Wie sich Unternehmen auf hybride Arbeitsumgebungen einstellen: Desk-Sharing wird weniger relevant

Wie sich Unternehmen auf hybride Arbeitsumgebungen einstellen - Desk-Sharing wird weniger relevant

 

Desk-Sharing-App? Kein Problem. Gibt’s im App Store und geht direkt los. Aber führt das immer zum Ziel? Der hybride Arbeitsplatz ist für viele Unternehmen zur neuen Normalität geworden, da die Mitarbeiter von Heimarbeitsplätzen und anderen Standorten aus arbeiten. In diesem neuen Modell verliert die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen aus vielen Gründen zunehmend an Bedeutung. Die Unternehmen stellen fest, dass sie zu viele Arbeitsplätze haben, und da viele Mitarbeiter nach der Pandemie nicht mehr ins Büro zurückkehren, ist die Buchung eines Arbeitsplatzes eine zusätzliche Hürde.

 

Inhalt:

 

Andererseits ist die Buchung von Besprechungsräumen für viele Unternehmen nach wie vor eine Notwendigkeit – was jedoch eine eigene Herausforderung für die Verwaltung einer knappen Ressource darstellt. Um den hybriden Arbeitsplatz effizienter und angenehmer für die Mitarbeiter zu gestalten, werden Smart Buildings immer beliebter, weil sie Orientierung bieten und eine bessere Zusammenarbeit unterstützen. Smart Buildings ermöglichen es Unternehmen, einfach zu verwalten, wer im Büro ist und welche Ressourcen jetzt und später zur Verfügung stehen.

Wie hat sich das entwickelt?

Der Aufstieg des hybriden Arbeitsplatzes wurde durch die beschleunigte digitale Transformation, die viele Unternehmen in den letzten Jahren erlebt haben, vorangetrieben. Da die Unternehmen nach Möglichkeiten suchen, die Produktivität zu steigern und die Kosten zu senken, ist die Telearbeit zu einer attraktiven Option geworden, da sie die meisten Mitarbeiter von der Notwendigkeit entbindet, ins Büro zu kommen. Durch eine kovide Beschleunigung der digitalen Transformation wurden viele langfristige Aspekte allerdings nicht immer beachtet oder konnten nicht rechtzeitig berücksichtigt werden.

Wir finden uns also wieder in einer Situation, in der wir zwar problemlos eine schlichte Arbeitsplatzbuchungs-App im App Store runterladen können, aber tendenziell keine Knappheit an Arbeitsplätzen haben, welche eine solche reine Desk-Sharing App mehr oder weniger, je nach Funktionsumfang, überflüssig macht. Das aktuelle Problem ist in vielen Büros ganz anders definiert und muss nicht nur differenziert betrachtet, sondern auch nachhaltig angegangen werden, um die Arbeitsplatz-Erfahrung der Belegschaft so optimal wie möglich zu gestalten.

Flexible Arbeitsmodelle haben einen erheblichen Einfluss auf die Anforderungen an Gebäudemanagement-Software. In einer traditionellen Büroumgebung konnten die Mitarbeiter mit Hilfe von Apps für die Schreibtischreservierung ihre Schreibtische im Voraus reservieren. Mit dem Aufkommen flexibler Arbeitsmodelle und der Tatsache, dass immer mehr Mitarbeiter dazu ermutigt werden, von zu Hause oder anderen Orten aus zu arbeiten, verlieren diese Apps jedoch an Bedeutung. Stattdessen wenden sich Unternehmen intelligenter Gebäudemanagement-Software zu, mit der sie ihre Ressourcen und Belegungsgrade besser verwalten können, um eine sichere und komfortable Arbeitsumgebung für alle zu gewährleisten.

Warum ist es relevant, die Workplace Experience zu optimieren?

Mit der zunehmenden Verbreitung des Konzepts des hybriden Arbeitens wird es für Unternehmen immer wichtiger, den Arbeitsplatz zu optimieren. Dazu gehört, dass die Mitarbeiter einen reibungslosen Übergang zurück ins Büro haben und sich in ungewohnten Umgebungen leicht zurechtfinden können. Das bedeutet auch, dass häufige Probleme wie das Nichterscheinen in Besprechungsräumen gelöst werden müssen, dass ein Gemeinschaftsgefühl geschaffen wird und insgesamt eine gute Erfahrung im Arbeitsalltag.

Smart Buildings und digitale Retrofits können für viele dieser Aspekte eine Lösung darstellen, da sie eine effizientere und produktivere Art der Ressourcen- und Personalverwaltung bieten.  Intelligente Gebäudefunktionen wie automatische Raumbuchung, digitale Wegweisung und berührungslose Zugangskontrolle können es den Mitarbeitern erleichtern, sich in unbekannten Gebäuden zu orientieren, Kollegen oder Ressourcen schnell zu finden und effizient zusammenzuarbeiten. Der Mehrwert skaliert jedoch über einzelne Use Cases hinaus.

One-Stop-Shop: gute Sache oder Schnee von gestern?

Während verschiedene Geister nach wie vor für den B2C-Bereich versuchen eine Mega-App für alles zu schaffen, ist ein ähnlicher Trend bereits seit einigen Jahren im B2B-Umfeld zu sehen. Konsolidierung von technischen Diensten und Lösungen ist spätestens seit der Cloud Teil der Strategie von vielen internationalen Organisationen. Abgesehen vom möglichen Vendor-Lock-In, überwiegen meist die Vorteile für eine Konsolidierung auf dem Tisch der CIOs und CTOs.

 

Desk Sharing Apps reichen vielleicht nicht aus - Smart Building Team

 

Interessant hierbei ist, dass viele Use Cases, die den Modern Workplace betreffen, gar nicht von den Nutzern direkt bedient werden sollen. Der optimale Mehrwert entsteht oft durch Automationen und das Erreichen von Zielen, ohne dass ein direktes Einwirken von Mitarbeitern überhaupt notwendig wird. Darüber hinaus besteht im Smart Building trotzdem die Möglichkeit, Nutzern je nach ihrer Rolle auch Rechte zuzuweisen, um Informationen abzufragen oder mit dem Arbeitsplatz bzw. den Kollegen zu interagieren.

Was sagen die bekannten Daten aus?

Laut eines Artikels von M.O.O.CON ist bekannt, dass in Zukunft 73 Prozent der Mitarbeiter planen, ihre Arbeit remote und flexibel zu erledigen. Aufgrund der Pandemie sind virtuelle Meetings und digitale Teamarbeit notwendige Teile unseres Arbeitslebens geworden. Das Büro ist nicht mehr so wichtig wie früher für Wissensarbeit, da produktives Arbeiten von überall aus möglich ist, sofern die IT-Ausstattung stimmt. Um leistungsfähig, kreativ und zufrieden zu sein, benötigen Menschen soziale Interaktion und deshalb möchten 67 Prozent der Angestellten trotz der Vorteile des Homeoffice mehr persönliche Zusammenarbeit. Die größte Herausforderung für Unternehmen besteht darin, die Gleichzeitigkeit und die Unterschiede zwischen den beiden Welten zu bewältigen.

Da der hybride Arbeitsplatz immer beliebter wird, ist es klar, dass Unternehmen ihre Strategien und Ressourcen anpassen müssen, um diesem neuen Modell gerecht zu werden. Die Idee der gemeinsamen Nutzung von Schreibtischen verliert an Bedeutung, da die Mitarbeiter von unterwegs aus arbeiten können, was bedeutet, dass die Unternehmen zu viele Arbeitsplätze haben, die nicht genutzt werden. Die Buchung von Besprechungsräumen ist zwar nach wie vor eine Notwendigkeit, aber diese werden ebenfalls zu knappen Ressourcen. Intelligente Gebäude können eine Lösung für diese Herausforderungen bieten, indem sie es den Unternehmen ermöglichen, zu steuern, wer sich jetzt und später im Büro aufhält, und gleichzeitig Orientierungshilfen zu geben und eine bessere Zusammenarbeit zu ermöglichen. Unternehmen, die sich diese neue Technologie zu eigen machen, werden besser auf die Zukunft der Arbeit vorbereitet sein.

Was sind die Herausforderungen für ein Desk-Sharing-Modell?

Nehmen wir uns einen Moment Zeit und beleuchten hierzu einige Unterpunkte, die von unseren Kunden oft angesprochen werden.

Wer ist morgen im Büro?

Das Modell der gemeinsamen Nutzung von Schreibtischen ist zwar in vielen Unternehmen immer noch weit verbreitet, verliert aber mit dem Aufkommen der Hybridarbeit an Bedeutung. Eine der größten Herausforderungen besteht darin, dass es schwierig ist, zu steuern, wer an einem bestimmten Tag im Büro ist. Lohnt es sich beispielweise ins Büro zu kommen, wenn mein komplettes Team an diesem Tag von zu Hause oder unterwegs arbeitet?

Wohl eher nicht. Daher ist eine der primären Ansätze hierzu, sich auf mehr als eine reine App zu konzentrieren, welche lediglich Buchungen von Arbeitsplätzen verwaltet. Eine solche App sollte Teil einer holistischen Workplace Experience sein und Nutzern Einsicht geben darüber, wer wann wo und wie arbeitet, um darauf basierend zu entscheiden, wie man an einem Tag am produktivsten zusammenarbeiten kann.

Wo finde ich was?

Ein weiterer wichtiger Punkt, der manchmal vergessen wird, ist die Orientierung und Navigation in Offices, in denen man sich (noch) nicht so gut auskennt. Schön wenn man in einer Buchungs-App einen Schreibtisch oder einen Meetingraum reserviert hat, aber wie kommt man denn jetzt dort hin? Vielleicht kennen Sie ja das Gefühl auch und haben sich in diesem Moment eine Art Google Maps für Innenräume gewünscht.

 

Smart Building Büro mit Desk Sharing Option

 

Auch wenn es um andere Points-of-Interest (POI) geht und nicht um den Schreibtisch, kann diese Navigationsfunktion viele Minuten Sucherei ersparen und einer Person die richtigen Informationen für die jeweilige Position zur Verfügung stellen. Solche Funktionen helfen Mitarbeitern, sich auch in ungewohnten Umgebungen zurechtzufinden und sind nicht nur für Gäste ein tolles Feature als Teil einer Workplace Experience App und Lösung.

Die No-Show-Problematik

Das Nichterscheinen (oder „No-Show“) ist eines der häufigsten Probleme, wenn es um die Erfahrung am Arbeitsplatz geht. Ein Nichterscheinen liegt vor, wenn jemand einen Besprechungsraum bucht und dann nicht erscheint, oder es versäumt, die Buchung im Voraus zu stornieren. Dies kann für Unternehmen zu erheblichen Störungen führen, was wiederum Produktivitätsverluste, verschwendete Ressourcen und zusätzliche Kosten zur Folge hat. Das Problem ist besonders akut für hybride Teams, in denen die Mitarbeiter an verschiedenen Orten arbeiten und nicht immer in der Lage sind, die Buchung eines Besprechungsraums zu stornieren.

Smart Buildings können hier Abhilfe schaffen, indem sie Benachrichtigungen verschicken, wenn ein Besprechungsraum gebucht, aber nicht genutzt wird, so dass Unternehmen ihre Ressourcen schnell entsprechend anpassen können. Alternativ können auch andere Arten von Automationen angewendet werden, welche zum Beispiel die Buchung eigenständig wieder freigeben, sofern sich keine Personen innerhalb von einem bestimmten Zeitraum im Meetingraum einfinden.

Verschiedene Arten von Zusammenarbeit

Unternehmen können ein attraktives Büroumfeld schaffen, ohne auf die Vorteile von Hybrid Work oder Home-Office verzichten zu müssen. Zu diesem Zweck sollten sie sich darauf konzentrieren, ein sicheres und flexibles Arbeitsumfeld zu schaffen, das die Zusammenarbeit fördert und den Gemeinschaftssinn betont. Zu den Annehmlichkeiten, die die Mitarbeiter schätzen, gehören der Zugang zu natürlichem Licht, bequeme Möbel, ergonomische Arbeitsplätze und Pausenbereiche.


Video: Sensoren für die Belegungsmessung im Smart Office 📶

Intelligente Gebäudelösungen können dazu beitragen, diese Annehmlichkeiten zu erleichtern und einen effizienteren und produktiveren Arbeitsplatz zu schaffen. Durch die Nutzung von datengestützten Erkenntnissen über die Büroumgebung können Unternehmen wertvolle Informationen darüber gewinnen, wie ihre Mitarbeiter Raum und Ressourcen nutzen und wie sie am liebsten arbeiten. Diese Erkenntnisse ermöglichen es Unternehmen, sinnvolle Strategien zu entwickeln, die das Arbeitsumfeld für alle verbessern.

Kein Büro ist auch keine Lösung

Hybride Arbeitsformen, bei denen die Mitarbeiter zwischen der Arbeit im Büro und an entfernten Standorten wechseln, werden immer beliebter. Auch wenn die Abschaffung des Büros für viele Unternehmen eine attraktive Option zu sein scheint, ist es wichtig, die potenziellen Nachteile eines solchen Schrittes zu bedenken.

Erstens bietet die Telearbeit zwar vielen Mitarbeitern Komfort und Flexibilität, aber es gibt auch einige potenzielle Nachteile, wie z. B. eine eingeschränkte persönliche Zusammenarbeit, eine geringere Arbeitsmoral und Schwierigkeiten bei der Kontaktaufnahme mit Kollegen. Außerdem kann das Fehlen eines physischen Arbeitsplatzes zu einem Gefühl der Isolation bei Mitarbeitern führen, die von sozialen Kontakten während ihres Arbeitstages profitieren würden.

Zweitens sollten Unternehmen bedenken, wie sich eine vollständig virtuelle Arbeitsweise auf ihre Kultur und die Erfahrungen ihrer Mitarbeiter auswirken könnte. Ohne ein physisches Büro fällt es Unternehmen oft schwer, ein Umfeld zu schaffen, das Zusammenarbeit und Kameradschaft fördert. Die Atmosphäre am Arbeitsplatz kann dazu beitragen, die Mitarbeiter zu engagieren und sie zu Höchstleistungen zu motivieren.

 

Modern Workplace - GMS - In der Nähe von Frankfurt - Smart Building Lösungen

 

Laut einem Bericht von McKinsey haben die meisten Befragten –etwa 40 % – ihren aktuellen Job wegen den Möglichkeiten zum flexiblen Arbeiten angenommen.  Dies zeigt, wie wichtig es ist, ein effizientes, produktives und unterstützendes Umfeld zu schaffen, um Spitzenkräfte zu gewinnen. Im Zuge des Wandels der Arbeitswelt müssen Unternehmen Lösungen finden, die nicht nur für ihren Betrieb sinnvoll sind, sondern auch für die Zufriedenheit und das Engagement ihrer Mitarbeiter sorgen. Frei übersetzt wird hier zum Thema „Sticky Workplace“ beschrieben, „Unternehmen könnten neue Arten der Planung, Personalbesetzung und Innovation bei der Einstellung einführen. Beispielsweise könnten sie eine Mittagsschicht für Mitarbeiter einführen oder Menschen die Möglichkeit geben, ihre eigenen Teams für Projekte zu bilden, anstatt sie vorgefertigten Gruppen zuzuweisen. Ein Einzelhändler hat seinen Bewerbungsprozess für neue Kandidaten vereinfacht, um die Einstellungszeit zu verkürzen und seine Arbeitskräfte schnell zu erweitern. Andere Unternehmen könnten Bewerbern ermöglichen, Rollen für einen begrenzten Zeitraum zu testen oder potenzielle Kollegen in den Bereichen des Unternehmens direkt zu interviewen, die sie am meisten interessieren.“

Schließlich ist es für Unternehmen wichtig, die Auswirkungen von Desk-Sharing- oder Hot-Desking-Richtlinien zu bewerten. Hybride Modelle können in Bezug auf Sicherheit, Platzmanagement und Ressourcenverfügbarkeit Herausforderungen mit sich bringen. Unternehmen sollten auch die Kosteneinsparungen in Betracht ziehen, die mit solchen Maßnahmen verbunden sind – insbesondere für diejenigen, die bereits einen Überschuss an Arbeitsplätzen haben.

Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein ist mehr als nur Marketing

Smart Buildings sind ein hervorragendes Instrument zur Verringerung des ökologischen Fußabdrucks eines Unternehmens. Durch die Nutzung von datengestützten Erkenntnissen können intelligente Gebäude den Energieverbrauch optimieren und Ressourcen effizienter nutzen. Plattformen können zum Beispiel die Temperatur automatisch an die Belegung anpassen oder die Beleuchtung so planen, dass sie ausgeschaltet wird, wenn das Büro leer ist. Allein dadurch lassen sich die Energiekosten und CO2-Emissionen reduzieren und gleichzeitig die Nachhaltigkeitsbilanz des Unternehmens verbessern.

Smart Buildings, die durch maschinelles Lernen (ML oder Machine Learning) unterstützt werden, bieten viele Vorteile, die über einfache Bürobuchungen hinausgehen. ML-gesteuerte Algorithmen können Muster in der Raumnutzung und -belegung erkennen, so dass Unternehmen ihre Ressourcen optimieren und Energiekosten senken können. Der flexible Charakter der Hybridarbeit bietet den Unternehmen sowohl Chancen als auch Herausforderungen. Jedoch wenn Unternehmen sich die Zeit nehmen, ihre Büroumgebung zu bewerten und intelligente Gebäudelösungen zu nutzen, können sie einen Arbeitsplatz schaffen, der nicht nur ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht, sondern auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördert. Ein solcher Ansatz ist sowohl der Belegschaft wichtig als auch Teil der Werte von vielen der wichtigsten Unternehmen auf der Welt.

Zusammenfassung

Der Wert der Optimierung des Arbeitsplatzes für Unternehmen geht über die einzelnen Anwendungsfälle hinaus. Smart Building Use Cases wie automatische Raumbuchung, digitale Wegweisung und berührungslose Zugangskontrolle sorgen nicht nur für einen reibungsloseren Übergang zurück ins Büro, sondern können auch die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team verbessern. Dies fördert nicht nur die Arbeitsmoral der Mitarbeiter, sondern erhöht auch die Produktivität. Darüber hinaus können Unternehmen mit innovativen Lösungen wie Echtzeit-Belegungsanalysen wertvolle Erkenntnisse darüber gewinnen, wie ihre Mitarbeiter das Büro nutzen, und fundierte Entscheidungen zur Optimierung der Raumnutzung treffen.

Jede Person denkt und fühlt „Arbeit“ anders und jedes Unternehmen ist, kulturell gesehen, die Summe aller Individuen. Es gibt also per Definition keinen optimalen Weg, der für alle passt. Jedoch ähneln sich viele Aspekte, und auch wenn nicht jeder Aspekt für alles und jeden anwendbar ist, gilt es jedoch, diese Punkte genau zu betrachten, auch wenn man sich später dazu entscheidet, den Fokus für die Workplace Experience an einem anderen Punkt zu setzen. Der moderne Arbeitsplatz wird noch für einige Zeit eine Mischung aus physischer und digitaler Umgebung sein. Unternehmen, die sich diesem Wandel mit intelligenten Gebäudetechnologien stellen, sorgen dafür, dass ihre Mitarbeiter einen reibungslosen Übergang zurück ins Büro und ein verbessertes Gesamterlebnis am Arbeitsplatz haben. Damit haben Sie die Nase vorn, wenn es um eine langfristig erfolgreiche Strategie für hybrides Arbeiten geht – und darüber hinaus.

 

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