Präsenzdetektoren in Konferenzräumen

Wie Sie mit Präsenzdetektoren die Nutzung Ihrer Konferenzräume optimieren

Installation und Wartung von AV-Medientechnik und Videokonferenz-Lösungen besitzen für Unternehmen eine große Relevanz, um die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und Mitarbeitern effizient und produktiv zu gestalten und somit auf einem möglichst hohen Niveau zu etablieren. Dank der vielen Vorteile (z.B. Zeit- und Kostenersparnisse) liefern die unterschiedlichen Lösungen einen Mehrwert und erzeugen trotz der zum Teil hohen Anschaffungspreise einen positiven Return on Invest (ROI).

Mögliche Probleme bei der Raumbuchung

Dennoch sollten Sie in Ihrem Unternehmen genau darauf achten, diese Ressourcen so zu nutzen, dass ein tatsächlicher Mehrwert entstehen kann. Dies betrifft auf der einen Seite die Unternehmenskultur, auf der anderen Seite die technischen Möglichkeiten zur Optimierung der Nutzbarkeit.

Falls in Ihrem Unternehmen Konferenzräume für die Belegschaft frei wählbar und buchbar sind, kann es vorkommen, dass Mitarbeiter aus Unwissen oder Bequemlichkeit Konferenzräume buchen, die unter Umständen die eigentlichen Anforderungen für das Meeting übersteigen.

 

Ein Beispiel zur Kapazität
Zwei Personen auf der gleichen Etage möchten mit einem Kunden eine Videokonferenz abhalten. Daher buchen sie den Konferenzraum mit der entsprechenden Medientechnik in dieser Etage, welcher für beide am nächsten liegt.

Allerdings ist eben dieser Konferenzraum für bis zu 12 Teilnehmer ausgelegt, und nicht nur für zwei Personen. Zeitgleich sucht ein anderer Mitarbeiter auf dieser Etage einen Konferenzraum für zehn Teilnehmer und kann keine verfügbare Räumlichkeit finden. Aus Mangel an Alternativen muss er das Meeting verschieben, was wertvolle Zeit vergeudet und womöglich Kosten verursacht. Hier wurde die Kapazität der Räumlichkeiten nicht ausreichend genutzt.

Ein Beispiel zu Buchungsdauer
In einem beliebigen Konferenzraum wird für einen Projekt-Kickoff ein ganzer Tag für einen Workshop-Termin geblockt. Der Raumbuchende bestätigt, dass der Workshop von 8.00 Uhr morgens bis 16.00 Uhr am Nachmittag dauern wird. Der Raum ist nun nahezu für den ganzen Tag belegt und kann von anderen Mitarbeitern nicht mehr gebucht und genutzt werden.

Leider kommt es hin und wieder vor, dass ein Termin ausfällt und deshalb verschoben werden muss. Die Person, welche den Raum ursprünglich gebucht hat, ist möglicherweise erkrankt, im Urlaub oder hat aus einem anderen Grund vergessen, die Buchung des Raumes zu stornieren. Die Folge: Ein ganzer Raum kann für den kompletten Tag nicht genutzt werden.

Lösungsansätze für Ihr Unternehmen
Durch das Installieren von Präsenzdetektoren können Sie in Ihrem Unternehmen die Auslastung und Nutzung Ihrer Konferenzräume besser analysieren und zeitgleich damit beginnen, korrigierende Maßnahmen einzuleiten. Die Sensoren erfassen Bewegungen im Raum und können so ermitteln, wie viele Personen sich tatsächlich im Raum aufhalten. Solche Sensoren können entweder mit dem Facility Management System oder mit der Medientechnik-Installation verbunden werden. Hierzu benötigen Sie neben den Sensoren im Konferenzraum ein Signal-Interface, welches die Präsenzinformationen an die angeschlossenen Systeme kommuniziert.

Konzeptionsbeispiel, Produkte austauschbar

Eigens programmierte Buchungstools können nun dafür sorgen, dass die Buchung automatisch storniert wird, falls bis 15 Minuten nach Beginn eines Meetings keine Teilnehmer im Raum eingetroffen sind. So erhalten anderen Mitarbeiter die Möglichkeit, den Raum in dieser Zeit zu nutzen. Den genauen Zeitpunkt hierfür können Sie natürlich frei auswählen und in Zukunft noch optimieren. Falls Digital Signage Displays die Buchungsinformationen anzeigen, werden hier natürlich auch die alten Informationen vom Buchungstool überschrieben.

Die Korrektur des Buchungsverhaltens im Sinne der maximalen Nutzung von Ressourcen kann nicht ganz so einfach stattfinden, ist aber durch Reporting und Auswertung von Daten dennoch möglich. Falls Buchungs- und Präsenzdaten ergeben, dass bestimmte Personen immer wieder die gleichen Räume buchen und diese möglicherweise allein oder mit zu wenigen Mitarbeitern nutzen, kann ihnen die Empfehlung gegeben werden, auf einen Think Tank oder einen kleineren Meetingraum auszuweichen. Dadurch können Besprechungen oder Videokonferenzen mit einer größeren Zahl an Teilnehmern stattfinden, ohne lange nach einem Termin mit freien Konferenzräumen suchen zu müssen. Dieser Vorgang ist natürlich auch automatisierbar.

Keine Probleme mit dem Datenschutz
Bei der Auswahl von Präsenzdetektoren ist darauf zu achten, dass dafür keine Kameras genutzt werden. Geräte, die von vielen Facility Management Firmen bereits zur Lichtsteuerung eingesetzt werden, sind für diesen Zweck optimal nutzbar. Diese Detektoren stellen lediglich fest, ob sich im Raum etwas bewegt und wie viele Personen sich in der Sensoren-Reichweite bewegen. Der Vorteil von solchen Systemen ist, dass keine Daten aufgezeichnet werden können – somit können keine Datenschutz- und Privatsphäre-Probleme entstehen.

 

Über den Autor
Christopher Isak ist seit 2005 bei der GMS Global Media Services GmbH angestellt und beschäftigt sich mit aktuellen Technologien für bessere Kommunikation und Kollaboration in globalen Unternehmen sowie den operativen Vorgängen, um diese ausfallfrei am Laufen zu halten. Folgen Sie ihm auf Twitter oder verbinden Sie sich auf LinkedIn.