Messung der Arbeitsplatzauslastung in Büros mit Smart Office Anwendungen
Die Messung der Auslastung von Arbeitsplätzen war schon vor der Corona-Krise ein wichtiges Thema. Unternehmen wollten wissen, wie oft bestimmte Arbeitsplätze gebucht wurden. Da heute bereits viele Unternehmen auf Open Space und Activity Based Working umgestellt haben, sind die meisten Arbeitsplätze keinen festen Mitarbeitern mehr zugewiesen. Die Messung der Auslastung wird im Englischen auch als Occupancy Tracking oder Desk Tracking bezeichnet.
Sensoren bestimmen die Genauigkeit der Arbeitsplatzauslastungsmessung
Mit Smart Office Software und geeigneten Sensoren ist die Messung der Auslastung problemlos realisierbar. Hier ist entscheidend, welche Genauigkeit durch die Messung erreicht werden soll. Geht es lediglich um Kennwerte, die einen Durchschnitt angeben, können z. B. Infrarot Sensoren oder auch WLAN Tracking Technologien zum Einsatz kommen.
Beim Wunsch nach höherer Genauigkeit, z. B. um die genaue Auslastung pro Arbeitsplatz zu ermitteln, werden andere Sensoren benötigt. Hier bieten sich beispielsweise Temperatur Sensoren an Tischen und Stühlen an. Aber es gibt auch schon Hersteller, die sich nur auf diesen Anwendungsfall spezialisiert haben, z. B. Point Grab.
Bürofläche kann durch Messung der Arbeitsplatzauslastung deutlich optimiert werden
Anhand durchgeführter Messungen, wie z. B. durch Heatmaps, ist ersichtlich, dass in vielen Büros die Fläche deutlich besser genutzt werden kann. Die Einsparungsmöglichkeiten bzw. Optionen zur Nachverdichtung liegen bei durchschnittlich 20-30%. Je nach Branche und Art der Tätigkeit, sind noch deutlich höhere Einsparungen möglich, z. B. bei Organisationen mit hohem Vertriebs- oder Projektfokus mit vielen Kundenterminen.
Arbeitsplatzauslastung in Zeiten von COVID-19
Gerade COVID-19 hat die Relevanz der Arbeitsplatzauslastung nochmals verdeutlicht. Unternehmen müssen Hygienekonzepte einführen und Mindestabstände im Büro einhalten. Hier sind auch Nachweise erforderlich. Mit einer Smart Office Anwendung zur Arbeitsplatzauslastung können diese Daten problemlos zur Verfügung gestellt werden. Mitarbeiter fühlen sich sicher im Büro und Unternehmen setzen Hygienekonzepte ohne großen manuellen Aufwand um.
Datenschutz unbedingt beachten
Wichtig ist, die Aspekte des Datenschutzes zu beachten. Sofern die Auslastung in Büros mit festen, den Mitarbeitern zugewiesenen Arbeitsplätzen erfolgen soll, sind Daten nur in aggregierter Form zulässig.
Wichtig ist es natürlich auch, die Mitarbeiter in die Überlegungen einzubeziehen. Vorbehalte gegen Kontrolle sind sehr stark ausgeprägt und können ein solches Smart Office Projekt schnell gefährden.
Auslastung kann auch in weiteren Bereichen des Gebäudes gemessen werden
Neben Arbeitsplätzen können natürlich auch die Auslastungsdaten für weitere Bereiche in einem modernen Büro erfasst werden. Zum Beispiel für Konferenzräume, offene Bereiche, Kantinen oder auch Parkplätze.
Hier sind natürlich für die verschiedenen Anwendungen wieder andere Sensoren erforderlich.
Der erste Schritt zu uns (und dem Start Ihres Projektes) ist leicht: