Das intelligente BĂŒro: Was ist eigentlich ein Smart Office?

Was ist ein Smart Office?
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Was ist ein Smart Office? Auf diese Frage gibt es keine endgĂŒltige Antwort, da der Begriff auf unterschiedliche Weise interpretiert werden kann. Generell kann man jedoch sagen, dass ein Smart Office alle technologischen Aspekte umfasst, die ein BĂŒro effizienter und produktiver machen. Dazu gehört alles von intelligenten Beleuchtungs- und Heizungssystemen bis hin zu intelligenten Sicherheits- und Kommunikationstools. In diesem Artikel werden wir untersuchen, was zu einem Smart Office gehört und wie es mit dem Smart Building zusammenhĂ€ngt.

Wenn Sie diesen Artikel gelesen haben, werden Sie bestens verstehen, was es mit dem Begriff „Smart Office“ auf sich hat, wie sich das ganze vom Smart Home und Smart Building abgrenzt und natĂŒrlich auch alles das, was kein Smart Office ist.

 

Inhalt:

Kennen Sie den Unterschied zwischen einem Smart Office und einem Smart Building?

Intelligente BĂŒros, oder auch Smart Offices, sind die neue NormalitĂ€t, und es ist fĂŒr Unternehmen von entscheidender Bedeutung, zu verstehen, was sie sind, wie man sie implementiert und welche Vorteile sie bringen können. Intelligente BĂŒrotechnologie hat das Potenzial, die Art und Weise, wie wir arbeiten, zu revolutionieren, indem sie uns produktiver, effizienter und nachhaltiger macht. Fangen wir also an.

Was macht das Smart Office so smart?

Wie bereits erwĂ€hnt, gibt es keine allgemeingĂŒltige Definition fĂŒr ein Smart Office. Es gibt jedoch bestimmte Merkmale, die in den meisten Interpretationen des Begriffs enthalten sind. Diese Merkmale lassen sich in drei Hauptkategorien einteilen: Kommunikation, Sicherheit und Nachhaltigkeit.

Intelligente BĂŒrokommunikation: In einem intelligenten BĂŒro sind alle Kommunikationssysteme integriert und nahtlos miteinander verbunden. Dies umfasst alles von Telefonen und Videokonferenzen, E-Mail und Instant Messaging. Intelligente BĂŒrokommunikationssysteme sind darauf ausgelegt, Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern, indem sie die Verbindung mit Kollegen, Kunden und Partnern erleichtern.

 

 

Intelligente BĂŒrosicherheit: In einem intelligenten BĂŒro hat die Sicherheit oberste PrioritĂ€t. Intelligente Sicherheitssysteme nutzen die neuesten Technologien, um Menschen, Eigentum und Daten zu schĂŒtzen. Diese Systeme können z. B. biometrische Zugangskontrollen, Überwachungskameras und Einbruchserkennung umfassen.

Nachhaltigkeit im intelligenten BĂŒro: In einem intelligenten BĂŒro ist Nachhaltigkeit mehr als nur ein Schlagwort. Intelligente Nachhaltigkeitslösungen helfen Unternehmen, Geld zu sparen, indem sie den Energieverbrauch und den Abfall reduzieren. Diese Lösungen können Dinge wie energieeffiziente Beleuchtung und Heizungs-/KĂŒhlungssysteme umfassen.

Nachdem wir nun die drei Hauptkategorien der Merkmale eines intelligenten BĂŒros erkundet haben, lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie sie mit dem intelligenten GebĂ€ude zusammenhĂ€ngen.

Was hat es mit dem Smart Building auf sich?

Der Begriff „Smart Office“ wird oft synonym mit „Smart Building“ verwendet Es gibt jedoch einen Unterschied zwischen diesen beiden Begriffen. Ein intelligentes BĂŒro ist eine Teilmenge des intelligenten GebĂ€udes. Mit anderen Worten: Alle intelligenten BĂŒros sind intelligente GebĂ€ude, aber nicht alle intelligenten GebĂ€ude sind intelligente BĂŒros. Auf der privaten Ebene haben wir es mit Smart Homes zu tun und in der Stadtplanung spricht man von der Smart City. Im Energiewesen hört man immer wieder vom Smart Grid.

Ein Smart Building ist eine Gewerbe- oder Wohnimmobilie, die Technologien nutzt, um ihre Leistung in Bezug auf Energieeffizienz, Nachhaltigkeit, Sicherheit, Komfort und Bequemlichkeit zu verbessern. Intelligente GebĂ€ude nutzen Sensoren und Datenanalyse, um Informationen ĂŒber ihre Umgebung und ihre Bewohner zu sammeln. Diese Informationen werden dann genutzt, um den Betrieb der GebĂ€udesysteme zu optimieren.

Kann ich nicht einfach mit Alexa
?

Geht Smart Office auch mit Alexa?
Bild: Matthew_100 / Adobe Stock

 

Man kann auch mit dem Pferd zum BĂŒro reiten, aber ist das hilfreich? Eine Alexa im Konferenzraum aufzustellen, macht ihr BĂŒro nicht automatisch zum Smart Office. Damit ein BĂŒro wirklich „intelligent“ ist, muss es einen umfassenden und integrierten Ansatz fĂŒr Kommunikation, Sicherheit und Nachhaltigkeit haben. Intelligente BĂŒros sind die Zukunft der Arbeit, und Unternehmen, die sich diese Technologie nicht zu eigen machen, werden im Nachteil sein. Sind Sie bereit, Ihr BĂŒro intelligent zu machen?

Fragen, die uns zum Thema Smart Office oft gestellt werden

Als einer der Pioniere im Thema Smart Building bekommen wir auch oft interessante Fragen zum Thema Smart Office. Hier ein kleiner Auszug fĂŒr Sie:

Was hat Smart Office mit Office 365 zu tun?

Die Themen haben grundsĂ€tzlich erstmal nichts miteinander zu tun. Es gibt jedoch die Möglichkeit, dass einige Aspekte der Microsoft Cloud Office 365 benutzt werden, um ein Smart Office bzw. das komplette Smart Building besser zu verwalten. Zum Beispiel könnten Kalenderinformationen benutzt werden oder Nutzerkonten von Office 365 könnten ĂŒber ein Single-Sign-On auch fĂŒr Smart Office Apps geltend gemacht werden.

Wie steigert das Smart Office den Wert meiner Immobilie?

Das Smart Office ist kein neuer GebĂ€udestandard, aber es bietet viele Vorteile gegenĂŒber einem herkömmlichen BĂŒro. Der grĂ¶ĂŸte Vorteil ist wahrscheinlich die deutliche Steigerung der Effizienz und ProduktivitĂ€t, die mit Hilfe der Digitalisierung und Automatisierung erreicht werden kann. DarĂŒber hinaus sind Smart Offices viel flexibler und leichter an verĂ€nderte NutzerbedĂŒrfnisse anpassbar. Dies fĂŒhrt zu niedrigeren Betriebskosten und höherer Mieterzufriedenheit, was wiederum zu höheren Mieten und Immobilienwerten fĂŒhrt. Will man sichergehen, dass das GebĂ€ude einem internationalen Standard eines Smart Buildings entspricht, lohnt es sich, die SmartScore-Zertifizierung anzustreben.

Was ist der Unterschied zwischen Smart Office und Smart Home?

Ein Smart Home ist ein privates WohngebĂ€ude, das Technologien nutzt, um seine Leistung in Bezug auf Energieeffizienz, Nachhaltigkeit, Sicherheit und Komfort zu optimieren. Intelligente HĂ€user nutzen Sensoren und Datenanalyse, um Informationen ĂŒber ihre Umgebung und ihre Bewohner zu sammeln. Diese Informationen werden dann genutzt, um den Betrieb der GebĂ€udesysteme zu optimieren. Ein intelligentes BĂŒro ist eine Gewerbe- oder Wohnimmobilie, die Technologien nutzt, um ihre Leistung in Bezug auf Energieeffizienz, Nachhaltigkeit, Sicherheit, Komfort und Bequemlichkeit zu verbessern. Intelligente BĂŒros nutzen Sensoren und Datenanalyse, um Informationen ĂŒber ihre Umgebung und ihre Bewohner sammeln. Diese Informationen werden dann genutzt, um den Betrieb der GebĂ€udesysteme zu optimieren. So gesehen ĂŒberschneiden sich beide Anwendungsbereiche teilweise, manche Use Cases wiederum sind nur in dem einen oder dem anderen Bereich zu finden.

Smart Building App Beispiel - Ein Weg Zum Smart Office
Bild: GMS

 

Intelligente BĂŒros sind die Zukunft der Arbeit, und Unternehmen, die sich diese Technologie nicht zu eigen machen, werden im Nachteil sein. Sind Sie bereit, Ihr BĂŒro intelligent zu machen?

Was sind einige Beispiele fĂŒr Smart-Office-Anwendungen?

Es gibt viele verschiedene Anwendungen fĂŒr Smart Offices, und die Liste wird mit der Entwicklung neuer Technologien stĂ€ndig erweitert. Einige der hĂ€ufigsten Anwendungen sind:

  • Automatisierte Beleuchtungssteuerung
  • Energiemanagement fĂŒr GebĂ€ude
  • Sicherheits- und Zugangskontrolle
  • HVAC-Steuerung (Heizung, LĂŒftung und Klimatisierung)
  • Nachhaltige Transportlösungen
  • Vernetzte und kollaborative ArbeitsrĂ€ume
  • GebĂ€udemanagementsysteme
  • Intelligente Parklösungen
  • Abfallwirtschaft und Recycling
  • Überwachung der LuftqualitĂ€t

Nicht alle, aber viele Nachfragen, die wir bekommen, befassen sich erstmal nur mit dem Aspekt der Buchung von ArbeitsplĂ€tzen, dem „Desk Sharing“ oder „Hot Desking“, wie man es auch kennt. Nach einigen GesprĂ€chen wird dann aber doch schnell klar, dass dies nur die Spitze vom Eisberg ist, wenn es darum geht, durch ein Smart Office noch weiter Mehrwert zu generieren und eine bessere Arbeitsumgebung zu schaffen.

Was sind die Vorteile eines intelligenten BĂŒros?

NatĂŒrlich gibt es verschiedene Vorteile im Smart Office. Nicht nur fĂŒr den Facility Manager hilft das, sondern auch allen die dort arbeiten. Es gibt viele Vorteile eines intelligenten BĂŒros, darunter:

  • Höhere Effizienz und ProduktivitĂ€t
  • GrĂ¶ĂŸere FlexibilitĂ€t und AnpassungsfĂ€higkeit
  • Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit
  • Verbesserte Sicherheit und Schutz
  • Geringere Betriebskosten
  • Erhöhte Mieterzufriedenheit
  • Höhere Mieten und Immobilienwerte

Ein intelligentes BĂŒro ist die Zukunft der Arbeit, und Unternehmen, die sich diese Technologie  zu eigen machen, haben einen Vorteil und stechen im Markt hervor.

Was ist Smart Working?

Das Konzept Smart Working kann auch ohne ein Smart Office umgesetzt werden, mit einer solchen Lösung im Ärmel geht vieles einfacher. Beim Smart Working dreht sich alles um das Motto „work smart, not hard“ und das am besten mit der UnterstĂŒtzung von Technologie.  Bei Smart Working geht es nicht darum, weniger Stunden zu arbeiten, um das gleiche zu erreichen, sondern durch den Einsatz der richtigen Werkzeuge und Technologien effizienter zu arbeiten. Smart Working kann jederzeit und ĂŒberall stattfinden, es muss nicht unbedingt im BĂŒro sein.

 

Wie funktioniert Smart Working im Smart Office?
Bild: .Shock / Adobe Stock

 

Bei Smart Working geht es darum, Technologie zu nutzen, um intelligenter und nicht hÀrter zu arbeiten. Einige Smart-Working-Anwendungen sind:

  • Smartphones und Tablets fĂŒr mehr MobilitĂ€t und FlexibilitĂ€t
  • Cloud Computing fĂŒr orts- und zeitunabhĂ€ngigen Zugriff auf Dateien und Anwendungen
  • Videokonferenzen fĂŒr Besprechungen von Angesicht zu Angesicht, ohne dass man dafĂŒr reisen muss
  • Collaboration-Tools fĂŒr bessere Kommunikation und Teamarbeit
  • Virtuelle private Netzwerke (VPNs) fĂŒr sicheren Fernzugriff auf Unternehmensnetzwerke
  • Einheitliche Kommunikation fĂŒr eine einzige Anlaufstelle fĂŒr alle KommunikationskanĂ€le

Intelligentes Arbeiten ist die Zukunft der Arbeit, und Unternehmen, die sich diese Technologie zu eigen machen, sind im Vorteil. Intelligente BĂŒros sind die perfekte Umgebung fĂŒr intelligentes Arbeiten, denn sie sind so konzipiert, dass sie es unterstĂŒtzen und ermöglichen. Wenn Sie noch keine intelligenten BĂŒros nutzen, ist es jetzt an der Zeit, zu untersuchen, wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann.

Was fĂŒr Technik benötigt man fĂŒr ein Smart Office?

Bei GMS sind wir eher lösungsorientiert, als dass wir nur an Kisten und Maschinen denken. Nichtsdestotrotz ist je nach Bedarfsfall der Einsatz von Technik unerlĂ€sslich. Wie auch bei uns Menschen, brauchen wir nicht nur ein Gehirn zum Funktionieren, sondern wir mĂŒssen auch fĂŒhlen und Dinge bewegen können, um ans Ziel zu kommen. Das trifft auch fĂŒr Smart Offices zu. Als Gehirn fungiert das Building Operating System im Kern der Lösung. Sensoren unterschiedlichster Art stellen Kontextinformation zur VerfĂŒgung und statt Armen gibt es Motoren, die Dinge antreiben und bewegen, wie zum Beispiel TĂŒren, die sich öffnen oder Blenden, die vor Sonneneinstrahlung an den Fenstern schĂŒtzen. Was Software angeht, können Nutzer via App mit dem BĂŒro in Kontakt treten und Administratoren können sich im Backend austoben.

Was kostet ein Smart Office?

Hierzu haben wir Ihnen einen eigenen Artikel mit Informationen und Zahlen vorbereitet. Lesen Sie sich gerne den Artikel „Was kostet ein Smart Building?“ von Tobias Enders durch. Denn wie Sie ja mittlerweile wissen, ist das Smart Office nur ein konzeptioneller Teil vom Smart Building. Hier werden Sie mit Sicherheit eine Antwort auf Ihre Frage bekommen. Wenn Sie ein unverbindliches BeratungsgesprĂ€ch zum Thema Smart Offices mit uns fĂŒhren möchten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Weiter unten können Sie einfach Ihre Kontaktdaten eintragen und wir kommen schnell auf Sie zurĂŒck.

Werden Smart Offices benutzt, um Personal einzusparen?

Das ist normalerweise nicht der Treiber hinter solchen Projekten. Es geht vielmehr darum, dem Team bessere Möglichkeiten zum produktiven Arbeiten zu geben, egal ob sie im Home-Office arbeiten, am Arbeitsplatz auf der FlĂ€che oder ob sie sich lieber je nach AktivitĂ€t eine dafĂŒr geeignete Arbeitsumgebung buchen, vielleicht sogar direkt bei ihren Teamkollegen und nicht wild im GebĂ€ude verstreut. Smart Offices ermöglichen viel Potential, auch fĂŒr Einsparungen, aber auch insbesondere das Potenzial von activity-based working und eine Skalierung des Unternehmens, ohne dass weitere FlĂ€chen angemietet werden mĂŒssen.

Ab wieviel Mitarbeitern lohnt sich die Implementierung einer Smart Office Lösung?

Die Anzahl der Mitarbeiter ist hierfĂŒr nicht unbedingt ein scharfes Kriterium. Die Frage ist eher, welche Probleme man lösen kann und welche Vorteile man den Mitarbeitern bieten kann. Wenn zum Beispiel ein Team enger zusammengefĂŒhrt werden soll, um den Informations- und Ideenaustausch zu erhöhen, sind Smart Offices eine interessante Option. Es liegt aber dennoch auf der Hand, dass sich die Implementierung besser und schneller rechnet, wenn man mehrere Stockwerke bzw. mehrere GebĂ€ude verwalten kann und hierzu sind dann eher Mitarbeiterzahlen grĂ¶ĂŸer als 200 die Regel. Dies schließt die Möglichkeit fĂŒr kleinere Betriebe nicht aus, aber ab dieser Menge sehen wir die besten Ergebnisse im Betrieb.

Ist Smart Office auch fĂŒr ein KMU geeignet?

Ja, Smart Office-Lösungen sind auch fĂŒr kleine und mittlere Unternehmen geeignet. Sie können klein anfangen und das System schrittweise erweitern, wenn sich Ihr Bedarf Ă€ndert oder wĂ€chst. Die besten Smart Office Systeme sind modular aufgebaut und wachsen in NutzerkapazitĂ€t und FunktionalitĂ€t mit unseren Kunden. Auf diese Art und Weise ist das Thema immer eine Win-Win Situation fĂŒr alle Beteiligten.

Wie fÀngt man am besten mit Smart Office an?

Der beste Einstieg ist in der Regel ein konkretes Problem, das Sie lösen wollen, oder ein Ziel, das Sie erreichen wollen. Wenn Sie dies herausgefunden haben, können wir uns gemeinsam ansehen, welche Smart Office-Lösungen fĂŒr Sie am sinnvollsten sind. Als Faustregel gilt jedoch, dass es immer ratsam ist, vom Nutzer auszugehen und von dort aus zu arbeiten. Schließlich soll das Smart Office vor allem Ihren Mitarbeitern die Arbeit erleichtern und nicht zum Selbstzweck werden.

Wie lange halten Smart Office Produkte?

Diese Frage ist schwer zu beantworten, da sie von dem jeweiligen Produkt und der Anwendung abhĂ€ngt. Wie bei den meisten Dingen im Leben gibt es unterschiedliche QualitĂ€tsstufen auf dem Markt. Die Produkte von GMS Smart Office sind fĂŒr den langfristigen Einsatz konzipiert und können viele Jahre lang ohne Probleme verwendet werden. Bei ordnungsgemĂ€ĂŸer Wartung ist es jedoch wahrscheinlich, dass die Technik lĂ€nger hĂ€lt als der Mietvertrag fĂŒr die Immobilie zwischen Mieter und Vermieter.

Funktioniert Smart Office auch unabhÀngig vom Stromnetz, z. B. mit Batterien?

Multisenor, PIR Passive Infrarot wird benutzt - der kleine runde Puk hinter dem Tischbein
Multisensor STM550 EnoSense Desk – gut „versteckt“ und betriebsbereit (Bild: GMS)

 

Die beliebtesten Sensoren funktionieren angetrieben durch sehr effiziente Photovoltaik-Systeme, die aus Umgebungslicht bereits genug Energie „ernten“ können, und sind dadurch selbstversorgend. FĂŒr Bereiche ohne natĂŒrliches Licht, zum Beispiel im Keller oder in der Tiefgarage, bieten sich entweder IoT-Sensoren mit Batterien an oder eine direkte Anbindung an den Stromkreislauf. Wie auch oben erwĂ€hnt, halten die Sensoren mit Batterien auch normalerweise, je nach Nutzung, viele Jahre und das MietverhĂ€ltnis ist normalerweise kĂŒrzer als die Batterielaufzeit eines Sensors. Nichtsdestotrotz kann der Batteriestand auch ĂŒberwacht werden und man könnte eine Wartung frĂŒhzeitig beauftragen, um AusfĂ€lle zu vermeiden.

Abschließende Gedanken

Das Smart Office ist ein wachsender Trend in der GeschĂ€ftswelt, da es sowohl fĂŒr Unternehmen als auch fĂŒr Mitarbeiter viele Vorteile bietet. Ein Smart Office ist ein BĂŒro, das vollstĂ€ndig mit intelligenter Technologie ausgestattet ist, wodurch eine Vielzahl von Aufgaben effizienter und effektiver erledigt werden kann. Intelligente BĂŒros können Geld sparen, z. B. bei den Energiekosten und dem Papierverbrauch, und gleichzeitig die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern verbessern. Der beste Weg, um mit Smart Office zu beginnen, ist, ein bestimmtes Problem oder Ziel zu identifizieren, das Sie erreichen möchten. Smart Office-Produkte sind fĂŒr den langfristigen Einsatz konzipiert, so dass sie an die sich Ă€ndernden Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden können.

Wenn Sie nicht genau wissen, wo Sie anfangen sollen, können wir Ihnen helfen. Wir sind darauf spezialisiert, intelligente BĂŒrolösungen zu entwerfen und zu implementieren, die auf Ihre speziellen BedĂŒrfnisse und Ziele zugeschnitten sind. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr zu erfahren.

Wie kann GMS Sie bei Ihrem Smart Office Projekt unterstĂŒtzen?

Von der Planung bis zur Umsetzung und natĂŒrlich fĂŒr den kontinuierlichen Betrieb wird GMS Sie gerne mit Ihrem Projekt unterstĂŒtzen. Zuerst sprechen wir ĂŒber Ihre Ziele und wo der Schuh im Moment drĂŒckt, danach arbeiten wir zusammen mit Ihnen an einem holistischen Konzept zum modernen Arbeiten und wie wir Ihre Ziele am besten erreichen können. Gerne begleiten wir Sie langfristig als Partner auf Ihrem Weg der digitalen Transformation.

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