Die Einführung von Smart Office Lösungen ist zumeist Neuland für die meisten Unternehmen. Egal, ob Indoor Navigation, smarte Buchungen, die Digitalisierung und Optimierung von Service-Prozessen im Gebäude oder einfache Feedback Panels. Smart Office Technologie und Use-Cases werden aktuell initial implementiert.
Natürlich versprechen sich Unternehmen auch verbesserte wirtschaftliche Parameter, z. B. durch die Optimierung der Arbeitsplätze oder Reduzierung von Energiekosten. Der besondere Fokus liegt heute aber auf der Verbesserung des Erlebnisses der Nutzer im modernen Gebäude. Diese Smart-Building Use Cases werden als Smart Office, Smart Workspace oder Workplace Experience Use Cases beschrieben.
Auch diese Verbesserung des Wohlbefindens ist kein Selbstzweck. Unternehmen wollen sich gegenüber Kunden und Geschäftspartnern innovativ präsentieren und das bessere Wohlbefinden der Mitarbeiter soll Bindung erzeugen und weitere Top-Talente anziehen. Der wesentliche Erfolgsfaktor ist dabei aber die Akzeptanz der neuen Technologien durch die Nutzer.
Die verschiedenen Anwendungen werden den Nutzern zumeist über eine Smartphone App zur Verfügung gestellt. Der wesentliche Vorteil daran ist, dass das Smartphone für viele Nutzer bereits heute als Bedienelement für die unterschiedlichsten Bedürfnisse dient (z. B. Online Banking, Mobile-Payment, Tische in Restaurants buchen etc.).
Eine Smart Office Plattform und App zur Bedienung
Wichtig: achten Sie darauf, dass Sie eine Smart Office Software mit einem modularen Plattform-Ansatz wählen. Es ist frustrierend für die Mitarbeiter, wenn unterschiedliche Apps für verschiedene Anwendungen genutzt werden müssen. Die Smart Office Digitalisierung gehört in eine ganzheitliche App. Allerdings bringt eine einfache App noch keine Downloads und vor allem keine dauerhaften Nutzer, welche die App täglich verwenden.
Der Schlüssel zum Erfolg: Mehrwerte müssen her!
Wer seinen Nutzern gerne über die App die Steuerung von Medien, Jalousien oder der Beleuchtung ermöglichen möchte, sollte vorsichtig sein. Oftmals gibt es für diese Use-Cases vorhandene Bedienelemente (z. B. einen Lichtschalter), die einfach zu steuern sind. So werden die Nutzer keinen Spaß an der App entwickeln. Aus der Erfahrung eignen sich die folgenden Smart Office Use-Cases besonders gut, um die Akzeptanz der Nutzer zu erlangen.
Digitale Zugangskontrolle und Schließsysteme
Die Zugangskontrolle erfolgt in den meisten Büros über Chip-Karten oder ganz klassisch über Schlüssel. Diese Funktionen lassen sich problemlos als Smart Office Anwendung auf das Handy der Nutzer bringen. Mit einem Klick lassen sich dann nicht nur die Schranke zum Gebäude sondern auch die Eingangstüre zum Büro oder auch die Tür zum individuellen „Locker“, für die persönlichen Gegenstände, öffnen.
Video: Sensoren für die Belegungsmessung im Smart Office 📶
Diese digitalen Schließsysteme lassen sich natürlich auch noch parallel mit den herkömmlichen Schlüsselkarten betreiben. Die Nutzer werden aber schnell den Vorteil realisieren und auf die digitale Variante umsteigen.
Komplizierte Schließanlagen mit einer Vielzahl an verschiedenen Schlüsselberechtigungen gehören der Vergangenheit an. Ebenso die Ausgabe von Zutrittskarten. Auch Besucher können temporär als Gast freigeschaltet werden, z. B. für die Tiefgarage.
Digitale Buchungsprozesse
Ein weiterer sehr relevanter Use-Case ist die Buchung von Ressourcen per App zu ermöglichen. Dazu kann der benötigte Arbeitsplatz, der Stellplatz in der Tiefgarage oder auch die Buchung von Konferenzräumen oder Equipment gehören. Da diese Ressourcen von Mitarbeitern täglich benötigt werden, lässt sich die Nutzung der App mit einem echten Mehrwert für den Mitarbeiter verbinden.
Sofern auch mit entsprechender Sensorik gearbeitet wird, lassen sich die Ressourcen ideal optimieren. Sofern der Sensor feststellt, dass nicht zur gebuchten Zeit der Stellplatz, Arbeitsplatz oder Konferenzraum wirklich genutzt wird, kann diese knappe Ressource wieder den anderen Kollegen zur Buchung bzw. auch direkten Nutzung zur Verfügung gestellt werden.
Zusätzliche Mehrwerte im Smart Office schaffen
Sofern Ihre Nutzer die Smart Office App regelmäßig nutzen, können Sie weitere relevante Informationen zur Verfügung stellen und Mehrwerte schaffen. Sie können aktuelle Informationen zu Ihrem Unternehmen oder einen bestimmten Point-of-Interest im Gebäude zur Verfügung stellen. Zu den ganz praktischen Beispielen gehört das aktuelle Menü der Kantine sowie die Information zur aktuellen Wartezeit an der Essensausgabe oder die Tischbelegung im Mitarbeiter-Restaurant.
Der erste Schritt zu uns (und dem Start Ihres Projektes) ist leicht: