Wenn Sie ein Videokonferenzsystem planen, müssen Sie einige Dinge berücksichtigen. Doch wie kann man einen Videokonferenzraum einrichten? Das erste ist die Art des Raums, den Sie benutzen werden. Sie müssen dafür sorgen, dass alle Teilnehmer bequem sitzen können und dass die Beleuchtung gut ist. Außerdem müssen Sie die Audio- und Videogeräte richtig einrichten. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie das tun können.
Inhalt:
- Was ist der Nutzen von Videokonferenzräumen?
- Videokonferenzraum einrichten: Kamera, Mikrofon, Lautsprecher und Co.
- Ist die Ausstattung von Videokonferenzräumen kompliziert?
- Fragen und Antworten zum Thema „Videokonferenzraum einrichten“
Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, sind Sie bestens mit den Voraussetzungen und den Möglichkeiten für das Einrichten von Videokonferenzen aus.
Videokonferenzräume sind durch den Trend zu hybridem Arbeiten stark gefragt. Zahlreiche Unternehmen planen die Ausstattung eines eigenen Videokonferenzraums. Natürlich kann ein Videokonferenzraum bei Bedarf auch gemietet werden. Aufgrund der hohen Nachfrage kann die eigene Fläche mit einem Videokonferenzraum eingerichtet werden. Doch was beinhaltet dies und was für Medientechnik wird benötigt, um erfolgreiche Videokonferenzen umzusetzen?
Was ist der Nutzen von all dem? Videokonferenzraum einrichten:
Wie kann man am besten einen Videokonferenzraum einrichten? Videokonferenzräume waren schon vor der Corona-Pandemie sehr gefragt. Reisekosten konnten eingespart und unproduktive Zeiten vermieden werden. Durch den starken Trend zum mobilen Arbeiten sind Videokonferenzräume nun aber zu einem gängigen Standard in den Unternehmen geworden. Die Mitarbeiter im Büro nutzen den Videokonferenzraum, um mit Kollegen im Homeoffice oder Kunden auf der ganzen Welt in Kontakt zu bleiben. Dabei haben Videokonferenzräume ganz unterschiedliche Größen. In der Praxis werden die Videokonferenzräume oftmals für 4 bis 12 Personen ausgestattet. Für die Ausstattung des Videokonferenzraumes sind deshalb unterschiedliche Grundlagen zu beachten und technische Installationen zu tätigen.
Bei der Planung eines Videokonferenzraumes sollten Sie stets den Anwender vor Augen haben. Wie kann die Nutzung des Videokonferenzraumes möglichst einfach gestaltet werden? Welche Medientechnik benutzt der Anwender tatsächlich im Videokonferenzraum? Wie kann ein ideales Erlebnis in Bezug auf Sprachverständlichkeit und Wahrnehmung erreicht werden? Oftmals sehen wir bei eingerichteten Räumen leider: Hier wurde tief in die technische Trickkiste gegriffen, die Anwendung wurde viel zu komplex und die Räume wurden letztendlich nie voll ausgeschöpft. Das gilt es unbedingt zu vermeiden. Wir bei GMS stehen Ihnen gern bei der Einrichtung eines Videokonferenzraumes, der modern und dennoch simpel bedienbar ist, zur Seite.
Videokonferenzraum einrichten: Kamera, Mikrofon, Lautsprecher und Co.
Im Vergleich zu anderen Besprechungsräumen, wie Konferenzräume, Seminarräume oder Kreativräume, werden Videokonferenzräume für die Verbindung mit externen Teilnehmern konzipiert. Im Zentrum steht die Akustik, um eine möglichst gute Sprachverständlichkeit zu erreichen. Außerdem haben Videokonferenzräume eine (oder sogar mehrere) Videokonferenzkameras, um die Personen im Raum bestmöglich für die anderen Teilnehmer sichtbar zu machen. Einige Kunden setzen auch auf das Speakertracking, um immer den aktuellen Sprecher ganz präsent in der Videokonferenz zu zeigen. In kleinen und mittleren Videokonferenzräumen werden in der Regel Displays eingesetzt, um die Präsentationsinhalte sowie die anderen Teilnehmer anzuzeigen. In größeren Videokonferenzräumen sind auch teilweise Projektoren oder LED-Wände im Einsatz. Die zentrale Bedienung des Videokonferenzraumes sollte gleich komfortabel über ein Touchpanel erfolgen. So werden Probleme in der Anwendung vermieden und auch leere Batterien gehören der Vergangenheit an.
Um einen Videokonferenzraum einzurichten, muss auch das Mobiliar mitgedacht werden. Hier haben sich oftmals V-förmige oder halbrunde Tische bewährt. Diese Formen sorgen für eine perfekte Sichtbarkeit aller Teilnehmer am Tisch. Natürlich ist für die Nutzung von Videokonferenzen auch eine Videokonferenz-Plattform, zum Beispiel Microsoft Teams, Zoom oder Cisco Webex nötig. Diese Videokonferenz-Dienste erfordern in der Regel eigene Lizenzen für Videokonferenzräume. Dies sollte bei der Ausstattung gleich mit beachtet werden.
Auch die technische Infrastruktur muss bedacht werden, wenn man einen Videokonferenzraum einrichten möchte. Zu den wichtigsten Elementen zählen diverse Stromanschlüsse und selbstverständlich das Netzwerk für eine stabile Internetverbindung. Aber auch die richtige Beleuchtung und Akustik zahlen maßgeblich auf die Qualität eines Videocalls ein. Diese Themen werden oftmals vergessen und können einen negativen Einfluss auf die Wahrnehmung der Teilnehmer in der Konferenz haben.
Ist die Ausstattung von Videokonferenzräumen kompliziert?
Bei der Ausstattung eines Videokonferenzraumes kommt es stark auf das gewünschte Endergebnis an. Im Do-it-yourself-Stil kann jeder zum Elektromarkt fahren, ein Display und eine Webcam kaufen und sich einen Videokonferenzraum selbst einrichten. Allerdings ist dann das Ergebnis meist mangelhaft. Professionelle Dienstleister unterstützen bei der ordentlichen Ausstattung von Videokonferenzräumen und stellen so das beste Ergebnis für den Kunden sicher. Bewährt haben sich meist zertifizierte Lösungen, die speziell für die Nutzung mit den gängigen Videokonferenz-Plattformen entwickelt wurden. Hier sind Microsoft Teams Raumsysteme (MTR) und Zoom-Räume zu nennen.
Handelt es sich um eine Vielzahl von Räumen, empfehlen wir auch immer, Standards zu schaffen. So finden sich Anwender stets zurecht und die Planung wird wesentlich effizienter. Möglich sind beispielsweise die Kategorien „klein“, „mittel“, „groß“, die jeweils mit der gleichen Technik ausgestattet werden. Gern arbeiten wir gemeinsam mit Ihnen eine sinnvolle Strategie aus.
Fragen und Antworten über die Ausstattung von Videokonferenzräumen
Wir haben jede Menge Fragen zu dem Thema bekommen und würden gerne die Gelegenheit nutzen einige heute zu beantworten.
Was braucht man alles für eine Videokonferenz?
Um eine Videokonferenz einzurichten, benötigen Sie einen Computer oder Laptop mit einer Webcam und einem Mikrofon sowie eine Internetverbindung. Außerdem benötigen Sie eine Videokonferenzplattform wie Microsoft Teams, Zoom oder Cisco Webex. Statt einer Software auf einem Endpunkt wie einem Computer oder ein Smartphone, kann man natürlich auch eine Videokonferenz in einem Konferenzraum machen. Sie benötigen dann trotzdem die gleichen Elemente, um Sie aufzunehmen, aber die Technik ist in diesem Fall fest im Videokonferenzraum verbaut.
Wie richte ich meinen Videokonferenzraum ein?
Bei der Einrichtung eines Videokonferenzraums sollten Sie die folgenden Punkte beachten. Die Bildschirme zeigen sowohl den Inhalt der Präsentation als auch die anderen Teilnehmer. Die Möblierung sollte V-förmig oder halbkreisförmig sein, um eine optimale Sicht auf alle Teilnehmer am Tisch zu gewährleisten. Der Videokonferenzraum sollte zentral über ein Touchpanel bedienbar sein. Alle Geräte müssen über Strom- und Netzwerkanschlüsse verfügen. Die Beleuchtung sollte dimmbar sein, um Reflexionen auf dem Bildschirm zu vermeiden. Die Akustik sollte so gestaltet sein, dass jeder Teilnehmer gut gehört werden kann.
Wie funktioniert eine Videokonferenz am Computer?
Um an einer Videokonferenz auf Ihrem Computer teilzunehmen, müssen Sie die Software der gewählten Videokonferenzplattform installieren. Nach der Installation können Sie sich mit Ihren Benutzerdaten anmelden und einer Videokonferenz beitreten oder diese starten. Die Software benötigt in der Regel eine Webcam und ein Mikrofon, um zu funktionieren. Viele Laptops haben diese beiden Elemente bereits eingebaut. Sie benötigen außerdem eine stabile Internetverbindung für die Teilnahme an einer Videokonferenz.
Welcher PC für eine Videokonferenz?
Wann ist das Videokonferenzraum einrichten nicht relevant? Wenn es um Desktop-Systeme geht. Fast jeder Computer oder Laptop, der in den letzten zehn Jahren gebaut wurde, mit einer Webcam und einem Mikrofon kann für Videokonferenzen verwendet werden. Die Leistung des Prozessors und des Speichers ist nicht so wichtig wie bei anderen Anwendungen. Wichtiger ist, dass die Webcam und das Mikrofon gut funktionieren und dass Sie eine stabile Internetverbindung haben.
Was braucht man für ein Zoom Meeting?
Um an einem Zoom-Meeting teilzunehmen, müssen Sie den Zoom-Client auf Ihrem Computer oder Smartphone installieren. Nach der Installation können Sie sich mit Ihren Benutzerdaten anmelden und an einer Videokonferenz teilnehmen oder diese starten. Die Software benötigt in der Regel eine Webcam und ein Mikrofon, um zu funktionieren.
Was braucht man für ein Microsoft Teams Meeting?
Um an einem Microsoft Teams-Meeting teilzunehmen, müssen Sie den Microsoft Teams-Client auf Ihrem Computer oder Smartphone installieren. Nach der Installation können Sie sich mit Ihren Benutzerdaten anmelden und an einer Videokonferenz teilnehmen oder eine solche starten. Ohne Webcam und Mikrofon funktioniert die Software nicht und sie können nicht aktiv am Call teilnehmen. Als MRPP Partner von Microsoft sind wir natürlich auch bestens in der Lage Sie hierbei zu unterstützen.
Was braucht man für ein Cisco Webex Meeting?
Cisco Webex ist eine der ältesten Varianten für eine Videokonferenz oder für ein Webinar. Ursprünglich war die Software nur als Plugin für Microsoft Outlook verfügbar. Mittlerweile können Sie eine Webex-Konferenz direkt im Browser oder über eine App auf Ihrem Smartphone starten. Wie bei allen anderen Videokonferenzlösungen auch, benötigen Sie eine Webcam und ein Mikrofon, um Cisco Webex aktiv nutzen zu können.
Welche Arten von Videokonferenzen gibt es?
Nicht immer geht es darum einen Videokonferenzraum einzurichten. Die häufigste Form der Videokonferenz ist die Punkt-zu-Punkt-Verbindung, bei der zwei Teilnehmer miteinander verbunden sind. Es ist auch eine Punkt-zu-Mehrpunkt-Verbindung möglich, bei der mehrere Teilnehmer an einer Konferenz teilnehmen können. Der Vorteil einer Mehrpunktverbindung ist, dass sich alle Teilnehmer gleichzeitig sehen und hören können.
Eine andere Art von Videokonferenz ist das Webinar, bei dem eine Person zu einer großen Gruppe von Personen spricht. Die Teilnehmer können einander weder sehen noch hören, aber sie können per Chat Fragen stellen, die der Redner während der Präsentation beantworten kann.
Wie funktioniert eine digitale Konferenz?
Eine digitale Konferenz ist eine Art von Videokonferenz, bei der die Teilnehmer von jedem Ort der Welt aus teilnehmen können. Alles, was Sie brauchen, ist ein Computer mit Internetanschluss und eine Webcam. Sie können eine digitale Konferenz nutzen, um Präsentationen zu halten, Sitzungen abzuhalten oder sogar Veranstaltungen zu organisieren.
Wie findet eine Videokonferenz statt?
Eine Videokonferenz wird mit einer Kamera und einem Mikrofon abgehalten. Die Teilnehmer können sich gegenseitig in Echtzeit sehen und hören. Um an einer Videokonferenz teilzunehmen, müssen Sie die Software der gewählten Plattform installieren. Nach der Installation können Sie sich mit Ihren Benutzerdaten anmelden und an einer Videokonferenz teilnehmen oder diese starten.
Was ist die beste Videokonferenzlösung?
Wenn die Frage mit einem Absatz beantwortet werden könnte, würde es keine Unternehmen geben, welche Sie bei der Wahl unterstützen können. Welche Videokonferenzlösung für Sie am besten geeignet ist, hängt von Ihren spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen ab. Benötigen Sie eine einfache Lösung für gelegentliche Anrufe oder brauchen Sie eine Unternehmenslösung für den regelmäßigen Gebrauch? Starten Sie bei der Unternehmenskultur und finden Sie zuerst Ihre Anforderungen bevor Sie sich auf die Suche nach einer Lösung machen.
Was versteht man unter einem Videokonferenzsystem?
Ein Videokonferenzsystem ist eine Kombination aus Hardware und Software, die es Ihnen ermöglicht, Sitzungen und Konferenzen mit Personen an verschiedenen Orten abzuhalten. Das System umfasst Kameras, Mikrofone, Lautsprecher und mindestens einen Monitor. Die Software dient dazu, die Teilnehmer miteinander zu verbinden und ihnen zu ermöglichen, einander in Echtzeit zu sehen und zu hören.
Was versteht man unter einer Videokonferenz?
Eine Videokonferenz ist eine Sitzung, die mit Hilfe von Video- und Audiotechnik abgehalten wird. So können die Teilnehmer einander in Echtzeit sehen und hören, auch wenn sie sich an verschiedenen Orten befinden. Videokonferenzen können für Sitzungen, Präsentationen, Schulungen oder sogar Veranstaltungen genutzt werden.
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