Tagungsraum: Ausstattung planen und einrichten

Tagungsraum: Ausstattung planen und einrichten
Bild: Crestron

 

Tagungsräume kann man entweder bei Bedarf mieten oder man kann die eigene Fläche planen um selbst Tagungen und Konferenzen sowie Seminare durchführen zu können. Doch was beinhaltet dies und was für Medientechnik wird hier benötigt, um erfolgreiche Veranstaltungen umzusetzen?

 

Inhalt:

 

Was ist der Nutzen von Tagungsräumen?

Auf der Suche nach einer Location für eine größere Veranstaltung weichen Unternehmen häufig auf Tagungsräume aus. Diese sind in der Regel für bis zu 200 Personen ausgelegt und eignen sich im Business-Kontext optimal für große Events. Wie der Name Tagung schon vermuten lässt, handelt es sich dabei oft um eintägige Veranstaltungen, dennoch sollte der Tagungsraum mit den nötigen technischen Details ausgestattet sein. Bei der Planung eines Tagungsraums sollten Sie sich stets vor Augen halten, welche Art von Veranstaltung Sie für Ihren Tagungsraum im Sinn haben – abhängig davon sollten Sie die Ausstattung Ihres Tagungsraumes gestalten. Ihnen ist noch unklar wie Ihr neuer Tagungsraum eingerichtet werden soll und welche Technik dafür benötigt wird? Kein Problem. Wir bei GMS stehen Ihnen bei Fragen rund um die Ausstattung Ihres Tagungsraumes zur Seite.

 

Tagungsraum einrichten: Rednerpult, Leinwand und Co.

Im Vergleich zu anderen Besprechungsräumen, wie Konferenzräume, Seminarräume oder Kreativräume, werden Tagungsräume für Großveranstaltungen konzipiert. Im Zentrum steht nicht ein großer Besprechungstisch, sondern eine Bühne bzw. ein abgetrennter Bereich für die Referenten. Außerdem verfügen manche Tagungsräume über einen Empfangsbereich, in dem die Teilnehmer begrüßt werden und beispielsweise Namensschilder ausgehändigt werden. Zur Registrierung der Tagungsteilnehmer ist hier in der Regel ein Internetanschluss nötig. 

Tagungsraum: Ausstattung planen und einrichten
Bild: Crestron

 

Für die Teilnehmer sollten Sie in Ihrem Tagungsraum in erster Linie bequeme Stühle zur Verfügung stellen. Am besten eignen sich zu diesem Zweck gepolsterte Stapelstühle – sie sind auch über einen längeren Zeitraum hinweg komfortabel und lassen sich darüber hinaus platzsparend verstauen. Gelegentlich werden den Teilnehmern auch Tische zur Verfügung gestellt, die die Sitzreihen ergänzen. Achten Sie bei der Wahl der Tische für Ihren Tagungsraum darauf, dass diese nicht zu viel Raum einnehmen. Während einer Tagung sind sie vor allem dazu da, um sich bequem Notizen während der Vorträge machen zu können oder Getränke darauf abzustellen. Es handelt sich dabei nicht um einen klassischen Arbeitsplatz wie er in anderen Besprechungsraumtypen notwendig ist. 

 

Ist die Ausstattung von Tagungsräumen kompliziert?

Ja und nein. Essenziell ist dagegen die Ausstattung des Bühnenbereichs. Hier halten sich die Referenten während ihrer Vorträge auf. Zur Ausstattung jedes Tagungsraumes gehört deshalb unbedingt ein Rednerpult. In der Regel ist dieses mit einem Mikrofon ausgestattet, sodass der Vortragende überall im Raum zu hören ist. Auf eine großflächige Leinwand wird die Präsentation projiziert, so können auch die Tagungsteilnehmer in der letzten Reihe dem Vortrag problemlos folgen. 

Sie stehen vor der Herausforderung einen Tagungsraum einzurichten? Wir bei GMS sind Profis auf diesem Gebiet und helfen Ihnen gerne weiter. Nehmen Sie gleich Kontakt zu uns auf.

 

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Sprechen Sie uns noch heute an, wie auch Sie von einem modernen Tagungsraum profitieren könnten:


Tagungsräume neu erdacht. Hier noch ein kleines Video als Inspiration wie Tagungsräume auch aufgebaut sein könnten.