Mit Smart Office-Lösungen ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern mehr Kreativität und Effizienz am Arbeitsplatz, sodass Ihr gesamtes Unternehmen davon profitiert. Lernen Sie Ihre Möglichkeiten kennen und überzeugen Sie sich von den zahlreichen weiteren Vorteilen und Anwendungsmöglichkeiten eines Modern Workplace.

Smarte Lösungen für Räume und Gebäude

Die Digitalisierung und damit die Vernetzung der Welt ist in vollem Gange. Das Internet of Things (IoT) ermöglicht es, Alltagsgegenstände miteinander zu vernetzen und somit den Alltag zu erleichtern. Diese intelligenten und digitalen Lösungen halten vor allem im privaten Wohnbereich Einzug: Smarte Heizungen, die per App gesteuert werden; Lichtkonzepte, die auf Präsenz reagieren und Kühlschränke, die automatisch Einkaufslisten erstellen – den Möglichkeiten des Smart Homes sind kaum Grenzen gesetzt. Doch auch Unternehmen wandeln ihre Büros mehr und mehr in Smart Offices und ganze Bürogebäude in Smart Buildings um. Wir erklären Ihnen, was ein Smart Office per Definition überhaupt ist und welche Vorteile ein intelligenter Arbeitsplatz haben kann.

Vorteile und Use Cases Erhalten Sie einen Einblick in die Anwendungsmöglichkeiten  
IoT-Technologie IoT-Sensoren als Schlüssel zum Smart Office  
Smart Building Unendliche Möglichkeiten im vernetzten Gebäude  
Hot Desking Effizienzsteigerung dank flexibler Arbeitsplatzbuchung  
Smart Facility Management Gebäudemanagement leicht gemacht – mit Smart Office-Lösungen  
Covid-19: Sicher ins Büro Kehren Sie zurück ins Büro – mit minimalem Risiko  

Das Smart Office – eine Definition

Das Thema Smart Office wird in allen Branchen und Bereichen zunehmend relevant und beschäftigt immer mehr moderne Unternehmen. Die fortschreitende Digitalisierung macht schließlich auch vor dem Büro nicht Halt – ganz im Gegenteil: In der heutigen Arbeitswelt erwarten Mitarbeiter, dass ihnen ihr Arbeitsplatz ein Maximum an Kreativität und Flexibilität ermöglicht, um produktiv und effizient arbeiten zu können. Im Smart Office finden sie genau diese Bedingungen vor. Hier werden verschiedene Anwendungen miteinander vernetzt und aufeinander abgestimmt, um den Arbeitsalltag so angenehm und sicher wie möglich zu gestalten. Ein Smart Office ist laut Definition also eine Räumlichkeit eines Unternehmens, die mithilfe entsprechender Technologie verschiedene Prozesse erleichtert oder gänzlich automatisiert durchführt, um das Arbeiten effizienter und Unternehmen wirtschaftlicher zu machen. Der Einsatz der Smart Office-Technologien ermöglicht verschiedene Anwendungsfälle (sogenannte Use-Cases) in einer modernen Büro-und Arbeitswelt. Im Smart Office wird Software mit IoT-Sensoren, klassischer IT und oftmals auch der Gebäudeautomation verbunden.

Welche Vorteile bieten Smart Office-Lösungen

Smart Office-Lösungen kommen besonders häufig in neu gestalteten Arbeitsumgebungen mit einem Activity-based Working-Konzept zum Einsatz. Hier stehen die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter im Vordergrund. Entscheidend ist die Bereitstellung einer Arbeitsumgebung, die jeden Mitarbeiter bestmöglich bei der Erledigung seiner Aufgaben unterstützt. In der Regel gibt es keine festen Arbeitsplätze mehr (Desk Sharing) und unterschiedliche Arbeitsbereiche und Meetingräume können einfach per Smart Office-App vom Mitarbeiter gebucht werden. IoT-Sensoren erfassen den Belegungsstatus der Bereiche und liefern zudem verschiedene Informationen, beispielsweise zu Raumtemperatur und Luftqualität. In der Praxis werden die Smart Office-Lösungen Plattformen oft mit weiteren Gebäudefunktionen gekoppelt. So kann der Mitarbeiter zum Beispiel mit seinem Smartphone den Zugang zum Gebäude erhalten, die Lichtsteuerung übernehmen, Jalousien sowie die Medientechnik bedienen.

Daraus resultieren für Sie und Ihr Unternehmen eine Vielzahl an Vorteilen: Durch Smart Offices können Sie etwa die Buchung und Auslastung von Meetingräumen optimieren. Darüber hinaus ermöglichen es intelligente Lösungen, neue Mitarbeiter und Besucher auf dem schnellsten Wege zum entsprechenden Meetingraum zu navigieren. Auch Serviceprozesse, beispielsweise im Facility Management, können effizienter gestaltet werden, da Servicekräfte auf „Knopfdruck“ agieren – routinemäßige und oftmals unnötige Kontrollgänge entfallen. Smart Offices sorgen somit für enorme Zeit- und Arbeitsersparnisse. Durch innovative Lösungen werden Arbeits- und Kommunikationsprozesse optimiert sowie die Kreativität und Produktivität Ihrer Mitarbeiter gesteigert. Auch die Steigerung der Energieeffizienz und die damit einhergehende Kostenminimierung ist für viele Unternehmen ein entscheidender Grund für die Implementierung von Smart Office-Lösungen.

Smart Office Use Cases

Das Smart Office bietet verschiedene Anwendungsmöglichkeiten. In der Praxis haben sich einige Use-Cases als besonders beliebt erwiesen:

  • Information & Kommunikation: MithilfeIn einer Smart Office-App können Sie den Besuchern Ihres Gebäudes wichtige Informationen, wie etwa Anfahrtsbeschreibungen oder aktuelle Sicherheitshinweise, bereits vor dem Eintreffen zur Verfügung stellen. Mittels Chat-Funktionen können die Nutzer in der App kommunizieren und Informationen austauschen
  • Intelligente Buchungen (Smart Parking, Smart Cleaning, Hot Desking): In einer modernen Büroumgebung können Mitarbeiter Konferenzräume, Arbeitsplätze und Parkplätze frei wählen und flexibel per App buchen. Dank IoT-Sensoren wird die Auslastung permanent und zuverlässig gemessen, sodass intelligente Buchungen in Echtzeit möglich sind. Auf diese Weise benötigt nicht jeder Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz und Unternehmen nutzen den verfügbaren Platz effizienter.
  • Indoor Navigation & Positionierung: Die flexible Arbeitsplatzgestaltung und die zunehmende Etablierung des Arbeitens aus dem Homeoffice können im Arbeitsalltag aber auch zu Unklarheiten führen: Wo befinden sich bestimmte Kollegen in diesem Moment? Oder in welchem Konferenzraum findet das Meeting statt? Insbesondere in großen Bürogebäuden dienen Indoor-Navigation und Positionierung zur Orientierung und erleichtern Ihren Mitarbeitern das Auffinden von Personen und Räumen.
  • Zugangskontrolle: Chipkarten und Schlüssel erfordern einen hohen Verwaltungsaufwand und haben im Smart Office ausgedient. Die Zugangskontrolle erfolgt im Smart Office mit dem Smartphone. Hier werden die digitalen Schlüssel mit den jeweiligen Berechtigungen hinterlegt. Mitarbeiter erfreuen sich am hohen Bedienkomfort und auch die Verwaltung wird signifikant erleichtert: Zugangsberechtigungen können einfach über die Smart Office-Software zentral verwaltet werden
  • Gebäudefunktionen & Raumsteuerung: Auch die Steuerung von Funktionen im Gebäude kann über die Smart Office-App erfolgen. Die Anbindung erfolgt in der Regel über Gateways an die Gebäudetechnik. Nutzer können Lichtszenen wählen, Jalousien öffnen oder auch die Medientechnik in Besprechungsräumen steuern. Durch die Positionierungsfunktion wird die Raumsteuerung noch smarter: So bekommen beispielsweise nur Mitarbeiter Zugriff auf die Raumsteuerung eines Raumes, die sich auch tatsächlich darin befinden oder diesen selbst gebucht haben.
  • Intelligentes Gebäudemanagement: In Gebäuden gibt es diverse Services, die auch im Smart Office integriert werden können. Hierzu zählen die Gebäudereinigung, Catering Services oder das technische Facility Management. Nutzer können so zum Beispiel direkt per Smart Office-App eine Störung melden. Aber auch automatisierte Abläufe sind denkbar: Sensoren können die Frequenz der Nutzung bestimmter Bereiche erfassen und automatisch einen Serviceauftrag erteilen, sobald ein Schwellwerte erreicht wurde. Auf diese Weise sparen Sie unnötige Kosten und steigern das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter im Gebäude.
  • Digitale Service Request & Feedbackbutton Das Feedback von Mitarbeitern ermöglicht es, die intelligenten Systeme im Smart Office zu optimieren. Anhand von digitalen Service Requests und Feedback Buttons, kann dieses erfasst werden. Über die strukturierte Auswertung der Daten lassen sich dann Trends ableiten und fortlaufende Verbesserungen erzielen.

Sie sehen: Verschiedene Smart Office-Lösungen sind möglich. In einer strukturierten Planungsphase sollten die für Sie interessanten Optionen ermittelt und ggf. getestet werden. Dazu eignen sich Pilotflächen oder Phasen-Ansätze. Des Weiteren sollte die Belegschaft auf die Einführung von Smart Office-Technologien vorbereitet werden. Eine transparente Kommunikation sowie gezieltes Change-Management helfen dabei, Ängste und Vorbehalte von Mitarbeitern zu reduzieren. Im Zuge der Einführung ist zudem ein Trainingskonzept hilfreich, in dem die neuen Möglichkeiten des Smart Office entdeckt und ausprobiert werden können.

Smart Office mit GMS: Ihr Bedarf bestimmt die Technologie

Wir von GMS sind mit der Planung, Einrichtung und Wartung von Smart Offices vertraut und arbeiten mit führenden Smart Office-Anbietern wie Thing-it, Disruptive Technologies, wtec und EnOcean partnerschaftlich zusammen. Wir verstehen das Smart Office als Dreiklang aus AV-Medientechnik, Collaboration-Lösungen und Sensorik-Themen – wenn diese drei Komponenten exakt aufeinander abgestimmt sind, profitieren Sie von den Vorteilen eines Smart Office.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? GMS ist als erfahrener Full-Service-Anbieter Ihr Ansprechpartner für die Beratung, Planung und Umsetzung von Smart Office-Lösungen. Vertrauen Sie auf unser Know-how und kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Experten-Beratung!

Sie möchten es gerne noch
genauer wissen?

Manchmal bleiben einfach noch Fragen offen, wie zum Beispiel: Was genau kostet eigentlich ein Smart Office, oder ist Smart Office und Smart Building eigentlich das Gleiche? Hier beantworten wir die häufigsten Fragen kurz und bündig – damit Sie ab sofort mitreden können!

Worin unterscheidet sich ein Smart Office vom Smart Building?

Ein Smart Building ist ein ganzheitlich digitalisiertes Bürogebäude. Bei einem Smart Office handelt es sich hingegen um ein intelligentes Büro, das sowohl Teil eines Smart Buildings als auch eines herkömmlichen Gebäudes sein kann. Der Begriff Smart Home meint wiederum ein digitalisiertes Zuhause und ist ebenfalls nicht mit einem Smart Building gleichzusetzen.

Wie wird das Smart Office installiert?

Die Installation eines Smart Office erfordert mehrere aufeinanderfolgende Schritte: Zunächst erfolgt eine Planungsphase, in der der Bedarf anhand Ihrer Zielsetzungen analysiert wird. Darauf folgt die technische Planung Ihres Smart Office. Die Implementierung der Technologie erfordert zum einen die Installation vor Ort und zum anderen die IT-Systemintegration. Im letzten Schritt sollte Ihr Smart Office im laufenden Betrieb begleitet und optimiert werden. Bei GMS erhalten Sie den gesamten Service aus einer Hand – nehmen Sie gerne unsere kostenlose Experten-Beratung in Anspruch!

Wie funktioniert das Störungsmanagement?

Tritt in Ihrem Smart Office eine Störung auf, sollten Sie nicht nur schnell davon erfahren. Vielmehr sollten in kürzester Zeit auch die richtigen Schritte eingeleitet werden, um sie zu beheben. Daher arbeiten wir bei GMS mit einem intelligenten Ticketsystem, dass bei einer Störungsmeldung automatisch die Positionierung innerhalb Ihres Büros erkennt und speichert. Anhand dieser Information können Maßnahmen zur Störungsbehebung automatisch angestoßen werden. Unser smarter Ticketprozess erleichtert Ihnen also nicht nur das Erkennen von Störungen, sondern erspart Ihnen auch Kosten und Aufwand.

Was ist ein Feedback-Button?

Feedback-Button dienen der Bewertung einzelner Räume, Tools oder Angebote in Ihrem Unternehmen durch Mitarbeiter und Besucher. Entweder erfolgt das Feedback über die entsprechende Smartphone-App oder anhand von „echten“ Buttons innerhalb Ihres Smart Office. So kann zum Beispiel die Reinigung einer Toilette per Knopfdruck angefordert (Smart Cleaning), oder auf fehlende Geräte in einem Besprechungsraum aufmerksam gemacht werden.

Was kann mit der App alles gesteuert werden?

Die Workplace-App ermöglicht Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Steuerung diverser Elemente Ihres Büros. So können in jedem Raum etwa Licht, Strom, Internet, Temperatur, Jalousien, Klimaanlage und CO2-Lüfter individuell reguliert werden (Room Control). Auch die Zutrittskontrolle (Access Control) und Indoor-Navigation funktionieren mithilfe der App. Zudem können Ihre Mitarbeiter über das (Firmen-)Smartphone Schließfächer auf-/abschließen (Smart Locker) sowie Parkplätze (Smart Parking) und Arbeitsplätze (Hot Desking [Link auf neue Seite]) reservieren. Die Rechtevergabe funktioniert dabei sehr graduell und Sie entscheiden, welche Personen worauf Zugriff erhalten.

Brauchen Mitarbeiter neue Smartphones?

Da die Workplace-App für Android- und iOS-Geräte verfügbar ist, benötigen Ihre Mitarbeiter in der Regel keine neuen Smartphones. Auch eine etwas eingeschränkte Nutzung der App per Desktop ist möglich, falls keine Firmenhandys zur Verfügung stehen. Darüber hinaus können Displays in den Eingangsbereichen aufgestellt werden, auf denen – auch ohne eigenes Gerät – schnell und einfach Buchungen vorgenommen werden können.