Hot Desking und Desk Sharing mit Implementierungen von GMS

Die Zukunft des Arbeitens ist flexibel, bedürfnisorientiert und aufgabenbezogen: Mit Hot Desking und Activity based Working vermeiden Sie starre Arbeitsplatzregelungen und leere Büros. Doch das funktioniert nur mit professioneller Planung und der richtigen Technologie. Machen Sie Ihr Büro mit unserer Hilfe zu einem Modern Workspace.

Hot Desking und Desk Sharing: Wie funktioniert die freie Arbeitsplatzorganisation?

Die Begriffe Hot Desking und Desk Sharing („gemeinsam einen Schreibtisch benutzen“) meinen die zeitversetzte Mehrfachbenutzung von Büroarbeitsplätzen durch verschiedene Mitarbeiter eines Unternehmens. Die Mitarbeiter haben dabei keinen festen Schreibtisch, sondern wählen täglich selbst aus, von wo aus sie arbeiten. Diese flexible Arbeitsplatzorganisation wird sowohl unter Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern immer beliebter. Allerdings bietet Hot Desking nur dann einen echten Mehrwert, wenn Mitarbeitern keine lange und aufwändige Schreibtisch- und Raumsuche bevorsteht. In einem Smart Office stellt diese Organisationsform kein Problem dar: Die Auswahl und Buchung von Arbeitsplätzen erfolgt unkompliziert per App. Bei Bedarf können sich Mitarbeiter per Indoor-Navigation an ihren Platz leiten lassen.

Activity based Working als Bürokonzept der Zukunft

Hot Desking wird unter anderem bei dem sogenannten Activity based Working angewendet. In diesem Bürokonzept werden feste Arbeitsplätze durch unterschiedliche Arbeitsumgebungen – Modern Workspaces – ersetzt, welche jeweils eine bestmögliche Atmosphäre für verschiedene Aufgaben und Aktivitäten bieten sollen. Die Mitarbeiter wählen ihre Arbeitsplätze im Activity based Working-Konzept demnach aufgabenbezogen und können ihren Platz flexibel wechseln. In Fokus-Räumen und Ruhezonen werden beispielsweise konzentrationsintensive Aufgaben erledigt, während in Telefonzellen oder Kommunikationszonen (digitale) Besprechungen abgehalten und kreative Gruppenaufgaben durchgeführt werden.
Doch was ist, wenn man einen Kollegen im Gebäude sucht oder spontan einen Meetingraum benötigt? Dank IoT-Technologie und der Workplace-App können Sie den Standort Ihrer Kollegen im Smart Building jederzeit abrufen, freie Räume finden und kurzerhand buchen.

Desk Sharing und Activity based Working bedeuten in der Praxis aber auch, dass Mitarbeiter ihre Arbeitsmaterialien, Geräte und persönlichen Gegenstände nicht an einem festen Platz ablegen und dort liegen lassen können. Stattdessen stehen ihnen Smart Locker zur Verfügung – intelligente Selbstbedienungs-Schließfächer, die ebenfalls per App gebucht und gesteuert werden. Das ermöglicht Ihnen nicht nur eine sichere Aufbewahrung, sondern auch eine effiziente Nutzung Ihres Modern Workspace: Ihre Mitarbeiter können persönliche Unterlagen morgens aus dem Smart Locker entnehmen und nach Feierabend dort wieder sicher bis zum nächsten Arbeitstag verstauen. So herrscht stets Ordnung und Ihre Mitarbeiter fühlen sich an allen Arbeitsplätzen jederzeit willkommen.

Ihre Vorteile von Hot Desking und Desk Sharing

Die aktivitätsbezogene und freie Arbeitsplatzorganisation hat zahlreiche Vorzüge und wird nicht ohne Grund immer bekannter und beliebter. Für Ihre Mitarbeiter bieten Hot Desking und Activity based Working im Modern Workspace vor allem mehr Flexibilität, Autonomie und Bedürfnisorientierung. Das kann wiederum die Zufriedenheit am Arbeitsplatz steigern und gleichzeitig die Arbeit selbst effektiver machen. Darüber hinaus sorgen die Ortswechsel durch flexibles Desk Sharing für mehr Vernetzung innerhalb Ihres Unternehmens, wodurch der Austausch unter den Kollegen und der interne Informationsfluss angeregt wird. Auch die Kreativität Ihrer Mitarbeiter kann davon profitieren. Überzeugen Sie sich selbst!

Einer der wichtigsten Vorteile ist außerdem die Optimierung der Flächennutzung und damit verbundene Kostenersparnis: Durch Hot Desking werden ungenutzte und leerstehende Bereiche –etwa durch abwesende Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten oder im Urlaub sind – vermieden. So werden im Vergleich zum festen Arbeitsplatz pro Mitarbeiter Kosten gespart, da insgesamt weniger Büroarbeitsplätze und so auch kleinere Büroflächen benötigt werden. Des Weiteren ermöglicht die IoT-Technologie des Smart Office Ihnen die Messung und Auswertung der Arbeitsplatzauslastung. Das lässt Rückschlüsse auf die jeweilige Beliebtheit der unterschiedlichen Plätze, Räume und Bereiche zu und Sie können die Umgebungen in Ihrem Modern Workspace bei Bedarf individuell an die Nachfrage Ihrer Mitarbeiter anpassen und optimieren.

Ihre Vorteile von Hot Desking und Desk Sharing auf einen Blick:

  • Platz und Kosten sparen
  • Arbeitsplätze optimieren
  • Mitarbeiterzufriedenheit steigern
  • Internen Austausch und Informationsfluss anregen
  • Flexibilität und Kreativität fördern

Modern Workspace mit GMS: Ihr Bedarf bestimmt die Technologie

Activity based Working, Hot Desking und Desk Sharing funktionieren nicht ohne eine professionelle Planung und die passende Technik. Machen Sie Ihr Büro mithilfe von IoT-Technologie zu einem Modern Workspace und profitieren Sie von den Vorteilen der freien Arbeitsplatzorganisation. GMS ist als erfahrener Full-Service-Anbieter Ihr Ansprechpartner für die Beratung, Planung und Umsetzung von Smart Office– und Smart Building-Lösungen. Vertrauen Sie auf unser Know-how und kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Experten-Beratung!