Buchungs-App für Desk Sharing zum Einsatz kommt, sollten entsprechende Guides und Manuals zur Verfügung gestellt werden. Binden Sie die Kollegen sehr früh in die Überlegungen mit ein und handeln Sie bei Bedenken oder Widerständen mit dem richtigen Augenmaß. Nehmen Sie auch das veränderte Arbeitsmodell als Ganzes in den Fokus. Es geht nicht nur um die Einführung eines Buchungstools für die Arbeitsplätze und Konferenzräume: Hybride Zusammenarbeit erfordert neue Fähigkeiten und Fertigkeiten.

  1. Technische Ausstattung planen

Die technische Ausstattung sollte sich an die Erfordernisse der Mitarbeiter anpassen. Da es unterschiedliche Rollen im Unternehmen gibt, haben diese Mitarbeiter eventuell auch sehr unterschiedliche Anforderungen an einen Arbeitsplatz. Dem Außendienst, der nur mal zwischen zwei Meetings arbeiten möchte, reicht vielleicht ein Schreibtisch ohne separaten Bildschirm. Strom und gutes WLAN reichen aus. Andere Kollegen, die zum Beispiel an großen Dateien arbeiten oder Designs erstellen, benötigen zwangsweise zwei separate Bildschirme. Diese unterschiedliche Ausstattung kann dann über eine Buchungssoftware und entsprechende „Tags“ transparent gemacht werden, zum Beispiel Collaboration-Desk, Focus-Desk etc. Alle Mitarbeiter sollten aber zwangsläufig mit einer guten VOIP-Telefonie auf dem Laptop und einem professionellen Headset ausgestattet werden.

  1. Raum für private Gegenstände einrichten

Im Desk Sharing ist eine Clean-Desk-Policy ein Muss: Alle Mitarbeiter nehmen ihre privaten Gegenstände nach der Arbeit wieder mit oder verstauen sie im Büro. Hier bieten sich Locker an, die idealerweise bequem mit dem Smartphone geöffnet werden können. Nicht jeder Mitarbeiter benötigt einen eigenen Locker. Einige Mitarbeiter benötigen privaten Platz, andere wiederum nicht. Vor der Anschaffung der Locker sollten Sie sich über einen guten Platz zur Aufstellung Gedanken machen. Viele Locker verteilt über die ganze Bürofläche aufzustellen ist nicht ratsam. Besser ist eine zentrale Stelle im Eingangsbereich, um die Locker zu platzieren. Weitere Infos dazu finden Sie in unserem Artikel über die smarten Locker des Herstellers Vecos.

  1. Organisation nicht überregulieren

Auch, wenn Sie eine hochwertige Buchungslösung mit Mitarbeiter-App einführen, Sie sollten die Prozesse nicht überregulieren. Schon zu Beginn festzulegen, wer was wann und wie oft buchen darf ist nicht hilfreich. Setzen Sie besser auf die Selbstorganisation Ihrer Mitarbeiter. Wenn es zu Reibungen kommt, können Sie immer noch regulierend eingreifen. Lediglich sogenannte Block-Buchungen über mehrere Tage und Wochen sollten Sie nicht fördern. Eine „Handtuch-Mentalität“ ist im Desk Sharing nicht geeignet.

  1. DSGVO & IT-Sicherheit beachten

Unbedingt zu beachten sind die Anforderungen an die DSGVO und die IT-Sicherheit. Hier gibt es eine Vielzahl an Themen zu bedenken. Im Projekt empfiehlt sich ein eigener Projektworkshop nur für diese Thematik. Dabei geht es oftmals um Organisatorisches: Kundeninformationen dürfen nicht offen herumliegen. Ausdrucke sollten nur mit PIN-Eingabe ausgelöst werden. Aber auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter müssen beachtet werden. Auslastungsanalysen sind wichtig, sollten aber zwingend im Einklang mit der DSGVO und mit dem Einverständnis der Mitarbeiter durchgeführt werden. Wenn eine Buchungssoftware eingeführt wird, ist eine IT-Enterprise-Lösung absolut empfohlen, die sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integrieren lässt.

Desk Sharing, Activity based Working und Co.: Ihr Modern Workspace mit GMS

Activity based Working, Hot Desking und Desk Sharing funktionieren nicht ohne eine professionelle Planung und die passende Technik. Machen Sie Ihr Büro mithilfe von IoT-Technologie zu einem Modern Workspace und profitieren Sie von den Vorteilen der freien Arbeitsplatzorganisation. GMS ist als erfahrener Full-Service-Anbieter Ihr Ansprechpartner für die Beratung, Planung und Umsetzung von Smart Office– und Smart Building-Lösungen. Gerne unterstützen wir Sie auch im laufenden Betrieb während Ihrer Reise durch die digitale Transformation. Vertrauen Sie auf unser Know-how und kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Experten-Beratung!