Wie funktioniert digitales Facility Management heute?

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In diesem Blog Beitrag geht es um digitales Facility Management als Betriebsmodell für Smart Buildings.

Heute werden in modernen Immobilien zahlreiche Sensoren, intelligente Gebäudeleittechnik (GLT) und Internet of Things (IoT) Technologien eingesetzt. So werden Anwendungen im Smart-Building realisiert. Diese neuen Technologien benötigen auch ein neues Betriebsmodell.

Smart Building zur Verbesserung des Nutzererlebnisses oder Optimierung der Bewirtschaftung

Die Smart-Building „Use Cases“ zielen damit in der Regel auf eine Verbesserung des Nutzererlebnisses ab. „Workplace Experience“ oder aber der besseren Bewirtschaftung des Gebäudes, z. B. Smart-Cleaning, Smart-Parking oder ähnliche Einsatzszenarien stehen im Fokus.

Verbunden werden die smarten Technologien dann in der Regel mit einer einheitlichen Smart Building Software-Plattform. Über die Software werden Reports generiert und in Dashboards visualisiert. Die einzelnen Anwendungen konfiguriert und die Funktionsbereitschaft der verschiedenen Sensoren, Aktoren und Hardware-Komponenten überwacht.

Die Steuerung erfolgt „BYOD“ mittels Smartphone App

Die Nutzer im Smart Building bekommen eine App fürs Smartphone, um die wichtigsten Funktionen immer direkt mit dem eigenen Gerät steuern zu können (BYOD-Ansatz). So können freie Arbeitsplätze oder Parkplätze gebucht werden. Die Indoor-Navigation führt den Anwender direkt in den gewünschten Ort im Gebäude. Auch die Basis Funktionen in Konferenzräumen können mittels App gesteuert werden. Zusätzlich wird die Interaktion mit dem Gebäude über Bedienpanels und Feedback-Panels ermöglicht.

Neue Kompetenzen werden im Smart Building für den Betrieb benötigt

Für die Planung, Umsetzung und insbesondere für den späteren Betrieb ist eine spannende Mischung verschiedener Kompetenzen erforderlich, die heute oftmals nur getrennt am Markt eingekauft werden können.

  • Digitalisierungs- und IT-Kompetenz
  • Erfahrung in Gebäudetechnik
  • Elektrotechnik-Kenntnisse
  • Verständnis zu Anwenderanforderungen im modernen Gebäude (z. B.  Modern Workplace)

Unternehmen, die sich mit der Einführung von Smart-Building Technologien in ihren Flächen beschäftigen, sollten sich somit schon während der Planungsphase eine Antwort auf die wichtige Frage erarbeiten:

Wie soll der Betrieb im Smart-Building erfolgen?

Natürlich sollten die herkömmlichen Facility-Management-Strukturen nach Möglichkeit beibehalten werden. Viele traditionelle Aufgaben ändern sich auch im intelligenten Gebäude nicht grundlegend. Die Aufgaben werden nur in optimierter Form strukturiert, z. B. werden Reinigungen bedarfsorientiert und nicht mehr nur turnusmäßig ausgeführt. Für eine Vielzahl an digitalen Tätigkeiten sind herkömmliche FM-Dienstleister allerdings nicht ausreichend qualifiziert. Hier muss ein spezialisiertes Betriebs-Knowhow aufgebaut oder extern eingekauft werden.

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Smart Office Use Cases

Zu den wichtigsten Themen gehören die folgenden Aufgaben:

  • Bereitstellung eines Service, um die Smart-Building Soft- und Hardware zu betreuen
  • Bearbeitung von Anwenderproblemen
  • Remote-Monitoring der Software und Hardware
  • Nachverfolgung von Störungen
  • Lösung technischer Probleme
  • Anpassung der Konfigurationen bei Änderungen der Gebäudestruktur
  • Vor-Ort Support bei weitgehenden Hardware Störungen
  • Koordination der Schnittstellen zum FM-Dienstleister, Herstellern der Smart-Hardware und Software

Digitales Facility Management etablieren

Zusammenfassen lassen sich die Tätigkeiten als sogenanntes digitales Facility Management (Digi-FM bzw. Facility Management für Digitalisierung). Je nach Komplexität und Größe des smarten Gebäudes, muss ein eigenes Betriebskonzept für das digitale Facility Management aufgesetzt werden. Neben einheitlichen Servicemerkmalen, z. B. der Servicezeiten und Qualitäten, sollten messbare SLA (Service Level Agreement) abgeschlossen werden, um die kontinuierliche Service-Erbringung zu bewerten.

Sofern das digitale Facility Management mit internen Mitarbeitern ausgeführt werden soll, ist ein Schulungskonzept für die Kollegen unerlässlich. Wichtig ist auch eine realistische Bewertung der Aufwände vorzunehmen. Oftmals sind die erforderlichen Leistungen deutlich mehr als ein „Nebenjob“.

Wenn die Leistungen an einen externen Dienstleister ausgelagert werden sollen, ist vor allem auf die bestehende Service-Struktur zu achten. Es sollten belegbare Qualitätsmerkmale, z. B. ISO Zertifizierungen (insbesondere ISO 9001 und ISO 27001), vorhanden sein. Wichtig ist ebenfalls, eine nachhaltige Erfahrung im IT- und Gebäudetechnik-Umfeld. Weniger hilfreich sind bei diesem sehr speziellen Thema große Dienstleister, die eher einen generischen Ansatz verfolgen. Für digitales Facility Management ist Erfahrung und Spezialisierung gefragt.

 

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