Hybrid Work, also die Kombination aus Remote-Arbeit und Präsenz im Büro, hat stark an Bedeutung gewonnen. Es ermöglicht Mitarbeitern, flexibler zu arbeiten und ihre Arbeitszeit besser zu organisieren. Doch was genau ist Desk Sharing oder Hot Desking und wie kann es von Nutzen sein? Desk Sharing oder Hot Desking bedeutet, dass Arbeitsplätze flexibel genutzt werden können, anstatt jedem Mitarbeiter einen eigenen festen Schreibtisch zuzuweisen. Dies ermöglicht eine effizientere Nutzung der Büroflächen und fördert die Zusammenarbeit und den Austausch zwischen den Mitarbeitern. Die Integration von moderner Medientechnik erleichtert die Zusammenarbeit und steigert die Effizienz.
Einfach mal auf Verdacht einen Anteil der gemieteten Bürofläche zurückgeben und auf Desk Sharing umzustellen ist natürlich keine Option. Aber welche Möglichkeiten gibt es, um die anstehende Transformation und die Definition der neuen Rolle der Büros bestmöglich zu begleiten. Was ist Desk Sharing überhaupt? Welche Vor- und Nachteile hat ein Hot Desking Konzept?
Wie viel Bürofläche, insbesondere feste Arbeitsplätze, benötigen wir zukünftig noch?
Nachdem Sie diesen Artikel gelesene haben, können Sie sowohl besser verstehen, was Desk Sharing und Hot Desking bedeutet, als auch die Vorteile und Nachteile besser abwägen.
Inhaltsverzeichnis:
- Was ist Desk Sharing?
- Vorteile von Desk Sharing
- Nachteile von Desk Sharing
- Tipps für Desk Sharing
- Einsparungen durch Desk Sharing
- Aktuelles zum Thema Hybrid Work und Desk Sharing
Was ist Desk Sharing?
Desk Sharing oder auch Hot Desking bzw. Flex Desking genannt bedeutet, dass nicht mehr für jeden Mitarbeiter im Unternehmen ein fester Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt wird. Im heutigen Smart Office wird vielmehr beim Desk Sharing eine gewisse Anzahl an Arbeitsplätzen bereitgestellt, die von den Mitarbeitern flexibel genutzt werden kann. Hier wird eine ideale Quote aus Mitarbeiter und verfügbaren Arbeitsplätzen ermittelt (Head to Desk ratio). Die Quote bestimmt die Anzahl der Arbeitsplätze, die für das Desk Sharing bereit gestellt werden müssen. Die Mitarbeiter können dabei den jeweiligen Arbeitsplatz frei auswählen und dürfen sich theoretisch jeden Tag an einen anderen Tisch setzen. Desk Sharing ist nicht unbedingt neu. Vor einigen Jahren war Desk Sharing vor allem bei Start-ups aus dem Silicon Valley verbreitet.
Außerdem wurde es oftmals in Bürometropolen mit besonders hohen Büromieten etabliert, um die Kosten für die Büroflächen zu senken. Diese Desk Sharing Umsetzungen erfolgten zumeist ohne Technologie, wie zum Beispiel ein Buchungstool oder eine Workspace App. Eine weiteres Anwendungsszenario, das bereits etabliert ist, ist im Bereich Coworking. Heute findet Hot Desking auch in Deutschland vermehrt Einzug und ist gerade im Hinblick auf die Rückkehr ins Büro nach der Corona Pandemie sehr aktuell.
Desk Sharing bietet einige relevante Vorteile. Aber auch mögliche Nachteile sollten vor der Entscheidung bedacht werden.
Vorteile von Desk Sharing
- Kommunikation & Kreativität: Verbesserter Austausch zwischen den Mitarbeitern durch Wechsel des Arbeitsplatzes führt zu mehr Kommunikation und Interaktion. Zudem wird sich von der flexiblen Arbeitsorganisation mehr Kreativität versprochen. Mitarbeiter stellen sich auf neue Umgebungen ein und pflegen die Kommunikation nicht nur mit den bereits bekannten Kolleginnen und Kollegen, sondern einer Vielzahl anderer Mitarbeiter. Kollegen können sich deutlich flexibler zu Projektteams gruppieren und temporär an gemeinsamen Themen arbeiten.
- Kosteneinsparungen: Mit der Umstellung von einem herkömmlichen Arbeitsplatzmodell zu einer Desk Sharing Organisation lassen sich relevante Kosteneinsparungen generieren. Es wird weniger Bürofläche benötigt und natürlich auch weniger Ausstattung für das Office. Die genauen Kosteneinsparungen sind sehr vom jeweiligen Unternehmen abhängig, 20 % und mehr bezogen auf die Gebäudekosten sind aber keine Seltenheit. Weitere Details, wie die Kosteneinsparungen durch Desk Sharing am besten realisiert werden können, haben wir weiter unten in diesem Blog nochmals zusammengefasst.
- Employer Branding & Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeiter werden von Unternehmen angezogen, die innovativ sind und zukunftsgerichtet denken. Da das Desk Sharing oftmals mit der innovativen Start-up-Kultur in Verbindung gebracht wird, können sich daraus auch positive Effekte für das Image des Unternehmens ergeben. Eine große Herausforderung ist es, Mitarbeiter nach der Corona Pandemie überhaupt wieder zurück ins Büro zu holen. Hier hilft Desk Sharing als ein Baustein diverser Maßnahmen, um die Attraktivität des Büros zu steigern. Die heutigen Büros konkurrieren mit den sehr persönlichen Home Offices der Mitarbeiter. Daher ist es wichtig, ein besonderes Augenmerk auf das Wohlbefinden und das positive Erlebnis im Büro zu legen.
Nachteile von Desk Sharing
- Umfassendes Change Management: Wenn Unternehmen von herkömmlichen Arbeitsorganisationen zum Flex Desking wechseln, ist in der Regel ein umfassendes Change-Management erforderlich. Dieser Aspekt darf nicht vernachlässigt werden. Die Mitarbeiter müssen verstehen, weshalb die neue Arbeitswelt von Vorteil ist. Die Aufgabe von Besitzstand ist immer eine große Veränderung.
- Demotivation der Mitarbeiter: Das Hot Desking kann sich auch nachteilig auf die Motivation der Mitarbeiter auswirken. Das ist zumeist der Fall, wenn zu wenige Arbeitsplätze zur Verfügung stehen und keine organisatorischen Prozesse etabliert wurden, um die Verteilung zu klären. Es möchte wohl kein Mitarbeiter morgens im eigenen Unternehmen ohne Arbeitsplatz dastehen.
- Aufwändige Organisation: Je nachdem, welches Konzept gewählt wurde, ist die Organisation der neuen Prozesse aufwendig. Hier sollten manuelle Zuordnungen dringend vermieden werden. Softwareplattformen und Buchungs-Apps helfen bei dieser Herausforderung. Aber auch eine Überregulierung der Prozesse ist eher nachteilig.
Früher war Desk Sharing vor allem für Unternehmen mit einem großen Anteil flexibel arbeitender Mitarbeiter von Interesse. Heute hat sich das Homeoffice bzw. Mobile Work in allen Büro-Jobs durchgesetzt. Diese neue Flexibilität möchten die Mitarbeiter.
Tipps für Desk Sharing
Wenn Sie Desk Sharing bei sich im Unternehmen einführen wollen, gibt es einige wichtige Tipps. Diese haben wir Ihnen hier zusammengefasst.
1. Change Management nicht unterschätzen
Die Veränderung bei der Einführung einer Hot Desk Organisation kann für einige Mitarbeiter eine sehr große Veränderung bedeuten. Die Umstellung des Arbeitskonzeptes sollte somit unbedingt mit flankierenden Change Management-Maßnahmen und spezieller Kommunikation erfolgen. Sofern auch eine Buchungs-App für Desk Sharing zum Einsatz kommt, sollten entsprechende Guides und Manuals zur Verfügung gestellt werden. Binden Sie die Kollegen sehr früh in die Überlegungen mit ein und handeln Sie bei Bedenken oder Widerständen mit dem richtigen Augenmaß. Nehmen Sie auch das veränderte Arbeitsmodell als Ganzes in den Fokus. Es geht nicht nur um die Einführung eines Buchungstools für die Arbeitsplätze und Konferenzräume. Hybride Zusammenarbeit erfordert neue Fähigkeiten und Fertigkeiten.
2. Technische Ausstattung planen
Die technische Ausstattung sollte sich an die Erfordernisse der Mitarbeiter anpassen. Da es unterschiedliche Rollen im Unternehmen gibt, haben diese Mitarbeiter eventuell auch sehr unterschiedliche Anforderungen an einen Arbeitsplatz. Dem Außendienst, der nur mal zwischen zwei Meetings kurz arbeiten möchte, reicht vielleicht ein Schreibtisch ohne separaten Bildschirm. Strom und gutes WLAN reichen aus. Andere Kollegen, die zum Beispiel an großen Dateien arbeiten oder Designs erstellen, benötigen zwangsweise zwei separate Bildschirme. Diese unterschiedliche Ausstattung kann dann über eine Buchungssoftware und entsprechende „Tags“ transparent gemacht werden, zum Beispiel Collaboration-Desk, Focus-Desk etc. Alle Mitarbeiter sollten aber zwangsläufig mit einer guten VOIP-Telefonie auf dem Laptop und einem ordentlichen Headset ausgestattet werden.
3. Raum für private Gegenstände einrichten
Im Desk Sharing ist eine Clean-Desk-Policy ein Muss. Wenn das Foto der Familie nicht mehr auf dem Schreibtisch steht und keine Süßigkeiten mehr in der Schublade liegen, fehlt einigen Mitarbeitern der Platz für private Gegenstände. Hier bieten sich Locker an, die idealerweise bequem mit dem Smartphone geöffnet werden können. Es ist auch nicht unbedingt erforderlich, einen Locker pro Mitarbeiter zu haben. Einige Mitarbeiter benötigen privaten Platz, andere wiederum nicht. Vor der Anschaffung der Locker sollten Sie sich über einen guten Platz zur Aufstellung Gedanken machen. Viele Locker verteilt über die ganze Bürofläche aufzustellen ist nicht ratsam. Besser ist eine zentrale Stelle im Eingangsbereich, um die Locker zu platzieren. Lesen Sie dazu unseren Artikel über die smarten Locker des Herstellers Vecos.
4. Organisation nicht überregulieren
Auch wenn Sie eine tolle Buchungslösung mit Mitarbeiter-App einführen, Sie sollten die Prozesse nicht überregulieren. Schon zu Beginn festzulegen, wer was wann und wie oft buchen darf ist nicht hilfreich. Setzen Sie besser auf die Selbstorganisation Ihrer Mitarbeiter. Wenn es zu Reibungen kommt, können Sie immer noch regulierend eingreifen. Lediglich sogenannte Block-Buchungen über mehrere Tage und Wochen sollten Sie nicht fördern. Eine „Handtuch-Mentalität“ ist im Desk Sharing nicht geeignet.
5. DSGVO & IT-Sicherheit beachten
Unbedingt zu beachten sind die Anforderungen an die DSGVO und die IT-Sicherheit. Hier gibt es eine Vielzahl an Themen zu bedenken. Im Projekt empfiehlt sich ein eigener Projektworkshop nur für diese Thematik. Dabei geht es oftmals um Organisatorisches: Kundeninformationen dürfen nicht offen herumliegen. Ausdrucke sollten nur mit PIN-Eingabe ausgelöst werden. Aber auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter müssen beachtet werden. Auslastungsanalysen sind wichtig, sollten aber zwingend im Einklang mit der DSGVO und mit dem Einverständnis der Mitarbeiter durchgeführt werden. Wenn eine Buchungssoftware eingeführt wird, ist eine IT-Enterprise-Lösung absolut empfohlen, die sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integrieren lässt.
Einsparungen durch Desk Sharing
Zu den Einsparungen durch Desk Sharing werden wir oftmals in der Praxis befragt. Daher wollen wir das Thema hier nochmals detaillierter aufgreifen. Wie bereits oben in den Vorteilen erwähnt, lassen sich nach unserer Erfahrung problemlos 20 % der Gebäudekosten mit der Einführung des Desk Sharing einsparen. Damit aber eine ideale Relation aus Kosteneinsparung sowie Wohlbefinden und verfügbaren Arbeitsplätzen für die Mitarbeiter realisiert wird, empfehlen wir ein Vorgehen in mehreren Phasen.
Phase 1
In der ersten Phase des Desk Sharing Projektes sollten zunächst echte Daten erhoben werden. Das Nutzungsverhalten in Unternehmen und auch Abteilungen und Teams ist sehr unterschiedlich. Dazu gibt es oft ein Bauchgefühl. Dieses Bauchgefühl sollte aber einem Realitätscheck unterzogen werden. Die Messung kann mittels IoT-Sensoren erfolgen und sollte über einen Zeitraum von 6 Monaten laufen. Wir möchten unbedingt empfehlen, alle Mitarbeiter bereits vor der ersten Phase in die Pläne einzuweihen.
Phase 2
In der zweiten Phase wird dann anhand der erhobenen Daten auf Desk Sharing umgestellt. Für diese Umstellung sollte zwingend ein Buchungstool in Verbindung mit einer Workspace App genutzt werden. So lassen sich die einzelnen Desk Sharing Bereiche perfekt auf die Bedürfnisse anpassen. Zum Beispiel können Nutzer mit unterschiedlichen Rechten gemäß der Buchungspräferenzen ausgestattet werden. In dieser Phase sollten Abteilungen mit sehr hoher dauerhafter Büro-Präsenz nicht unbedingt einbezogen werden. Diese Empfehlung lässt sich am besten aus den Daten der Phase 1 ableiten. Wenn sich zum Beispiel zeigt, dass die 10 Personen aus dem Vertrieb sehr unregelmäßig im Büro sind und dann auch oft in Besprechungsräumen, sollten diese natürlich in die Startergruppe gehören. Die Personen aus der Buchhaltung sind dagegen immer vor Ort, außer bei Urlaub, Krankheit oder Fortbildung. Diese Nutzer sollten dann nicht sofort ins Desk Sharing Konzept eingebunden werden.
Phase 3
In der dritten Phase liegen dann nach einigen Monaten weitere Daten vor. Sofern die Einführung gut gelaufen ist, werden die Personen in der Pilotgruppe mit der neuen Arbeitsweise zufrieden sein. Jetzt können auch skeptischere Nutzergruppen am Desk Sharing teilnehmen. Allerdings würden wir auch hier empfehlen, mit dem nötigen Fingerspitzengefühl zu agieren. Haben Sie Nutzergruppen, die sich stark gegen das neue Arbeitskonzept opponieren, sollten Sie diese Wünsche respektieren.
Aktuelles zum Thema Hybrid Work und Desk Sharing
Tracey Follows, die Geschäftsführerin von Futuremade, schreibt auf Forbes über das Thema Hybrid Work und beschreibt sowohl positive als auch negative Aspekte von New Work Methoden. Das Urteil darüber, ob hybride Arbeit unsere menschliche Verbindung und Innovation beeinträchtigt, ist differenziert. Während hybride Arbeitsmodelle Flexibilität bieten und den Vorlieben der Mitarbeiter entgegenkommen, bringen sie auch Herausforderungen mit sich. Schauen wir uns das genauer an:
Menschliche Verbindung
- Vorteile: Hybride Arbeit ermöglicht es den Mitarbeitern, einen Ausgleich zwischen Büro- und Remote-Arbeit zu finden und verbessert möglicherweise die Work-Life-Balance.
- Nachteile: Die räumliche Distanz kann spontane Interaktionen, informelle Gespräche und den Zusammenhalt im Team behindern. Vertrauensbildung und Kameradschaft werden schwieriger, wenn Kollegen nicht am selben Ort sind.
Innovation
- Vorteile: Remote-Arbeit kann individuelle Konzentration und Kreativität fördern. Manche Menschen gedeihen in ruhigen Umgebungen.
- Nachteile: Kollaborative Innovation findet oft bei persönlichen Interaktionen statt. Zufällige Momente, Brainstorming-Sitzungen und Flurgespräche sind virtuell schwerer zu replizieren.
Führung und Unternehmenskultur
- Vorteile: Hybride Arbeit ermutigt Führungskräfte, ihre Managementpraktiken zu überdenken und sich an neue Führungsweisen anzupassen.
- Nachteile: Eine kohärente Unternehmenskultur über Remote- und Präsenzteams hinweg zu bewahren erfordert bewusste Anstrengungen. Führungskräfte müssen sicherstellen, dass sich jeder einbezogen fühlt und mit der Unternehmensmission verbunden ist.
Produktivität und Verantwortlichkeit
- Vorteile: Hybride Arbeit kann zu einer erhöhten Produktivität führen, da weniger Ablenkungen vorhanden sind.
- Nachteile: Die Verantwortlichkeit kann leiden, wenn es kein klares Rahmenwerk zur Messung der Leistung in einem hybriden Modell gibt.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass hybride Arbeit ein zweischneidiges Schwert ist. Sie bietet Flexibilität, erfordert jedoch bewusste Strategien, um die menschliche Verbindung aufrechtzuerhalten und Innovation zu fördern. Organisationen müssen ein Gleichgewicht finden, das ihrer einzigartigen Situation gerecht wird und sowohl Verbindung als auch Kreativität priorisiert.
Abschließende Gedanken
Generell ist es ratsam, im Rahmen der Desk Sharing Einführung auch die gesamte Büro- und Arbeitswelt einer Prüfung zu unterziehen und zu investieren. Geben Sie den Teams ein positives Erlebnis mit. Hier helfen neues Mobiliar, Pflanzen, optimierte Beleuchtung oder eine tolle neue Kaffeemaschine, um die Atmosphäre und das Wohlbefinden zu steigern. Mit den realisierten Einsparungen können Sie diese Anschaffungen problemlos finanzieren und haben immer noch einen positiven Return.
Wie können wir Sie bei Ihrem Flex Desk unterstützen? Schreiben Sie es uns!
Anmerkung der Redaktion: Dieser Artikel wurde ursprünglich im Jahr 2021 veröffentlicht, aber 2022 mit den neuesten Informationen zum Thema aktualisiert.