Was macht ein Smart Building beziehungsweise ein Smart Office nun „smart“? Was ist der Nutzen, wenn wir erstmal die Marketing-Buzzwords streichen und uns die wirklichen Vorteile dieser Technologien ansehen? Als ersten Schritt sollte man betrachten welche Ziele man durch die Einführung von Smart Office Technologien tatsächlich umsetzen will.
Viele sehen den Nutzen von IoT und Smart Office Lösungen primär darin Kosten einzusparen. Das ist jedoch nur ein möglich Aspekt. Viele Smart Office Lösungen befassen sich aber außerdem damit den Angestellten eine angenehmere und dadurch produktivere Arbeitsumgebung zu schaffen. Methoden wie „Hot Desks“ brachten vielen Mitarbeitern erstmal keine Vorteile. Die Mitarbeiter hatten keinen festen Schreibtisch mehr und wussten in der Vergangenheit oft nicht, wo sie für den jeweiligen Arbeitstag einen Schreibtisch finden. Bei halbgaren Umsetzungen aus der Vergangenheit mit Fokus auf Kostensenkung ohne IoT-Unterstützung entsteht bei der Belegschaft manchmal Frustration. Gute Lösungen involvieren sowohl Hardware- als auch Software-Komponenten und eine App für die Nutzer.
Employee First
Setzt man den Mitarbeiter in den Fokus und achtet auf die „Employee Experience„, kann man jedoch Frustration vermeiden und darüber hinaus personalisierte Arbeitsumgebungen anbieten. Zum Beispiel können mittels Smart Office Hilfestellung Apps benutz werden, um das Klima oder die Beleuchtung an den Arbeitsplätzen zu steuern oder die Gebäudetechnik mittels Profilen zu automatisieren. Keine Diskussionen mehr wie hell oder dunkel das Büro sein soll, kein Streit mehr wie warm oder kalt es sein soll. Einzelne Zonen können direkt angesteuert werden oder Mitarbeiter mit ähnlichen Präferenzen benutzen einen gemeinsamen Arbeitsbereich, unabhängig von der Aufhängung im Org-Chart. Statt Transponder-Wahnsinn und Plastikkarten-Management gibt es smarte Zugangskontrollen und intelligente Schließsysteme.
Was muss die IoT Technik nun liefern, um das Büro in ein Smart Office zu verwandeln? Wichtig in jedem modernen Arbeitsplatz ist der Austausch mit anderen, das Erschaffen von Dingen, im Team zusammenarbeiten, um Probleme zu lösen, den Status Quo herauszufordern und Innovation zu generieren. Ideen werden umgesetzt und besprochen – von Angesicht zu Angesicht. In Ordnung, das letzte findet seit 2020 verstärkt virtuell statt über Videokonferenzen und ähnliches, aber auch die native Integration von Video-Collaboration und intelligente Buchung von Besprechungsräumen ist natürlich ein Aspekt der im Smart Office eine Rolle spielen sollte.
All das und mehr
Das Smart Office sind also die Technologien, die wir manchmal anfassen können und manchmal nicht. Smart Office heißt angenehme Zusammenarbeit. Es sind Lösungen, die uns helfen Flächen besser zu nutzen. Es sind Lösungen, die uns helfen uns besser zu fühlen und Stress besser zu widerstehen. Es sind Lösungen, die uns helfen besser zu wachsen, Vorgänge zu digitalisieren und automatisieren, sowie Lösungen, die uns Daten geben um bessere Entscheidungen zu treffen.
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