Microsoft Teams Raumsysteme erfreuen sich einer großen Beliebtheit. Die Anforderungen, Teams in Konferenzräumen einzusetzen, ist seit der Corona-Pandemie nochmals gestiegen. Für viele Kunden sind die MTRs aber noch komplett neu. Daher haben wir einen Ratgeber erstellt „Was Sie beim Kauf von MTR beachten sollten“.
1. Anforderungen der Konferenzräume definieren
Definieren Sie vor der Anschaffung der ersten Microsoft Teams Raumsysteme unbedingt, in welchen Konferenzräumen die Systeme eingesetzt werden sollen. Sind die Räume identisch groß? An welchen Standorten sollen die MTR zum Einsatz kommen? Wie viele Konferenzräume möchten Sie ausstatten?
Die verschiedenen MTR Systeme sind für unterschiedliche Größen an Konferenzräumen geeignet und haben unterschiedliche Features für die speziellen Kundensituationen. Manche Hardware kann sehr gut über verschiedene Raumgrößen hinweg eingesetzt werden. Andere Systeme sind ideal für kleine und mittlere Räume aber in großen Räumen völlig ungeeignet. Es ist auch empfehlenswert die bestehenden Kabelwege, Installationsmöglichkeiten und akustischen Gegebenheiten der Meetingräume vorab zu prüfen.
2. Nutzungskonzept verabschieden
Wie sollen Ihre Anwender die Teams Applikation im Konferenzraum nutzen? Sollen die Nutzer mit eigenen Endgeräten (Laptops, Tablets) teilnehmen oder bevorzugen Sie eine „One-Button-to-Push“ (OBTP) Teilnahme ohne eigene Geräte? Soll neben dem MTR auch weitere Medientechnik verwendet werden, z.B. ein interaktives Whiteboard? Haben Sie neben der Anforderung zur Teilnahme an Teams Meetings auch noch weitere Plattformen im Einsatz, welche genutzt werden sollen (Zoom, WebEx oder andere)?
Das vorgesehene Nutzungskonzept wirft bei genauer Betrachtung viele Fragen auf. Diese sollten Sie gemeinsam mit Ihren Anwendern und evtl. Experten beantworten, die bereits MTRs von verschiedenen Herstellen in unterschiedlichen Projekten eingesetzt haben und diese Erfahrungswerte mit Ihnen teilen können. Weitere Informationen zur Nutzung per „BYOD vs OBTP“ haben wir unserem Whitepaper für Sie beschrieben.
3. Betriebskonzept abstimmen
Wie viele MTR Systeme und Standorte möchten Sie ausstatten? Haben Sie bestehende IT/AV Betriebsprozesse und Teams? Welche Anforderungen haben Ihre Nutzer?
An diesen Fragen sollten Sie das Betriebskonzept ableiten. Gerade für große internationale Roll-outs sollten Sie in jedem Fall vorab ein Betriebskonzept definieren. Es ist durchaus ratsam, beim Betrieb der MTR auf bestehende Support-Strukturen im Unternehmen zurückzugreifen. In jedem Falle sollten Sie aber die Erwartungen klar definieren und auch mit den Betriebsteams frühzeitig sprechen. Es ist möglich, dass neue Tools eingeführt werden müssen (z.B. für das Remote-Monitoring der Teams Raumsysteme)
4. Infrastruktur-Anforderungen überprüfen
Der Einsatz von Microsoft Teams Raumsystemen erfordert einen eigenen Teams Room Account pro MTR. Diese Account müssen vor der Inbetriebnahme zur Verfügung stehen. Daneben haben wir eine weitere Zusammenfassung der wichtigsten Punkte erstellt, die Sie im Bereich Netzwerk-Konfiguration und Firewall beachten sollen. In unserem Whitepaper-Download lesen Sie dazu mehr.
Sofern die Infrastruktur nicht pünktlich bereit gestellt wurde, können sich Verzögerungen im Projekt und unnötige Kosten ergeben. Nach unserer Empfehlung ist die Umsetzung der Vorgaben dringend bereits einige Tage vor der Installation erforderlich. Außerdem sollten Sie Erkenntnisse, die sich ggf. im Rahmen der Installation ergeben, dokumentieren. So können Sie die Installationen an anderen Standorten noch besser vorbereiten.
5. Installation und Inbetriebnahme planen
Auch wenn die Hersteller der MTR Systeme gerne eine ganz einfache Installation „plug and play“ suggerieren, sollten Sie ausreichende Zeit einplanen. In der Regel ist es ohnehin empfehlenswert, eine Fachfirma mit der Installation der MTR Räume zu beauftragen. Neben dem Anschluss und der Konfiguration müssen oftmals auch noch weitere Kabel gelegt, Displays, Lautsprecher oder zusätzliche Mikrofone montiert werden.
Ein weiterer „Stolperstein“ ist die Tatsache, dass die Teams Raumsysteme vor der ersten Installation oftmals umfassende Software-Updates benötigen. Hierfür kann ein professionelles Systemhaus bereits die Vorleistungen in der Vormontage-Phase machen. So können Sie wertvolle Zeit am Tag der Installation sparen.
Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Fragen bei der Auswahl des richtigen MTR Microsoft Teams Raumsystem haben. In unserem Showroom können wir Ihnen eine Vielzahl an Teams Raumsystemen live zeigen. Außerdem organisieren wir gerne ein Produkt-Demo oder einen Proof-of-Concept.
Der erste Schritt zu uns (und dem Start Ihres Projektes) ist leicht: