Hot Desking und Desk Sharing mit Implementierungen von GMS

Die Zukunft des Arbeitens ist flexibel, bedürfnisorientiert und aufgabenbezogen: Mit Hot Desking und Activity based Working vermeiden Sie starre Arbeitsplatzregelungen und leere Büros. Doch das funktioniert nur mit professioneller Planung und der richtigen Technologie. Machen Sie Ihr Büro mit unserer Hilfe zu einem Modern Workspace.

Hot Desking und Desk Sharing: Wie funktioniert die freie Arbeitsplatzorganisation?

Die Begriffe Hot Desking und Desk Sharing („gemeinsam einen Schreibtisch benutzen“) meinen die zeitversetzte Mehrfachbenutzung von Büroarbeitsplätzen durch verschiedene Mitarbeiter eines Unternehmens. Die Mitarbeiter haben dabei keinen festen Schreibtisch, sondern wählen täglich selbst aus, von wo aus sie arbeiten. Diese flexible Arbeitsplatzorganisation wird sowohl unter Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern immer beliebter. Allerdings bietet Hot Desking nur dann einen echten Mehrwert, wenn Mitarbeitern keine lange und aufwändige Schreibtisch- und Raumsuche bevorsteht. In einem Smart Office stellt diese Organisationsform kein Problem dar: Die Auswahl und Buchung von Arbeitsplätzen erfolgt unkompliziert per App. Bei Bedarf können sich Mitarbeiter per Indoor-Navigation an ihren Platz leiten lassen.

Activity based Working als Bürokonzept der Zukunft

Hot Desking wird unter anderem bei dem sogenannten Activity based Working angewendet. In diesem Bürokonzept werden feste Arbeitsplätze durch unterschiedliche Arbeitsumgebungen – Modern Workspaces – ersetzt, welche jeweils eine bestmögliche Atmosphäre für verschiedene Aufgaben und Aktivitäten bieten sollen. Die Mitarbeiter wählen ihre Arbeitsplätze im Activity based Working-Konzept demnach aufgabenbezogen und können ihren Platz flexibel wechseln. In Fokus-Räumen und Ruhezonen werden beispielsweise konzentrationsintensive Aufgaben erledigt, während in Telefonzellen oder Kommunikationszonen (digitale) Besprechungen abgehalten und kreative Gruppenaufgaben durchgeführt werden.
Doch was ist, wenn man einen Kollegen im Gebäude sucht oder spontan einen Meetingraum benötigt? Dank IoT-Technologie und der Workplace-App können Sie den Standort Ihrer Kollegen im Smart Building jederzeit abrufen, freie Räume finden und kurzerhand buchen.

Desk Sharing und Activity based Working bedeuten in der Praxis aber auch, dass Mitarbeiter ihre Arbeitsmaterialien, Geräte und persönlichen Gegenstände nicht an einem festen Platz ablegen und dort liegen lassen können. Stattdessen stehen ihnen Smart Locker zur Verfügung – intelligente Selbstbedienungs-Schließfächer, die ebenfalls per App gebucht und gesteuert werden. Das ermöglicht Ihnen nicht nur eine sichere Aufbewahrung, sondern auch eine effiziente Nutzung Ihres Modern Workspace: Ihre Mitarbeiter können persönliche Unterlagen morgens aus dem Smart Locker entnehmen und nach Feierabend dort wieder sicher bis zum nächsten Arbeitstag verstauen. So herrscht stets Ordnung und Ihre Mitarbeiter fühlen sich an allen Arbeitsplätzen jederzeit willkommen.

Ihre Vorteile von Hot Desking und Desk Sharing

Die aktivitätsbezogene und freie Arbeitsplatzorganisation hat zahlreiche Vorzüge und wird nicht ohne Grund immer bekannter und beliebter. Für Ihre Mitarbeiter bieten Hot Desking und Activity based Working im Modern Workspace vor allem mehr Flexibilität, Autonomie und Bedürfnisorientierung. Das kann wiederum die Zufriedenheit am Arbeitsplatz steigern und gleichzeitig die Arbeit selbst effektiver machen. Darüber hinaus sorgen die Ortswechsel durch flexibles Desk Sharing für mehr Vernetzung innerhalb Ihres Unternehmens, wodurch der Austausch unter den Kollegen und der interne Informationsfluss angeregt wird. Auch die Kreativität Ihrer Mitarbeiter kann davon profitieren. Überzeugen Sie sich selbst!

Einer der wichtigsten Vorteile ist außerdem die Optimierung der Flächennutzung und damit verbundene Kostenersparnis: Durch Hot Desking werden ungenutzte und leerstehende Bereiche –etwa durch abwesende Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten oder im Urlaub sind – vermieden. So werden im Vergleich zum festen Arbeitsplatz pro Mitarbeiter Kosten gespart, da insgesamt weniger Büroarbeitsplätze und so auch kleinere Büroflächen benötigt werden. Des Weiteren ermöglicht die IoT-Technologie des Smart Office Ihnen die Messung und Auswertung der Arbeitsplatzauslastung. Das lässt Rückschlüsse auf die jeweilige Beliebtheit der unterschiedlichen Plätze, Räume und Bereiche zu und Sie können die Umgebungen in Ihrem Modern Workspace bei Bedarf individuell an die Nachfrage Ihrer Mitarbeiter anpassen und optimieren.

Ihre Vorteile von Hot Desking und Desk Sharing auf einen Blick:

  • Platz und Kosten sparen
  • Arbeitsplätze optimieren
  • Mitarbeiterzufriedenheit steigern
  • Internen Austausch und Informationsfluss anregen
  • Flexibilität und Kreativität fördern

Gefällt Ihnen der Gedanke, ein eigenes Büro mit allen Annehmlichkeiten zu haben, aber Sie möchten nicht für den Raum und die Ausstattung bezahlen? Oder haben Sie es satt, in einer kleinen Kabine zu sitzen? Dann sind Sie vielleicht an Hot Desking oder Desk Sharing interessiert. In diesem Bereich erfahren Sie, was Hot Desking und Desk Sharing sind, welche Vorteile sie bieten und wie Sie entscheiden können, ob sie für Ihr Unternehmen geeignet sind.

Hot Desking ist eine flexible Arbeitsform, bei der die Mitarbeiter keinen eigenen Arbeitsplatz haben. Stattdessen können sie überall im Büro sitzen, wo ein Platz frei ist. Desk-Sharing ist ein ähnliches Konzept, aber statt einer offenen Sitzordnung werden die Schreibtische bestimmten Mitarbeitern zugewiesen, die sie mit anderen Personen teilen können.

Es gibt mehrere Vorteile von Hot Desking und Desk Sharing, darunter:

  • Geringere Gemeinkosten: Wenn Sie zu Hot Desking oder Desk Sharing wechseln, müssen Sie weniger für Büroflächen oder Möbel bezahlen.
  • Erhöhte Flexibilität: Hot Desking und Desk Sharing können es den Mitarbeitern erleichtern, von zu Hause oder von anderen Orten aus zu arbeiten.
  • Verbesserte Zusammenarbeit: Hot Desking und Desk-Sharing können die Mitarbeiter dazu anregen, mehr miteinander zu kommunizieren, was zu einer besseren Kommunikation und Zusammenarbeit führt.

Wenn Sie Hot Desking oder Desk Sharing für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen, sollten Sie einige Dinge beachten. Erstens müssen Sie genügend Platz für alle Ihre Mitarbeiter haben, um bequem zu sitzen. Zweitens müssen Sie entscheiden, wie Sie die Schreibtische oder Arbeitsplätze zuweisen wollen. Und schließlich müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter mit der Idee der gemeinsamen Nutzung eines Arbeitsplatzes einverstanden sind.

Wenn Sie auf der Suche nach einer Möglichkeit sind, Geld für Büroflächen zu sparen und die Zusammenarbeit zu verbessern, könnte Hot Desking oder Desk Sharing das Richtige für Sie sein. Bevor Sie sich für einen Wechsel entscheiden, sollten Sie jedoch alle damit verbundenen Faktoren berücksichtigen.

IoT und andere Technologien die dies ermöglichen

Der moderne Arbeitsplatz ist im Wandel begriffen. Mit dem Aufkommen neuer Technologien wie dem Internet der Dinge (IoT) sind Unternehmen in der Lage, neue Arbeitsmethoden einzuführen, die die Effizienz und Produktivität verbessern. So sind beispielsweise Hot Desking und Desk Sharing dank der Verbreitung von Geräten wie Smartphones und Tablets jetzt möglich. Diese Technologien ermöglichen es den Mitarbeitern, von überall aus zu arbeiten, egal ob sie sich im Büro oder bei einem Kunden vor Ort befinden. Dank dieser Flexibilität können Unternehmen ihren Büroraum effizienter nutzen und Geld für die Miete sparen.

Mittels Apps und Touchscreen Kiosks können Mitarbeiter und Gäste Informationen abrufen, Orte finden, oder Bereiche reservieren, um Meetings abzuhalten oder einfach an einem Hot Desk Arbeitsplatz zu arbeiten.  Das Desksharing-System kann auch zum Auffinden von Personen und Geräten verwendet werden. Sie müssen nicht mehr nach dem Büro einer bestimmten Person suchen, sondern können einfach in der App nachsehen, welchen Arbeitsplatz sie gerade benutzt.

Technologie die Hot Desking unterstützt

Mit Hilfe von Sensoren und Cloud-Technologie können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern jetzt Hot Desk ermöglichen. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter von jedem Computer im Büro aus arbeiten können, sofern sie sich mit ihren persönlichen Anmeldedaten angemeldet haben. Nach dem Einloggen können die Mitarbeiter auf ihre persönlichen Desktop-Einstellungen, Dokumente und E-Mails zugreifen. Dies ermöglicht eine flexiblere und kooperativere Arbeitsumgebung.

Technologie die Desk Sharing unterstützt

Desksharing wird durch eine Technologie ermöglicht, die es den Mitarbeitern erlaubt, von jedem Computer im Büro aus auf ihre Arbeitsplätze zuzugreifen. Diese Technologie ermöglicht es den Mitarbeitern auch, ihre Arbeit in der Cloud zu speichern, so dass sie von zu Hause oder unterwegs weiterarbeiten können. Die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen bietet mehrere Vorteile, darunter mehr Flexibilität, geringere Immobilienkosten und oft sogar eine bessere Arbeitsmoral und Workplace Experience.

Praxis und Kultur

Die technischen Lösungen zu etablieren ist tatsächlich nur ein Teil eines Hot Desking oder Desk Sharing Projekts. Imperativ für eine gute Umsetzung und eine möglichst hohe Adaptionsrate ist das die Technik einwandfrei funktioniert und sowohl schnell als auch einfach zu bedienen ist. Darüber hinaus gibt es aber noch weitere Herausforderungen, bei denen wir Sie gerne begleiten würden während Ihrer Reise durch die digitale Transformation.

Einer der wichtigsten Faktoren, die bei der Einführung einer Hot-Desking- oder Desk-Sharing-Lösung zu berücksichtigen sind, ist die Praxis und Kultur Ihres Unternehmens. Damit diese neuen Lösungen erfolgreich sind, müssen die Mitarbeiter mit ihnen vertraut sein. Es gibt ein paar Dinge, die Sie tun können, um die Umstellung zu erleichtern.

Stellen Sie zunächst sicher, dass alle Mitarbeiter mit dem neuen System vertraut sind und wissen, was es mit sich bringt. Erklären Sie, wie es funktioniert, und beantworten Sie alle Fragen, die die Mitarbeiter haben. Legen Sie dann Grundregeln für die Nutzung des neuen Systems fest. So können Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die Erwartungen verstehen und das System angemessen nutzen. Ermutigen Sie schließlich die Mitarbeiter, das neue System auszuprobieren und ihnen Feedback zu geben. So stellen Sie sicher, dass alle mit der Umstellung zufrieden sind und dass etwaige Probleme schnell gelöst werden können.

Mit ein wenig Planung und Kommunikation können Sie eine Hot-Desking- oder Desk-Sharing-Lösung in Ihrem Unternehmen erfolgreich einführen. Diese Lösungen können viele Vorteile bieten, aber nur, wenn sie richtig eingesetzt werden. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, sich mit der Technologie vertraut zu machen und Grundregeln aufstellen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter die Vorteile dieser neuen Lösungen nutzen können.

Außerdem ist es wichtig viele Datenpunkte zu erhalten, welche dazu dienen zu messen, wie gut die Lösung angenommen wird und was man eventuell noch optimieren kann. Dies kann zum einen ein simpler Wert sein im System den man als Experiment einmal anpasst, aber es kann auch ein komplexer Prozess oder eine Automation sein, um entweder die Workplace Experience zu optimieren oder um Ressourcen zu schonen.

Modern Workspace mit GMS: Ihr Bedarf bestimmt die Technologie

Activity based Working, Hot Desking und Desk Sharing funktionieren nicht ohne eine professionelle Planung und die passende Technik. Machen Sie Ihr Büro mithilfe von IoT-Technologie zu einem Modern Workspace und profitieren Sie von den Vorteilen der freien Arbeitsplatzorganisation. GMS ist als erfahrener Full-Service-Anbieter Ihr Ansprechpartner für die Beratung, Planung und Umsetzung von Smart Office– und Smart Building-Lösungen. Vertrauen Sie auf unser Know-how und kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Experten-Beratung!