Videokonferenzen sind durch die neue Arbeitsweise mit Homeoffice und hybriden Meetings zu einer Basis-Anforderung für Unternehmen geworden. Natürlich müssen Konferenzräume mit Videokonferenzsystemen und entsprechender Konferenzraumtechnik ausgestattet werden.
Inhalt:
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Auswahl der passenden Konferenzmöbel für den Meetingraum. Dabei gibt es einige wichtige Punkte bei der Anschaffung zu beachten. Die wesentlichen Aspekte rund um das Thema der Konferenzmöbel für Videokonferenzsysteme haben wir in diesem kurzen Blog zusammengefasst.
Was sind eigentlich Konferenzmöbel?
Unter Konferenzmöbeln versteht man die Einrichtung eines Konferenzraums, z. B. Stühle, Tische und Podien. Konferenzmöbel müssen bequem und stilvoll sein, um einen guten Eindruck auf potenzielle Kunden zu machen. Wichtig ist auch, dass die Möbel funktionell sind und eine einfache Bewegung im Raum ermöglichen. Auf dem Markt gibt es heute viele verschiedene Arten von Konferenzmöbeln. Stühle können gepolstert sein oder ein Hartholzgestell haben. Tische können aus einer Vielzahl von Materialien wie Holz, Glas oder Metall hergestellt werden. Podien können aus Holz, Metall oder Kunststoff hergestellt werden.
Bei der Auswahl von Konferenzmöbeln ist es wichtig, die Größe des Raumes und die Anzahl der Personen zu berücksichtigen, die teilnehmen werden die Konferenz. Die Möbel sollten auch der Art der Konferenz angemessen sein. Handelt es sich beispielsweise um eine geschäftliche Konferenz, sollte das Mobiliar formeller sein als bei einer gesellschaftlichen Veranstaltung. Klar, Konferenzmöbel sind die Möbel, die in Konferenzräumen eingesetzt werden. Das ist wirklich kein besonders neues Thema. Konferenzräume werden schon immer mit dem passenden Mobiliar ausgestattet. Dazu gehören vor allem der Konferenztisch, passende Stühle, aber auch Sideboards oder eine Medienwand gehören zu den Bestandteilen der Konferenzmöbel.
Wieso werden für Videokonferenzen spezielle Konferenzmöbel benötigt?
Videokonferenzen bringen neue Anforderungen in die Meetingräume. Dabei darf auch das Mobiliar nicht vergessen werden. Die Integration von Medientechnik und Möbeln ist oftmals eine Herausforderung – auch ohne Videokonferenzsysteme. Die Verkabelung der Medientechnik muss möglichst unsichtbar verlegt werden. Tischanschlussfelder müssen in den Konferenztisch eingebracht werden, um einen komfortablen Anschluss von Endgeräten (z. B. Laptops oder Tablets) an die Medientechnik zu ermöglichen. Bei Videokonferenzen geht es aber nicht nur um Präsentation. Die Konferenzraumtechnik wird oftmals um Kameras, Mikrofone und Lautsprecher erweitert, so dass Videokonferenzen in ordentlicher Qualität durchgeführt werden können. Aber nicht nur die Integration der komplexeren Medientechnik inklusive der Videokonferenz-Komponenten ist eine Herausforderung. Auch die ideale Anordnung der Teilnehmer und die bestmögliche Sichtbarkeit in der Videokonferenz müssen bei der Auswahl der Konferenzmöbel bedacht werden.
Zuerst sollte man sich eine sehr wesentlichen Frage stellen: Soll der Konferenzraum nur für Videokonferenzen genutzt werden oder sollen auch ganz normale Meetings stattfinden? In der Praxis sind die Meetingräume eigentlich primär für normale Meetings ausgelegt. Die Videokonferenz kommt als eine Funktion dazu. Nur selten statten Unternehmen reine Videokonferenzräume aus. Obwohl diese klare Fokussierung im Hinblick auf das Nutzererlebnis und die Bedienbarkeit sehr sinnvoll sein kann, sind Konferenzräume mit verschiedenen Nutzungsszenarien die Regel – reine Videokonferenzräume die Ausnahme.
Wie würde denn ein reiner Videokonferenzraum ausgestattet werden?
Obwohl eher selten, wollen wir dazu keine Erklärung schuldig bleiben. Vor einigen Jahren wurden unter dem Begriff der Telepresence in Unternehmen reine Videokonferenzräume installiert. Dieser Aufbau der Telepresence Räume ist auch noch heute als ideale Ausstattung für einen reinen Videokonferenzraum zu sehen. Das gesamte Interior-Design des Meetingraumes ist dann auf die Videokonferenz ausgelegt. Gerne werden fensterlose Räume gewählt, um störendes Sonnenlicht zu vermeiden. Der Meetingraum wird in einer für Videokonferenzen optimalen Farbe gestrichen, zumeist gedeckte warme Erdtöne. Die Akustik des Raumes wird voll und ganz auf die perfekte Sprachverständlichkeit in der Videokonferenz ausgelegt.
Das Ergebnis für die Nutzer im Raum ist oftmals ein unnatürlich „dumpfes“ Sprachgefühl. Bei der Medientechnik kommen mehrere Displays, meist zwei oder drei Stück, zum Einsatz. Diese werden gerne etwas gewinkelt aufgebaut, so dass sich eine leichte Rundung ergibt. Die Kameras sind entweder direkt über oder unter den Displays montiert. Mikrofone und Lautsprecher sorgen für eine optimale Akustik im Videokonferenzraum. Der Konferenztisch ist idealerweise halbrund. Die Teilnehmer im Raum sitzen nebeneinander angeordnet und direkt gegenüber den Displays. So ergibt sich – gemeinsam mit den anderen Teilnehmern der Videokonferenz – das Gefühl, am gleichen Tisch zu sitzen. Anhand der Beschreibung wird deutlich, ein reiner Videokonferenzraum ist eher unüblich. Daher konzentrieren wir uns im weiteren auf die Ausstattung eines normalen Meetingraumes, der auch gut für Videokonferenzen genutzt werden kann.
Besser eine Medienwand oder eine Medienstele?
Schauen wir uns zuerst mal die Unterschiede und Details an was eine Medienwand bzw. eine Medienstele ausmacht.
Was ist eine Medienwand?
Eine Medienwand ist ein großer, meist flacher Bildschirm, der Bilder und Videos zeigt. Medienwände werden häufig bei Veranstaltungen oder Konferenzen eingesetzt, um Informationen oder Werbung zu zeigen. Sie können aus einer Vielzahl von Materialien bestehen, darunter LCD-Bildschirme, LED-Leuchten und Projektionsflächen. Medienwände können freistehend oder an einer Wand oder Decke montiert sein.
Es gibt viele verschiedene Arten von Medienwänden, die jedoch alle eines gemeinsam haben: Sie ermöglichen es, große Mengen an Informationen auf visuell ansprechende Weise darzustellen. Wenn Sie auf der Suche nach einer Möglichkeit sind, Ihre nächste Veranstaltung oder Konferenz aufzulockern, könnte eine Medienwand eine gute Lösung sein.
Was ist eine Medienstele?
Eine Medienstele ist ein Gerät, mit dem Sie multimediale Inhalte anzeigen können. Sie wird normalerweise bei Konferenzen oder Veranstaltungen eingesetzt. Medienstelen haben in der Regel einen Touchscreen, über den Sie mit den angezeigten Inhalten interagieren können. Sie können eine Medienstele auch zum Abspielen von Audio- oder Videoinhalten verwenden.
Medienstelen werden immer beliebter, da sie eine interaktivere und ansprechendere Art der Informationsdarstellung bieten. Außerdem sind sie mobiler als herkömmliche Projektorleinwände und eignen sich daher ideal für den Einsatz an kleineren Veranstaltungsorten.
Und nun der Vergleich
Diese Frage lässt sich natürlich nicht immer einheitlich beantworten. Oftmals ist der Einsatz eines Medienmöbels für die Unterbringung der Medientechnik und des Videokonferenzsystems von den baulichen Gegebenheiten sowie der Größe des Konferenzraumes abhängig. Bei kleinen Räumen, z. B. Think Tanks, wird meist eine einfache Wandmontage verwendet. Alternativ kann ein mobiler Medienwagen eingesetzt werden. In kleineren Räumen wird nur ein Display empfohlen. Die Anforderungen an das Videokonferenzsystem sind nicht sehr hoch. Somit kann die benötigte Medientechnik problemlos hinter dem Display verbaut werden oder es kommt ein All-in-One-System zum Einsatz.
Bei mittelgroßen Konferenzräumen für 6 bis 8 Personen liegt der Fokus oftmals deutlich mehr auf professionellen Videokonferenzen. Für ein ideales Videokonferenzerlebnis werden gerne zwei Displays eingebaut. Dies Ermöglicht z. B. gleichzeitig sowohl alle Teilnehmer zu sehen, als auch eine Präsentation. Die Installation kann als einfache Wandmontage erfolgen. In der Praxis werden aber auch mobile Medienstelen und in hochwertigen Konferenzumgebungen auch ansprechende Medienmöbel eingesetzt. Die Medientechnik wird oftmals direkt im Medienmöbel bzw. der Medienstele verbaut.
Bei großen Konferenzräumen wird eine Medienwand oder ein professionelles Medienmöbel unbedingt empfohlen. Die verfügbaren einfachen Medienstelen erfüllen in der Regel nicht die hohen Anforderungen an das Design. Zudem ist die technische Integration der Medientechnik und des Videokonferenzsystems eine Herausforderung. Neben den Displays müssen die Videokonferenzkamera und auch die Lautsprecher harmonisch in das Gesamtbild des Konferenzraumes eingefügt werden. Hier eignen sich entweder komplette Medienwände oder aber der Einsatz von Medienmöbeln. In kleineren oder mittleren Konferenzräumen sind mobile Lösungen bevorzugt. Davon ist in großen Konferenzräumen abzuraten. Die Medientechnik und das Videokonferenzsystem müssen sicher stehen und befestigt werden. Auch die ideale Abstimmung des Winkels der Videokonferenz-Kamera und die Einstellung von Pre-Sets sind mit einem feststehenden Videokonferenzsystem besser realisierbar.
Welchen Konferenztisch sollten wir wählen?
Auch beim Konferenztisch gibt es spezielle Anforderungen für die Integration von Medientechnik und Videokonferenzen zu beachten. Der besondere Augenmerk liegt auch wieder auf mittleren und großen Konferenzräumen. Während im kleinen Konferenzraum ein normaler Konferenztisch zum Einsatz kommen kann, steigen die Anforderungen oftmals mit der zunehmenden Raumgröße an. Nach unserer Erfahrung gibt es 3 zentrale Themen, die beachtet werden sollten:
- Integration von Medientechnik in den Konferenztisch
- Ideale Form des Konferenztisches für Videokonferenzen
- Optimale Oberfläche des Tisches für Videokonferenzen
Bei der Integration der Medientechnik in den Konferenztisch sind vor allem die Kabelwege und Auslässe für die Medientechnik zu beachten. Ein toller und filigraner Designer-Tisch kann ohne Medientechnik wunderbar aussehen. Wenn dann aber diverse Kabel unter dem Tisch geführt werden müssen, ist die gesamte Wirkung des Möbels negativ beeinträchtigt. Sofern ein Konferenzraum mit viel Medientechnik und einem modernen Videokonferenzsystem ausgestattet werden soll, muss dies dringend bei der Auswahl des Konferenztisches beachtet werden. Zu den wesentlichen Überlegungen gehört auch die Schnittstelle zwischen Medientechnik und Möbel am Tischanschlussfeld. Im Projekt muss das Design, aber auch die Funktion geklärt werden. Außerdem die Frage: Wer liefert welche Komponenten?
Die Form des Konferenztisches kann insbesondere für Videokonferenzen eine wichtige Rolle spielen. Dabei ist zu beachten, dass alle Teilnehmer im Konferenzraum bestmöglich von den virtuellen Teilnehmern in der Videokonferenz gesehen werden sollten. Ein klassischer Konferenztisch mit rechteckiger Form ist dabei meist eine schlechte Wahl. Besser hat sich die Anordnung der Teilnehmer in einer leichten V-Form bzw. im Trapez bewährt. So werden auch die Personen in den hinteren Plätzen des Konferenztisches von den Teilnehmern der Videokonferenz ideal gesehen. Auch halbrunde Tische können sehr gut für Videokonferenzen eingesetzt werden. Allerdings ist dann die Nutzung für normale Meetings eingeschränkt. Bei größeren Konferenzräumen wird auch gerne eine U-förmige Anordnung gewählt. Die U-Form ist oftmals mit dem Speaktertracking in Verbindung im Einsatz.
Lichtverhältnisse haben eine große Wirkung bei Videokonferenzen. Daher ist auch die Auswahl der passenden Oberfläche des Konferenztisches ein wichtiges Kriterium für die Wirkung in Videokonferenzen. Zu vermeiden sind generell Oberflächen, die eine spiegelnde Wirkung haben. Stark poliertes Holz oder auch Metall und Glas sollten vermieden werden. Matte Oberflächen sind zu bevorzugen. Außerdem sollte keine besonders dunkle Oberfläche zum Einsatz kommen. In der Praxis empfehlen wir gerne Corian als Oberflächenmaterial. Der Hersteller Holzmedia setzt auf das spezielle Whiteplex, um eine besonders gute Wirkung in Videokonferenzen zu erzielen.
Zusammenfassend können wir feststellen: Nicht nur die Medientechnik und das Videokonferenzsystem haben einen großen Einfluss auf die Qualität der Videokonferenz. Der gesamte Konferenzraum, inklusive Akustik, Beleuchtung, Interior Design und Mobiliar müssen für Videokonferenzen optimiert werden. Wenn Sie gerade die Ausstattung neuer Konferenzräume planen, empfehlen wir Ihnen unseren kostenlosen Ratgeber für die Planung von Medientechnik zum Download.
Suchen Sie einen Partner der Ihnen nicht nur ein Display an die Wand hängt sondern ein Collaboration-Konzept mit Ihnen erarbeitet? Kontaktieren Sie uns noch heute: