Smart-Office Implementierung
In der Arbeitswelt ist die zunehmende Digitalisierung der bestimmende Trend – dem Smart Office und dem ModernWorkplace gehören die Zukunft. Charakteristisch für diese Büros der Zukunft ist es, sowohl das Wohlbefinden als auch das Nutzererlebnis Ihrer eigenen Mitarbeiter zu verbessern. Somit steigern Sie die Qualität der Arbeit Ihrer Mitarbeiter und binden sie langfristig an Ihr Unternehmen. Durch Smart Office-Ansätze werden Abläufe effizienter gestaltet sowie klassische Probleme der Büronutzung gelöst.
Die gesundheitsschädliche Arbeitsweise mit wenig Bewegung und hohen psychischen Belastung durch zahlreiche Störungen und Unterbrechungen des Arbeitsablaufs gehört zu den größten Problemen in herkömmlichen Büros. Das Ergebnis: hohe Krankenstände und unzufriedene Mitarbeiter. Neben der signifikanten Verbesserung der Arbeitsbedingungen für Ihre Mitarbeiter sind allerdings auch positive Entwicklungen für die Umweltbilanz und Kostensenkungen wesentliche Argumente für die Umsetzung einer Smart Office- und ModernWorkplace-Strategie in Ihrem Unternehmen.
Digitale Technologien ermöglichen smarte Arbeitsumgebungen
Der wesentliche Faktor für die erfolgreiche Umsetzung eines Smart Office ist die Nutzung digitaler Technologien. Zum einen, um Ihren Mitarbeitern die Arbeitsabläufe zu erleichtern (z.B. durch Unified Communications und Collaboration-Technik, aber auch intelligente Buchungen und Service-Angeboten), zum anderen aber auch, um relevante Daten zu erheben, die zur Gestaltung und zum Management des Smart Office benötigt werden.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen den Schritt zum Smart Office gehen möchten, stellt sich schnell die Frage nach der Sinnhaftigkeit und auch dem Schutz der Privatsphäre der Nutzer, vor allem im Rahmen der Datenerhebung. Aus diesen Gründen ist es sehr wichtig, vor der Datenerhebung eine passende Planung zu erstellen. So können Sie die Ziele und Möglichkeiten Ihres Smart Office klar definieren und die geeigneten Maßnahmen und Technologien für die Datenerhebung festlegen.
Im Folgenden geben wir Ihnen eine Übersicht, wie eine Implementierung des Smart Office in Ihren Arbeitsalltag gelingen kann.
1. Definition der Smart Office Use Cases
Der erste Teil der digitalen Vernetzung besteht in der Regel aus der Analyse der gewünschten Use Cases. Sie sollten sich überlegen, welche Funktionen das Smart Office erfüllen und welche Möglichkeiten es Ihnen und Ihren Mitarbeitern bieten soll. Hier ist zum einen die entsprechende Erfahrung aus ähnlichen Projekten erforderlich, zum anderen ist ein Überblick über die verfügbaren Plattformen und Sensoren ein wesentlicher Bestandteil.
2. Pilotprojekte zur Datenerhebung
Sobald Sie sich auf Ihre individuellen Smart Office Use Cases festgelegt haben, werden diese durch die Sammlung relevanter Nutzungsdaten ergänzt. Dieser Schritt wird oftmals in Pilotprojekten umgesetzt. In definierten Zeiträumen werden über Sensoren Daten gesammelt, die Aussagen über die aktuelle Nutzung des Bürogebäudes zulassen. Diese Daten werden nur einem kleinen Projektteam zur Verfügung gestellt. Die Nutzer erfahren durch die Datenerhebung zunächst keinerlei Mehrwert.
3. Dateninterpretation und Definition der KPI
In diesem Schritt wird es spannend: Nun werden die gewonnen Daten analysiert und interpretiert. Diesem Schritt kommt eine hohe Bedeutung zu, denn: Das Smart Office ist kein Selbstzweck. Neben der Verbesserung der Arbeitsumgebung können oftmals auch budgetrelevante Ziele realisiert werden, z.B. die bessere Auslastung der verfügbaren Fläche oder optimierte Facilty Management-Prozesse. Die erhobenen Daten müssen also an Ihr Unternehmen und die jeweilige Umgebung angepasst und mit sinnvollen KPIs versehen werden. So ermöglichen Sie eine langfristige Erfolgsmessung und profitieren in vollem Maße von den Möglichkeiten, die Ihnen das Smart Office bietet.
4. Auswahl geeigneter Technologie
Die Auswahl der geeigneten Technologie orientiert sich an Ihren gewünschten Use Cases, aber natürlich auch an den baulichen Gegebenheiten. Im Neubau können andere Technologien als im Retro-fit eingesetzt werden. Der Hardware-Markt für Smart Building-Technologien wächst rasant. Daher sollte die Entscheidung für die Technologie sorgfältig getroffen werden.
5. Machen Sie Ihr Smart Office leicht bedienbar
Um Ihren Mitarbeitern ein ideales Erlebnis zu bieten, sollten Sie technische Plattformen nutzen, die möglichst viele Use Cases in einem einfachen User Interface vereinen. Die Smart Office-Plattform sollten Sie idealerweise als Smartphone-App zur Verfügung stellen. Außerdem sollten Sie Ihren Mitarbeitern die neuen Möglichkeiten, Prozesse und Anwendungen durch Schulungen und Workshops näherbringen. So machen sich Ihre Mitarbeiter mit den neuen Möglichkeiten schneller vertraut. Smart Office-Ansätze, die nicht genutzt werden, kosten letzten Endes nur Geld und bringen Ihr Unternehmen nicht voran.
GMS ist Ihr Experte für Smart Office-Implementierungen
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