Das Smart Office bietet zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten und Use Cases, mit denen Unternehmen unter anderem ihre Effektivität und Produktivität steigern können. Als eine der wichtigsten Lösungen bietet das Smart Facility Management die Möglichkeit, die Bewirtschaftung von Gebäuden zu optimieren und zu verbessern, beispielsweise durch Smart-Cleaning, Smart-Parking oder ähnliche Einsatz-Szenarien.

Die Steuerung erfolgt „BYOD“ mittels Smartphone-App

Voraussetzung für das digitale Facility Management sind intelligente Sensoren, beispielsweise die Desk Tracker von Disruptive Technologies oder EnOcean, welche z.B. Präsenz-, Bewegungs- und Wärmedaten aufzeichnen und nutzbar machen. Verbunden werden die smarten Technologien in der Regel mit einer einheitlichen Software-Plattform. Über die Software werden erforderliche Auswertungen in Dashboards visualisiert, die einzelnen Anwendungen konfiguriert und die Funktionsbereitschaft der einzelnen Hardware-Komponenten überwacht.

Die Nutzer bekommen eine App fürs Smartphone, um die wichtigsten Funktionen immer direkt und jederzeit mit dem eigenen Gerät steuern zu können (BYOD-Ansatz, „bring your own device“). So können Mitarbeiter beispielsweise freie Arbeitsplätze oder Parkplätze buchen und reservieren. Die Indoor-Navigation führt Anwender direkt zu gewünschten Orten im Gebäude. Auch die Basis-Funktionen in Konferenzräumen können mittels App gesteuert werden. Zusätzlich kann die Interkation mit dem Gebäude über Bedien- und Feedback-Panels erleichtert werden.

Wie soll der Betrieb im Smart-Building erfolgen?

Wenn Sie sich in Ihrem Unternehmen mit der Einführung von Smart Building-Technologien beschäftigen, sollten Sie bereits während der Planungsphase eine Antwort auf die wichtige Frage erarbeiten, wie der Betrieb in Ihrem Smart Office erfolgen soll.

Im besten Fall können die herkömmlichen Facility Management-Strukturen beibehalten werden. Viele traditionelle Aufgaben ändern sich auch im intelligenten Gebäude nicht grundlegend, sondern werden nur in optimierter Form strukturiert. Reinigungen beispielsweise werden nicht mehr turnusmäßig, sondern nur noch bedarfsorientiert ausgeführt. Für eine Vielzahl an Tätigkeiten sind herkömmliche Facility Management-Dienstleister allerdings nicht ausreichend qualifiziert. Hier muss ein spezialisiertes Betriebs-Know-how aufgebaut oder extern eingekauft werden. Zu den wichtigsten Themen gehören die folgenden Aufgaben:

  • Bereitstellung eines Service, um die Soft- und Hardware des Smart Building zu betreuen
  • Bearbeitung von Anwenderproblemen
  • Remote-Monitoring der Soft- und Hardware
  • Nachverfolgung von Störungen
  • Lösung technischer Probleme
  • Anpassung der Konfigurationen bei Änderungen der Gebäudestruktur
  • Vor-Ort Support bei weitgehenden Hardware-Störungen

Digitales Facility Management etablieren

Je nach Komplexität und Größe des smarten Gebäudes sollten Sie ein eigenes Betriebskonzept für das digitale Facility Management aufsetzen. Neben einheitliches Servicemerkmalen (z.B. Servicezeiten und Qualitäten) sollten messbare SLA (Service Level Agreements) abgeschlossen werden, um die kontinuierliche Service-Erbringung zu bewerten. Sofern das Smart Facility Management mit internen Mitarbeitern ausgeführt werden soll, ist ein Schulungskonzept für die Kollegen unerlässlich. Wichtig ist auch, eine realistische Bewertung der Aufwände vorzunehmen. Oftmals sind die erforderlichen Leistungen deutlich mehr als ein „Nebenjob“.

Falls die Leistungen an einen externen Dienstleister ausgelagert werden sollen, ist vor allem auf die bestehende Service-Struktur zu achten. Es sollten belegbare Qualitätsmerkmale, wie z.B. ISO Zertifizierungen (insbesondere ISO 9001 und ISO 27001), vorhanden sein. Wichtig ist ebenfalls, eine nachhaltige Erfahrung im IT- und Gebäudetechnik-Umfeld vorweisen zu können. Weniger hilfreich sind bei diesem sehr speziellen Thema große Dienstleister, die eher einen generischen Ansatz verfolgen. Für digitales Facility Management ist Erfahrung und Spezialisierung gefragt.

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