Desk Sharing und Arbeitsplatzbuchung für bessere Büroauslastung

Mit der Rückkehr ins Büro nach dem Corona-Lockdown wird das Thema der Arbeitsplatzbuchung relevant. Mitarbeiter haben die größere Flexibilität im Homeoffice zu schätzen gelernt. Für Unternehmen stellt sich nun die Frage:

Wie viel Bürofläche, insbesondere feste Arbeitsplätze,
benötigen wir zukünftig noch?

 

Was ist Desk Sharing GMS

Einfach mal auf Verdacht einen Anteil der gemieteten Bürofläche zurückgeben und auf Desk Sharing umzustellen ist natürlich keine Option. Aber welche Möglichkeiten gibt es, um die anstehende Transformation und die Definition der neuen Rolle der Büros bestmöglich zu begleiten. Was ist Desk Sharing überhaupt? Welche Vor- und Nachteile hat ein Hot Desking Konzept?

 

Inhaltsverzeichnis:

 

Was ist Desk Sharing?

Desk Sharing oder auch Hot Desking bzw. Flex Desking genannt bedeutet, dass nicht mehr für jeden Mitarbeiter im Unternehmen ein fester Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt wird. Im heutigen Smart Office wird vielmehr beim Desk Sharing eine gewisse Anzahl an Arbeitsplätzen bereitgestellt, die von den Mitarbeitern flexibel genutzt werden kann. Die Mitarbeiter können dabei den jeweiligen Arbeitsplatz frei auswählen und dürfen sich theoretisch jeden Tag an einen anderen Tisch setzen. Vor einigen Jahren war Desk Sharing vor allem bei Start-ups aus dem Silicon Valley verbreitet. Heute findet Hot Desking auch in Deutschland vermehrt Einzug und ist gerade im Hinblick auf die Rückkehr ins Büro nach der Corona Pandemie sehr aktuell.

Desk Sharing bietet einige relevante Vorteile. Wie immer im Leben gibt es aber auch Nachteile, die vor der Einführung bedacht werden sollten.

 

Vorteile von Desk Sharing

  • Kommunikation & Kreativität: Verbesserter Austausch zwischen den Mitarbeitern durch Wechsel des Arbeitsplatzes führt zu mehr Kommunikation und Interaktion. Zudem wird sich von der flexiblen Arbeitsorganisation mehr Kreativität versprochen.
  • Kosteneinsparungen: Mit der Umstellung von einem herkömmlichen Arbeitsplatzmodell zu einer Desk Sharing Organisation lassen sich relevante Kosteneinsparungen generieren. Es wird weniger Bürofläche benötigt und natürlich auch weniger Ausstattung für das Office. Die genauen Kosteneinsparungen sind sehr vom jeweiligen Unternehmen abhängig, 20 % und mehr bezogen auf die Gebäudekosten sind aber keine Seltenheit.
  • Employer Branding & Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeiter werden von Unternehmen angezogen, die innovativ sind und zukunftsgerichtet denken. Da das Desk Sharing oftmals mit der innovativen Start-up-Kultur in Verbindung gebracht wird, können sich daraus auch positive Effekte für das Image des Unternehmens ergeben.

 

Vorteile von Desk Sharing GMS

 

Nachteile von Desk Sharing

  • Umfassendes Change Management: Wenn Unternehmen von herkömmlichen Arbeitsorganisationen zum Flex Desking wechseln, ist in der Regel ein umfassendes Change-Management erforderlich. Dieser Aspekt darf nicht vernachlässigt werden. Die Mitarbeiter müssen verstehen, weshalb die neue Arbeitswelt von Vorteil ist. Die Aufgabe von Besitzstand ist immer eine große Veränderung.
  • Demotivation der Mitarbeiter: Das Hot Desking kann sich auch nachteilig auf die Motivation der Mitarbeiter auswirken. Das ist zumeist der Fall, wenn zu wenige Arbeitsplätze zur Verfügung stehen und keine organisatorischen Prozesse etabliert wurden, um die Verteilung zu klären. Es möchte wohl kein Mitarbeiter morgens im eigenen Unternehmen ohne Arbeitsplatz dastehen.
  • Aufwändige Organisation: Je nachdem, welches Konzept gewählt wurde, ist die Organisation der neuen Prozesse aufwändig. Hier sollten manuelle Zuordnungen dringend vermieden werden. Softwareplattformen und Buchungs-Apps helfen bei dieser Herausforderung. Aber auch eine Überregulierung der Prozesse ist eher nachteilig.

Früher war Desk Sharing vor allem für Unternehmen mit einem großen Anteil flexibel arbeitender Mitarbeiter von Interesse. Heute hat sich das Homeoffice bzw. Mobile Work in allen Büro-Jobs durchgesetzt. Diese neue Flexibilität möchten die Mitarbeiter.

 

Nachteile von Desk Sharing GMS

 

Tipps für Desk Sharing

Wenn Sie nun Desk Sharing bei sich im Unternehmen einführen wollen, gibt es einige wichtige Tipps. Diese haben wir Ihnen hier zusammen gefasst.

 

1. Change Management nicht unterschätzen

Die Veränderung bei der Einführung einer Hot Desk Organisation kann für einige Mitarbeiter eine sehr große Veränderung bedeuten. Die Umstellung des Arbeitskonzeptes sollte somit unbedingt mit flankierenden Change Management Maßnahmen und spezieller Kommunikation erfolgen. Sofern auch eine Buchungs-App für Desk Sharing zum Einsatz kommt, sollten entsprechende Guides und Manuals zur Verfügung gestellt werden.

 

2. Technische Ausstattung planen

Die technische Ausstattung sollte sich an die Erfordernisse der Mitarbeiter anpassen. Da es unterschiedliche Rollen im Unternehmen gibt, haben diese Mitarbeiter evtl. auch sehr unterschiedliche Anforderungen an einen Arbeitsplatz. Dem Außendienst, der nur mal zwischen zwei Meetings kurz arbeiten möchte, reicht vielleicht ein Schreibtisch ohne separaten Bildschirm. Strom und gutes WLAN reichen aus. Andere Kollegen, die zum Beispiel an großen Dateien arbeiten oder Designs erstellen, benötigen zwangsweise zwei separate Bildschirme. Diese unterschiedliche Ausstattung kann dann über eine Buchungssoftware und entsprechende „Tags“ transparent gemacht werden, z.B. Collaboration-Desk, Focus-Desk etc. Alle Mitarbeiter sollten aber zwangsläufig mit einer guten VOIP-Telefonie auf dem Laptop und einem ordentlichen Headset ausgestattet werden.

 

3. Raum für private Gegenstände einrichten

Im Desk Sharing ist eine Clean-Desk-Policy ein Muss. Wenn das Foto der Familie nicht mehr auf dem Schreibtisch steht und keine Süßigkeiten mehr in der Schublade liegen, fehlt einigen Mitarbeitern der Platz für private Gegenstände. Hier bieten sich Locker an, die idealerweise bequem mit dem Smartphone geöffnet werden können. Es ist auch nicht unbedingt erforderlich einen Locker pro Mitarbeiter zu haben. Einige Mitarbeiter benötigen privaten Platz, andere wiederum nicht. Vor der Anschaffung der Locker sollten Sie sich über einen guten Platz zur Aufstellung Gedanken machen. Viele Locker verteilt über die ganze Bürofläche aufzustellen ist nicht ratsam. Besser ist eine zentrale Stelle im Eingangsbereich, um die Locker zu platzieren. Lesen Sie dazu unseren Artikel über die smarten Locker des Herstellers Vecos.

 

4. Organisation nicht überregulieren

Auch wenn Sie eine tolle Buchungslösung mit Mitarbeiter-App einführen, Sie sollten die Prozesse nicht überregulieren. Schon zu Beginn festzulegen, wer was wann und wie oft buchen darf ist nicht hilfreich. Setzen Sie besser auf die Selbstorganisation Ihrer Mitarbeiter. Wenn es zu Reibungen kommt, können Sie immer noch regulierend eingreifen. Lediglich sogenannte Block-Buchungen sollten Sie nicht fördern. Eine „Handtuch-Mentalität“ ist im Desk Sharing nicht geeignet.

 

5. DSGVO & IT-Sicherheit beachten

Unbedingt zu beachten sind die Anforderungen an die DSGVO und die IT-Sicherheit. Hier gibt es eine Vielzahl an Themen zu bedenken. Im Projekt empfiehlt sich ein eigener Projektworkshop nur für diese wichtigen Themen. Hier sind die organisatorischen Themen zu beachten. Kundeninformationen dürfen nicht offen herumliegen. Ausdrucke sollten nur mit PIN Eingabe ausgelöst werden. Aber auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter müssen beachtet werde. Auslastungsanalysen sind wichtig, sollten aber zwingend im Einklang mit der DSGVO und mit dem Einverständnis der Mitarbeiter durchgeführt werden. Wenn eine Buchungssoftware eingeführt wird, ist eine IT-Enterprise Lösung absolut empfohlen, die sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integrieren lässt.

 

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