Was ist ein Smart Office? Auf diese Frage gibt es keine endgültige Antwort, da der Begriff auf unterschiedliche Weise interpretiert werden kann. Generell kann man jedoch sagen, dass ein Smart Office alle technologischen Aspekte umfasst, die ein Büro effizienter und produktiver machen. Dazu gehört alles von intelligenten Beleuchtungs- und Heizungssystemen bis hin zu intelligenten Sicherheits- und Kommunikationstools. In diesem Artikel werden wir untersuchen, was zu einem Smart Office gehört und wie es mit dem Smart Building zusammenhängt.
Wenn Sie diesen Artikel gelesen haben, werden Sie bestens verstehen, was es mit dem Begriff „Smart Office“ auf sich hat, wie sich das ganze vom Smart Home und Smart Building abgrenzt und natürlich auch alles das, was kein Smart Office ist.
Inhalt:
- Kennen Sie den Unterschied zwischen einem Smart Office und einem Smart Building?
- Was macht das Smart Office so smart?
- Was hat es mit dem Smart Building auf sich?
- Kann ich nicht einfach mit Alexa…?
- Fragen, die uns zum Thema Smart Office oft gestellt werden
- Abschließende Gedanken
Kennen Sie den Unterschied zwischen einem Smart Office und einem Smart Building?
Intelligente Büros, oder auch Smart Offices, sind die neue Normalität, und es ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, zu verstehen, was sie sind, wie man sie implementiert und welche Vorteile sie bringen können. Intelligente Bürotechnologie hat das Potenzial, die Art und Weise, wie wir arbeiten, zu revolutionieren, indem sie uns produktiver, effizienter und nachhaltiger macht. Fangen wir also an.
Was macht das Smart Office so smart?
Wie bereits erwähnt, gibt es keine allgemeingültige Definition für ein Smart Office. Es gibt jedoch bestimmte Merkmale, die in den meisten Interpretationen des Begriffs enthalten sind. Diese Merkmale lassen sich in drei Hauptkategorien einteilen: Kommunikation, Sicherheit und Nachhaltigkeit.
Intelligente Bürokommunikation: In einem intelligenten Büro sind alle Kommunikationssysteme integriert und nahtlos miteinander verbunden. Dies umfasst alles von Telefonen und Videokonferenzen, E-Mail und Instant Messaging. Intelligente Bürokommunikationssysteme sind darauf ausgelegt, Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern, indem sie die Verbindung mit Kollegen, Kunden und Partnern erleichtern.
Intelligente Bürosicherheit: In einem intelligenten Büro hat die Sicherheit oberste Priorität. Intelligente Sicherheitssysteme nutzen die neuesten Technologien, um Menschen, Eigentum und Daten zu schützen. Diese Systeme können z. B. biometrische Zugangskontrollen, Überwachungskameras und Einbruchserkennung umfassen.
Nachhaltigkeit im intelligenten Büro: In einem intelligenten Büro ist Nachhaltigkeit mehr als nur ein Schlagwort. Intelligente Nachhaltigkeitslösungen helfen Unternehmen, Geld zu sparen, indem sie den Energieverbrauch und den Abfall reduzieren. Diese Lösungen können Dinge wie energieeffiziente Beleuchtung und Heizungs-/Kühlungssysteme umfassen.
Nachdem wir nun die drei Hauptkategorien der Merkmale eines intelligenten Büros erkundet haben, lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie sie mit dem intelligenten Gebäude zusammenhängen.
Was hat es mit dem Smart Building auf sich?
Der Begriff „Smart Office“ wird oft synonym mit „Smart Building“ verwendet Es gibt jedoch einen Unterschied zwischen diesen beiden Begriffen. Ein intelligentes Büro ist eine Teilmenge des intelligenten Gebäudes. Mit anderen Worten: Alle intelligenten Büros sind intelligente Gebäude, aber nicht alle intelligenten Gebäude sind intelligente Büros. Auf der privaten Ebene haben wir es mit Smart Homes zu tun und in der Stadtplanung spricht man von der Smart City. Im Energiewesen hört man immer wieder vom Smart Grid.
Ein Smart Building ist eine Gewerbe- oder Wohnimmobilie, die Technologien nutzt, um ihre Leistung in Bezug auf Energieeffizienz, Nachhaltigkeit, Sicherheit, Komfort und Bequemlichkeit zu verbessern. Intelligente Gebäude nutzen Sensoren und Datenanalyse, um Informationen über ihre Umgebung und ihre Bewohner zu sammeln. Diese Informationen werden dann genutzt, um den Betrieb der Gebäudesysteme zu optimieren.
Kann ich nicht einfach mit Alexa…?
Man kann auch mit dem Pferd zum Büro reiten, aber ist das hilfreich? Eine Alexa im Konferenzraum aufzustellen, macht ihr Büro nicht automatisch zum Smart Office. Damit ein Büro wirklich „intelligent“ ist, muss es einen umfassenden und integrierten Ansatz für Kommunikation, Sicherheit und Nachhaltigkeit haben. Intelligente Büros sind die Zukunft der Arbeit, und Unternehmen, die sich diese Technologie nicht zu eigen machen, werden im Nachteil sein. Sind Sie bereit, Ihr Büro intelligent zu machen?
Fragen, die uns zum Thema Smart Office oft gestellt werden
Als einer der Pioniere im Thema Smart Building bekommen wir auch oft interessante Fragen zum Thema Smart Office. Hier ein kleiner Auszug für Sie:
Was hat Smart Office mit Office 365 zu tun?
Die Themen haben grundsätzlich erstmal nichts miteinander zu tun. Es gibt jedoch die Möglichkeit, dass einige Aspekte der Microsoft Cloud Office 365 benutzt werden, um ein Smart Office bzw. das komplette Smart Building besser zu verwalten. Zum Beispiel könnten Kalenderinformationen benutzt werden oder Nutzerkonten von Office 365 könnten über ein Single-Sign-On auch für Smart Office Apps geltend gemacht werden.
Wie steigert das Smart Office den Wert meiner Immobilie?
Das Smart Office ist kein neuer Gebäudestandard, aber es bietet viele Vorteile gegenüber einem herkömmlichen Büro. Der größte Vorteil ist wahrscheinlich die deutliche Steigerung der Effizienz und Produktivität, die mit Hilfe der Digitalisierung und Automatisierung erreicht werden kann. Darüber hinaus sind Smart Offices viel flexibler und leichter an veränderte Nutzerbedürfnisse anpassbar. Dies führt zu niedrigeren Betriebskosten und höherer Mieterzufriedenheit, was wiederum zu höheren Mieten und Immobilienwerten führt. Will man sichergehen, dass das Gebäude einem internationalen Standard eines Smart Buildings entspricht, lohnt es sich, die SmartScore-Zertifizierung anzustreben.
Was ist der Unterschied zwischen Smart Office und Smart Home?
Ein Smart Home ist ein privates Wohngebäude, das Technologien nutzt, um seine Leistung in Bezug auf Energieeffizienz, Nachhaltigkeit, Sicherheit und Komfort zu optimieren. Intelligente Häuser nutzen Sensoren und Datenanalyse, um Informationen über ihre Umgebung und ihre Bewohner zu sammeln. Diese Informationen werden dann genutzt, um den Betrieb der Gebäudesysteme zu optimieren. Ein intelligentes Büro ist eine Gewerbe- oder Wohnimmobilie, die Technologien nutzt, um ihre Leistung in Bezug auf Energieeffizienz, Nachhaltigkeit, Sicherheit, Komfort und Bequemlichkeit zu verbessern. Intelligente Büros nutzen Sensoren und Datenanalyse, um Informationen über ihre Umgebung und ihre Bewohner sammeln. Diese Informationen werden dann genutzt, um den Betrieb der Gebäudesysteme zu optimieren. So gesehen überschneiden sich beide Anwendungsbereiche teilweise, manche Use Cases wiederum sind nur in dem einen oder dem anderen Bereich zu finden.
Intelligente Büros sind die Zukunft der Arbeit, und Unternehmen, die sich diese Technologie nicht zu eigen machen, werden im Nachteil sein. Sind Sie bereit, Ihr Büro intelligent zu machen?
Was sind einige Beispiele für Smart-Office-Anwendungen?
Es gibt viele verschiedene Anwendungen für Smart Offices, und die Liste wird mit der Entwicklung neuer Technologien ständig erweitert. Einige der häufigsten Anwendungen sind:
- Automatisierte Beleuchtungssteuerung
- Energiemanagement für Gebäude
- Sicherheits- und Zugangskontrolle
- HVAC-Steuerung (Heizung, Lüftung und Klimatisierung)
- Nachhaltige Transportlösungen
- Vernetzte und kollaborative Arbeitsräume
- Gebäudemanagementsysteme
- Intelligente Parklösungen
- Abfallwirtschaft und Recycling
- Überwachung der Luftqualität
Nicht alle, aber viele Nachfragen, die wir bekommen, befassen sich erstmal nur mit dem Aspekt der Buchung von Arbeitsplätzen, dem „Desk Sharing“ oder „Hot Desking“, wie man es auch kennt. Nach einigen Gesprächen wird dann aber doch schnell klar, dass dies nur die Spitze vom Eisberg ist, wenn es darum geht, durch ein Smart Office noch weiter Mehrwert zu generieren und eine bessere Arbeitsumgebung zu schaffen.
Was sind die Vorteile eines intelligenten Büros?
Natürlich gibt es verschiedene Vorteile im Smart Office. Nicht nur für den Facility Manager hilft das, sondern auch allen die dort arbeiten. Es gibt viele Vorteile eines intelligenten Büros, darunter:
- Höhere Effizienz und Produktivität
- Größere Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
- Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit
- Verbesserte Sicherheit und Schutz
- Geringere Betriebskosten
- Erhöhte Mieterzufriedenheit
- Höhere Mieten und Immobilienwerte
Ein intelligentes Büro ist die Zukunft der Arbeit, und Unternehmen, die sich diese Technologie zu eigen machen, haben einen Vorteil und stechen im Markt hervor.
Was ist Smart Working?
Das Konzept Smart Working kann auch ohne ein Smart Office umgesetzt werden, mit einer solchen Lösung im Ärmel geht vieles einfacher. Beim Smart Working dreht sich alles um das Motto „work smart, not hard“ und das am besten mit der Unterstützung von Technologie. Bei Smart Working geht es nicht darum, weniger Stunden zu arbeiten, um das gleiche zu erreichen, sondern durch den Einsatz der richtigen Werkzeuge und Technologien effizienter zu arbeiten. Smart Working kann jederzeit und überall stattfinden, es muss nicht unbedingt im Büro sein.
Bei Smart Working geht es darum, Technologie zu nutzen, um intelligenter und nicht härter zu arbeiten. Einige Smart-Working-Anwendungen sind:
- Smartphones und Tablets für mehr Mobilität und Flexibilität
- Cloud Computing für orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf Dateien und Anwendungen
- Videokonferenzen für Besprechungen von Angesicht zu Angesicht, ohne dass man dafür reisen muss
- Collaboration-Tools für bessere Kommunikation und Teamarbeit
- Virtuelle private Netzwerke (VPNs) für sicheren Fernzugriff auf Unternehmensnetzwerke
- Einheitliche Kommunikation für eine einzige Anlaufstelle für alle Kommunikationskanäle
Intelligentes Arbeiten ist die Zukunft der Arbeit, und Unternehmen, die sich diese Technologie zu eigen machen, sind im Vorteil. Intelligente Büros sind die perfekte Umgebung für intelligentes Arbeiten, denn sie sind so konzipiert, dass sie es unterstützen und ermöglichen. Wenn Sie noch keine intelligenten Büros nutzen, ist es jetzt an der Zeit, zu untersuchen, wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann.
Was für Technik benötigt man für ein Smart Office?
Bei GMS sind wir eher lösungsorientiert, als dass wir nur an Kisten und Maschinen denken. Nichtsdestotrotz ist je nach Bedarfsfall der Einsatz von Technik unerlässlich. Wie auch bei uns Menschen, brauchen wir nicht nur ein Gehirn zum Funktionieren, sondern wir müssen auch fühlen und Dinge bewegen können, um ans Ziel zu kommen. Das trifft auch für Smart Offices zu. Als Gehirn fungiert das Building Operating System im Kern der Lösung. Sensoren unterschiedlichster Art stellen Kontextinformation zur Verfügung und statt Armen gibt es Motoren, die Dinge antreiben und bewegen, wie zum Beispiel Türen, die sich öffnen oder Blenden, die vor Sonneneinstrahlung an den Fenstern schützen. Was Software angeht, können Nutzer via App mit dem Büro in Kontakt treten und Administratoren können sich im Backend austoben.
Was kostet ein Smart Office?
Hierzu haben wir Ihnen einen eigenen Artikel mit Informationen und Zahlen vorbereitet. Lesen Sie sich gerne den Artikel „Was kostet ein Smart Building?“ von Tobias Enders durch. Denn wie Sie ja mittlerweile wissen, ist das Smart Office nur ein konzeptioneller Teil vom Smart Building. Hier werden Sie mit Sicherheit eine Antwort auf Ihre Frage bekommen. Wenn Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch zum Thema Smart Offices mit uns führen möchten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Weiter unten können Sie einfach Ihre Kontaktdaten eintragen und wir kommen schnell auf Sie zurück.
Werden Smart Offices benutzt, um Personal einzusparen?
Das ist normalerweise nicht der Treiber hinter solchen Projekten. Es geht vielmehr darum, dem Team bessere Möglichkeiten zum produktiven Arbeiten zu geben, egal ob sie im Home-Office arbeiten, am Arbeitsplatz auf der Fläche oder ob sie sich lieber je nach Aktivität eine dafür geeignete Arbeitsumgebung buchen, vielleicht sogar direkt bei ihren Teamkollegen und nicht wild im Gebäude verstreut. Smart Offices ermöglichen viel Potential, auch für Einsparungen, aber auch insbesondere das Potenzial von activity-based working und eine Skalierung des Unternehmens, ohne dass weitere Flächen angemietet werden müssen.
Ab wieviel Mitarbeitern lohnt sich die Implementierung einer Smart Office Lösung?
Die Anzahl der Mitarbeiter ist hierfür nicht unbedingt ein scharfes Kriterium. Die Frage ist eher, welche Probleme man lösen kann und welche Vorteile man den Mitarbeitern bieten kann. Wenn zum Beispiel ein Team enger zusammengeführt werden soll, um den Informations- und Ideenaustausch zu erhöhen, sind Smart Offices eine interessante Option. Es liegt aber dennoch auf der Hand, dass sich die Implementierung besser und schneller rechnet, wenn man mehrere Stockwerke bzw. mehrere Gebäude verwalten kann und hierzu sind dann eher Mitarbeiterzahlen größer als 200 die Regel. Dies schließt die Möglichkeit für kleinere Betriebe nicht aus, aber ab dieser Menge sehen wir die besten Ergebnisse im Betrieb.
Ist Smart Office auch für ein KMU geeignet?
Ja, Smart Office-Lösungen sind auch für kleine und mittlere Unternehmen geeignet. Sie können klein anfangen und das System schrittweise erweitern, wenn sich Ihr Bedarf ändert oder wächst. Die besten Smart Office Systeme sind modular aufgebaut und wachsen in Nutzerkapazität und Funktionalität mit unseren Kunden. Auf diese Art und Weise ist das Thema immer eine Win-Win Situation für alle Beteiligten.
Wie fängt man am besten mit Smart Office an?
Der beste Einstieg ist in der Regel ein konkretes Problem, das Sie lösen wollen, oder ein Ziel, das Sie erreichen wollen. Wenn Sie dies herausgefunden haben, können wir uns gemeinsam ansehen, welche Smart Office-Lösungen für Sie am sinnvollsten sind. Als Faustregel gilt jedoch, dass es immer ratsam ist, vom Nutzer auszugehen und von dort aus zu arbeiten. Schließlich soll das Smart Office vor allem Ihren Mitarbeitern die Arbeit erleichtern und nicht zum Selbstzweck werden.
Wie lange halten Smart Office Produkte?
Diese Frage ist schwer zu beantworten, da sie von dem jeweiligen Produkt und der Anwendung abhängt. Wie bei den meisten Dingen im Leben gibt es unterschiedliche Qualitätsstufen auf dem Markt. Die Produkte von GMS Smart Office sind für den langfristigen Einsatz konzipiert und können viele Jahre lang ohne Probleme verwendet werden. Bei ordnungsgemäßer Wartung ist es jedoch wahrscheinlich, dass die Technik länger hält als der Mietvertrag für die Immobilie zwischen Mieter und Vermieter.
Funktioniert Smart Office auch unabhängig vom Stromnetz, z. B. mit Batterien?
Die beliebtesten Sensoren funktionieren angetrieben durch sehr effiziente Photovoltaik-Systeme, die aus Umgebungslicht bereits genug Energie „ernten“ können, und sind dadurch selbstversorgend. Für Bereiche ohne natürliches Licht, zum Beispiel im Keller oder in der Tiefgarage, bieten sich entweder IoT-Sensoren mit Batterien an oder eine direkte Anbindung an den Stromkreislauf. Wie auch oben erwähnt, halten die Sensoren mit Batterien auch normalerweise, je nach Nutzung, viele Jahre und das Mietverhältnis ist normalerweise kürzer als die Batterielaufzeit eines Sensors. Nichtsdestotrotz kann der Batteriestand auch überwacht werden und man könnte eine Wartung frühzeitig beauftragen, um Ausfälle zu vermeiden.
Abschließende Gedanken
Das Smart Office ist ein wachsender Trend in der Geschäftswelt, da es sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeiter viele Vorteile bietet. Ein Smart Office ist ein Büro, das vollständig mit intelligenter Technologie ausgestattet ist, wodurch eine Vielzahl von Aufgaben effizienter und effektiver erledigt werden kann. Intelligente Büros können Geld sparen, z. B. bei den Energiekosten und dem Papierverbrauch, und gleichzeitig die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern verbessern. Der beste Weg, um mit Smart Office zu beginnen, ist, ein bestimmtes Problem oder Ziel zu identifizieren, das Sie erreichen möchten. Smart Office-Produkte sind für den langfristigen Einsatz konzipiert, so dass sie an die sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden können.
Wenn Sie nicht genau wissen, wo Sie anfangen sollen, können wir Ihnen helfen. Wir sind darauf spezialisiert, intelligente Bürolösungen zu entwerfen und zu implementieren, die auf Ihre speziellen Bedürfnisse und Ziele zugeschnitten sind. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr zu erfahren.
Wie kann GMS Sie bei Ihrem Smart Office Projekt unterstützen?
Von der Planung bis zur Umsetzung und natürlich für den kontinuierlichen Betrieb wird GMS Sie gerne mit Ihrem Projekt unterstützen. Zuerst sprechen wir über Ihre Ziele und wo der Schuh im Moment drückt, danach arbeiten wir zusammen mit Ihnen an einem holistischen Konzept zum modernen Arbeiten und wie wir Ihre Ziele am besten erreichen können. Gerne begleiten wir Sie langfristig als Partner auf Ihrem Weg der digitalen Transformation.
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